Chữ ký số Token là gì? Vì sao hàng loạt doanh nghiệp chuyển sang sử dụng?

Trang chủSản phẩmChữ ký số Token là gì? Vì sao hàng loạt doanh nghiệp chuyển sang sử dụng?

Chữ ký số Tokencách gọi đúng là chữ ký số sử dụng USB token. Trong đó, token là một thiết bị áp dụng cho loại chữ ký số này. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số USB Token và các thông tin liên quan, mời bạn tìm hiểu thông tin chi tiết qua bài viết sau đây.

1. Chữ ký số Token là gì?

Chữ ký số Token (chữ ký số sử dụng USB Token) là một trong những loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay. Chữ ký số Token có giá trị thay thế cho chữ ký trên giấy của cá nhân và con dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Nó được tạo ra bằng phần mềm ký số (cài đặt trên máy tính/điện thoại), được bảo mật bởi các thuật toán và chịu sự ràng buộc từ các quy định của pháp luật. Nhờ đó chữ ký số Token có thể xác minh danh tính của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu trong quá trình giao dịch.

USB Token là một thiết bị phần cứng cấu thành hệ thống chữ ký số Token. Nó chứa các dữ liệu mã hóa gọi là Khoá riêng tư (Private Key) và thông tin của một doanh nghiệp gọi là Khoá công khai (Public Key). USB Token được bảo mật bằng mã PIN và chỉ người sở hữu chữ ký mới biết được mã PIN này.

USB chữ ký số Token
Chữ ký số USB Token sử dụng USB Token hỗ trợ cho việc ký số.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số Token, ở nội dung tiếp theo oneSME sẽ giải thích chi tiết hơn cách hoạt động của loại chữ ký này.

2. Cách chữ ký số Token hoạt động

Trước khi đi vào cách hoạt động của chữ ký số Token, bạn cần hiểu rõ một số thuật ngữ như sau:

Thuật ngữ Giải nghĩa
Khóa riêng tư (Private Key) Khóa do người sở hữu chữ ký số giữ, không chia sẻ cho người khác. Khóa này cho phép thực hiện mã hóa chữ ký số.
Khóa công khai (Plublic Key) Khóa người sở hữu chữ ký số chia sẻ cho người nhận tài liệu ký số. Khóa công khai giúp giải mã thông điệp đã được mã hóa bởi Khóa riêng tư.
Bản tóm tắt Đoạn mã đại diện cho tài liệu sau khi được mã hóa bởi thuật toán trong phần mềm ký số.

Sau đây, bạn có thể tham khảo mô hình dưới để hiểu thêm về cách chữ ký số Token được tạo ra vào vận hành trong giao dịch điện tử:

Cách thức hoạt động của chữ ký số Token

Cụ thể cách thức hoạt động của chữ ký số Token như sau:

  1. Người ký thông qua soạn thảo để tạo ra tài liệu cần ký số.
  2. Người ký đưa tài liệu vào phần mềm ký số. Các thuật toán trong phần mềm xử lý tài liệu và biến nó thành một Bản tóm tắt. Về cơ bản, Bản tóm tắt chính là tài liệu được thể hiện bằng các ký hiệu đặc biệt, cho phép phần mềm có thể đọc và đối chiếu.
  3. Người ký cắm USB Token vào máy tính. Khi này Khóa công khai lưu trữ trong USB Token sẽ thực hiện mã hóa Bản tóm tắt thành Chữ ký số.
  4. Người ký gửi cả Tài liệu gốc và Chữ ký số qua cho Người nhận.
  5. Người nhận sử dụng phần mềm ký số của họ để “đọc” Tài liệu nhận được và Chữ ký số. Một mặt các thuật toán trong phần mềm sẽ xử lý Tài liệu nhận được thành một Bản tóm tắt số 1. Mặt khác bằng Khóa công khai (mà người gửi chia sẻ), phần mềm sẽ giải mã Chữ ký số nhận được ra thành Bản tóm tắt số 2.
  6. Phần mềm sẽ đối chiếu Bản tóm tắt số 1 và số 2 với nhau, nếu 2 bản này trùng khớp chứng tỏ danh tính của Người ký đã được xác thực và Tài liệu mà Người ký gửi sang được đảm bảo toàn vẹn giống như Tài liệu tại thời điểm ký.

3. Vì sao nhiều doanh nghiệp, cá nhân sử dụng chữ ký số USB Token thay vì ký truyền thống?

Có nhiều lý do để chữ ký số USB Token ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay: 

Do một số giao dịch điện tử bắt buộc sử dụng chữ ký số theo pháp luật

Hiện nay, theo quy định của pháp luật, trong một số giao dịch điện tử cụ thể như sau sẽ bắt buộc doanh nghiệp, cá nhân sử dụng chữ ký số:

  • Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế: Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 quy định “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.”
  • Sử dụng hóa đơn điện tử: Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử cần có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
  • Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến: Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH quy định “1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.”

>>Tham khảo thêm bài viết Chữ ký số có bắt buộc không? để nắm rõ các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số hiện nay.

Có thể thấy một số giao dịch trực tuyến dịch vụ công như kê khai thuế, BHXH hay các hoạt động kinh doanh như xuất hóa đơn điện tử đều cần đến sự có mặt của chữ ký số. Vì vậy việc làm quen và áp dụng sớm giải pháp này là điều doanh nghiệp và cá nhân nên thực hiện hiện để không vi phạm các quy định của pháp luật.

Đẩy nhanh tốc độ kinh doanh

Sử dụng USB Token trong kinh doanh có thể đẩy nhanh quá trình xác thực, giúp người dùng thực hiện các giao dịch nhanh chóng và hiệu quả hơn. Với hình thức ký giấy truyền thống, doanh nghiệp cần mất nhiều thời gian để ký kết, vận chuyển và đối chiếu xác thực tài liệu. Hiện nay, nhờ sử dụng chữ ký số Token, các quá trình trên có thể chỉ mất vài phút và hoàn toàn được phần mềm hỗ trợ. 

Lợi ích sử dụng chữ ký số Token
Ký số nhanh chóng tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể.

Bảo mật thông tin hiệu quả hơn

Một USB Token được tạo ra với series gồm 8 – 10 chữ số và dãy số này không có sự trùng lặp với bất cứ dãy số nào trong hệ thống lưu trữ USB Token. Với mỗi lần ký số sẽ xuất hiện một dãy số ngẫu nhiên 6 chữ số, dãy số này sẽ tự động thay đổi sau 30 – 60 giây và có hiệu lực 1 giao dịch duy nhất. 

Thêm vào đó, dãy 6 số của USB Token được tạo bởi thuật toán vô cùng phức tạp chưa xuất hiện tình trạng bẻ khóa để tạo mã số giả. Vì vậy, tính an toàn và bảo mật của chữ ký số USB Token luôn được đánh giá cao.

Ngoài ra, chữ ký số USB Token sử dụng hàm băm đặc biệt vì vậy chỉ người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số, điều này giúp các doanh nghiệp không bị tác động bởi bên thứ 3, tăng tính bảo mật thông tin hơn. 

Cải thiện độ chính xác của tài liệu

Cả hai bên phải có chứng thư số đã đăng ký từ tổ chức cung cấp dịch vụ để kết nối với nhau. Thông qua mã hóa công khai của USB Token giúp cải thiện độ chính xác và tính xác thực của tài liệu. 

Ngoài ra, quá trình sử dụng, người dùng có thể kích hoạt các trường bắt buộc khi tạo lập hoặc ký kết hợp đồng, giúp tăng tỷ lệ hoàn thành hồ sơ lên 100% và tăng độ chi tiết, chính xác của tài liệu. Doanh nghiệp/cá nhân cũng không cần yêu cầu đối tác gửi lại hồ sơ khi các thông tin không đầy đủ. 

Tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình giao dịch

Với hợp đồng giấy truyền thống, người dùng sẽ mất thời gian và chi phí cho việc in ấn tài liệu, gửi chuyển phát và lưu trữ. Thêm vào đó, hợp đồng giấy dễ gặp tình trạng xáo trộn đặc biệt khi có sự tham gia của nhiều bên khác nhau dẫn tới mất thời gian trong việc quản lý. 

Chữ ký số sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc in ấn, chuyển phát và lưu trữ. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng theo dõi thông tin về tiến trình ký số của đối tác. Theo nhiều đánh giá từ khách hàng sử dụng dịch vụ trên thị trường, chữ ký số giúp họ tiết kiệm được tới 90% thời gian và chi phí so với hợp đồng truyền thống. 

Lợi ích sử dụng chữ ký số Token
Tiết kiệm hơn khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số

4. Các giao dịch điện tử có thể áp dụng chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB token có thể áp dụng trong rất nhiều hoạt động, giao dịch điện tử, tiêu biểu có thể kể đến như sau:

Ứng dụng của chữ ký số USB Token cho doanh nghiệp

Người dùng: Chủ doanh nghiệp, nhân viên các bộ phận: nhân sự, kế toán, nhân viên được giao các nhiệm vụ liên quan. 

Các ứng dụng: 

Chữ ký số USB Token sử dụng trong doanh nghiệp có thể ứng dụng cho nhiều giao dịch như: 

  • Đăng ký kinh doanh
  • Hóa đơn điện tử
  • Kê khai, nộp thuế
  • Hải quan
  • Bảo hiểm xã hội
  • Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, 
  • Phiếu thu, Phiếu chi
  • Hợp đồng kinh tế
  • Hợp đồng lao động,…

Ứng dụng chữ ký số USB Token cho cá nhân

Người dùng: Cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số. 

Các ứng dụng: 

Chữ ký số USB Token có thể ứng dụng nhiều trong các giao dịch cá nhân như:

  • Kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân
  • Giao dịch ngân hàng, tín dụng
  • Chứng khoán điện tử
  • Hợp đồng kinh tế
  • Ký văn bản điện tử

5. Chi phí sử dụng chữ ký số USB Token hiện nay

Chi phí sử dụng chữ ký số USB Token trung bình hiện nay trên thị trường khoảng từ 1,8 triệu – 3 triệu đồng/12 tháng. Mức chi phí này cực kỳ xứng đáng với lợi ích mà chữ ký số USB Token mang lại cho doanh nghiệp. 

Chi phí sử dụng chữ ký số Token
Sử dụng chữ ký số USB Token giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Bạn đọc có thể tham khảo bảng giá chữ ký số VNPT-CA do VNPT cung cấp đang được nhiều khách hàng lựa chọn: 

Gói cước CA 12 CA 24 CA 36
Thời gian sử dụng 12 tháng 24 tháng 36 tháng
Giá chữ ký số 1,273,000đ 2,191,000đ 3,112,000đ
Giá USB Token 550,000đ 550,000đ Miễn phí
Tổng giá chữ ký số VNPT-CA 1,823,000đ 2,740,000đ 3,112,000đ

Khi đăng ký sử dụng chữ ký số VNPT-CA, khách hàng sẽ nhận được:

  • Thiết bị USB Token chữ ký số VNPT-CA.
  • Giấy chứng nhận chứng thư số VNPT-CA do VNPT cung cấp.
  • Hóa đơn GTGT VAT tương ứng với gói cước khách hàng đăng ký.
  • Một bản hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thư số giữa 02 bên VNPT và khách hàng.
  • Thông tin tài khoản đăng nhập Token VNPT CA gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu.

6. Có nên lựa chọn chữ ký số Token hay không?

Có thể thấy, chữ ký số USB Token mang đến đa dạng lợi ích cho doanh nghiệp, phù hợp với thực tế thị trường khi ngày càng có nhiều giao dịch điện tử sử dụng loại chữ ký số này. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và các giao dịch khác theo quy định.

Ngoài chữ ký số USB Token thì hiện nay có loại chữ ký số từ xa (tiêu biểu là SmartCA của VNPT) mang lại nhiều sự tiện ích cho doanh nghiệp. Mỗi loại chữ ký số lại phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng. 

Mục so sánh Chữ ký số USB Token Chữ ký số từ xa
Cần thiết bị phần cứng , cần sự kết nối của USB Token với máy tính Không, ký số ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào
Cần Internet để thực hiện ký kết Có thể ký một số văn bản mà không cần kết nối Internet. Cần sử dụng Internet để ký kết
Đáp ứng nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 token Không
Thông tin khoá bí mật Do người dùng nắm giữ Người dùng uỷ quyền cho nhà cung cấp bảo vệ
Tính phổ biến Ra đời trước và phổ biến hơn, được doanh nghiệp sử dụng nhiều Chưa phổ biến bằng, mới có số ít nhà cung cấp nghiên cứu và phát triển. Tuy nhiên, chữ ký số từ xa được dự báo sẽ phát triển nhanh trong tương lai do tốc độ ký nhanh hơn, ký được nhiều hơn, ký mọi lúc mọi nơi. 
Chi phí Phí thuê bao + phí USB Token.  Phí thuê bao (không mất phí USB Token).

Như vậy, nếu xét về tính tiện lợi và nhanh chóng, giải pháp chữ ký số từ xa, tiêu biểu là VNPT Smart CA sẽ là lựa chọn tối ưu hơn hết. Ngược lại, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên chọn giải pháp chữ ký số trực tiếp thông qua USB Token.

7. Câu hỏi thường gặp về chữ ký số Token

Chữ ký số Token có hợp pháp không?

Trả lời: Chữ ký số Token có giá trị pháp lý như chữ ký trên giấy nếu thỏa mãn những điều kiện theo quy định của pháp luật. Bạn có thể tham khảo thêm về giá trị pháp lý của chữ ký số tại đây để nắm rõ trước khi bắt đầu sử dụng.

USB Token sử dụng có khó không?

Trả lời: Dùng USB Token không khó, người dùng chỉ cần kết nối Token vào cổng USB của máy tính và nhập mã PIN được cung cấp để hoàn thành việc ký điện tử.

Thời hạn sử dụng của chữ ký số Token là bao lâu?

Trả lời: Thời hạn sử dụng của chữ ký số Token phụ thuộc vào nhu cầu của người dùng hoặc các gói từ nhà cung cấp dịch vụ, người dùng có thể gia hạn khi USB Token hết thời gian sử dụng. 

Với chữ ký số VNPT thời hạn thông thường là 1 năm, người dùng nên kiểm tra hạn chữ ký số VNPT đều đặn và gia hạn kịp thời để không gián đoán giao dịch.

Cách mua chữ ký số USB Token?

Trả lời: Người dùng nên mua USB Token tại các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để có thể an tâm về chất lượng. Để các giao dịch mua chữ ký số USB Token diễn ra nhanh chóng, an toàn, khách hàng có thể lựa chọn oneSME là nền tảng chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa do VNPT nghiên cứu phát triển. 

Như vậy có thể thấy, chữ ký số nói chung và chữ ký số USB Token nói riêng đang là xu hướng sử dụng tất yếu của các doanh nghiệp 4.0. Chữ ký số USB Token của VNPT mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng như: đảm bảo tính pháp lý, an toàn, bảo mật thông tin, ngăn chặn khả năng giả mạo hiệu quả. 

Bên cạnh chữ ký số Token, tiêu biểu là VNPT – CA đã được áp dụng phổ biến trên thị trường, VNPT cung cấp đến khách hàng chữ ký số từ xa VNPT Smart CA với tính tiện lợi, mức giá hợp lý. Lựa chọn chữ ký số tại oneSME là cách giúp khách hàng tiếp cận dễ dàng, nhanh chóng và được hỗ trợ tận tình bởi đội ngũ VNPT. 

Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác về chữ ký số, quý khách hãy liên hệ trực theo một trong những cách thức dưới đây: 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Nâng tầm thương hiệu: Tạo dựng niềm tin trong thời kỳ 4.0 với SMS Brandname

SMS Brandname (dịch vụ tin nhắn thương hiệu) của...

Đến thăm Bệnh viện số hoá tại Hà Nội

Bệnh nhân không phải xếp hàng chờ đợi lấy...