Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thông điệp dữ liệu (hợp đồng, hóa đơn, tờ khai…) được ký bằng chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý và đã được pháp luật thừa nhận nếu chữ ký số đó thỏa mãn một số tiêu chí nhất định.
Trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu chi tiết về tính pháp lý của chữ ký số, cũng như các tiêu chí cần thỏa mãn để chữ ký được pháp luật công nhận tại Việt Nam.
1. Các văn bản pháp luật quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số
Như đã đề cập ở trên, chữ ký số có giá trị pháp lý và điều này được thể hiện ở một số văn bản pháp luật sau đây:
Điều 24 Luật Giao dịch Điện tử 2005:
“Điều 24. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
3. Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức.”
Giải nghĩa:
Chữ ký số là một trong những hình thức chữ ký điện tử. Theo đó, quy định trên chỉ ra rằng văn bản được ký bằng chữ ký điện tử (cũng tức là chữ ký số) sẽ “được xem là đáp ứng” (có giá trị trước pháp luật) nếu chữ ký đó thỏa mãn 2 điều kiện a) và b).
Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
“Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”
Giải nghĩa:
Quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về cơ bản cũng khá tương đồng với nội dung đã đề cập tại Luật Giao dịch Điện tử 2005, tuy nhiên ở đây quy định cụ thể hơn cho chữ ký số. Theo đó, thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng (có giá trị pháp lý) nếu thông điệp đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
Như vậy, theo quy định của pháp luật thì chữ ký số có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, một chữ ký số hợp pháp là chữ ký đảm bảo các điều kiện về tính an toàn sẽ được diễn giải ở phần tiếp theo.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Chữ ký số có bắt buộc không?
2. Điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý
Cá nhân/doanh nghiệp sử dụng chữ ký số cần đảm bảo các điều kiện theo quy định pháp luật để đảm bảo chữ ký số trên văn bản có giá trị pháp lý. Các quy định về chữ ký số phụ thuộc theo loại chữ ký (sử dụng trong nước và sử dụng nước ngoài).
2.1. Điều kiện đối với chữ ký số sử dụng trong nước
Để chữ ký số trong nước có giá trị pháp lý là chữ ký đó cần được đảm bảo về sự an toàn, không thể giả mạo (Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP). Cụ thể để đảm bảo về sự an toàn, chữ ký số cần thỏa mãn các điều kiện sau (Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP):
“Điều 9. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.”
Giải nghĩa:
Điều kiện 1: “Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.”
- Chứng thư số: được hiểu là một chứng thư điện tử do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho bạn; chứng thư này có giá trị giống như một tấm căn cước, định danh người sử dụng cho một tài khoản chữ ký số. Để chữ ký số có hiệu lực thì tại thời điểm ký, chứng thư số này cần còn hiệu lực. Vì vậy doanh nghiệp cần lưu ý đến việc gia hạn dịch vụ chứng thực chữ ký số để đảm bảo chứng thư luôn có hiệu lực.
- Khóa công khai: Khóa công khai là một loại khóa cũng do đơn vị chứng thực chữ ký số cung cấp cho bạn. Khóa này cần được gửi cho người nhận văn bản để họ có thể kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản. Để chữ ký số có hiệu lực thì tại thời điểm ký, người nhận văn bản cần kiểm tra được chữ ký số thông qua khóa công khai này.
Điều kiện 2: Chữ ký số có giá trị pháp lý là sản phẩm được một trong các tổ chức sau đây cung cấp:
- Tổ chức trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, cung cấp về dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp về dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (hiện nay là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin).
- Tổ chức cung cấp về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, đáp ứng các điều kiện kinh doanh theo quy định pháp luật.
- Tổ chức cung cấp về dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng và được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện cho loại chữ ký số này.
Điều kiện 3: “Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.”
Khóa bí mật cũng là một loại khóa cũng do đơn vị chứng thực chữ ký số cung cấp cho bạn, tuy nhiên loại khóa này chỉ có bạn (đơn vị sở hữu chữ ký số) được biết và không chia sẻ cho người khác. Khóa bí mật sẽ được đơn vị sở hữu chữ ký số sử dụng trong quá trình tạo chữ ký trên văn bản.
2.2. Điều kiện đối với chữ ký số nước ngoài
Điều kiện sử dụng chữ ký số nước ngoài căn cứ theo Điều 43, chương V, Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể, chữ ký số và chứng thư số nước ngoài có giá trị pháp lý cũng như hiệu lực tại Việt Nam khi thỏa mãn các điều kiện:
- Chứng thư số nước ngoài còn hiệu lực sử dụng.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế. Ngoại trừ trường hợp loại chữ ký số này sử dụng cho máy chủ và phần mềm không cần giấy phép.
3. Cách nhận biết chữ ký số có hay không có giá trị pháp lý
Khi quyết định sử dụng chữ ký số cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ chấp nhận các văn bản ký số từ đối tác. Để đảm bảo an toàn trong giao dịch điện tử, khi nhận chữ ký số từ người khác, bạn cần lưu ý đến việc kiểm tra thông tin của chữ ký số:
Theo Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP:
“1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:
a) Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
b) Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;
c) Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.
2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:
a) Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định này trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
b) Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
c) Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.
3. Người nhận phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau:
a) Không tuân thủ các quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này;
b) Đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký.“
Giải nghĩa:
Như vậy người nhận chữ ký số có trách nhiệm kiểm tra các thông tin a) và b) ngay tại thời điểm nhận. Để kiểm tra các thông tin này, bạn cần sử dụng hệ thống kiểm tra do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Tuy nhiên, trong trường hợp chữ ký số được nhận là từ đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thì bạn cần thực hiện hoạt động kiểm tra này trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Riêng đối với trường hợp nhận chữ ký số được tạo bởi chứng thư số nước ngoài thì bạn cần kiểm tra thêm hiệu lực của chứng thư số.
Đồng thời với việc kiểm tra thông tin, quy trình kiểm tra phải được thực hiện theo mục 2 của Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP. Chỉ khi thỏa mãn cả mục 1 và 2 ở điều luật này thì văn bản chứa chữ ký số mà bạn nhận được mới được coi là có hiệu lực.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp mới nhất năm 2023 cần nắm rõ trước khi sử dụng
4. Một số lưu ý về pháp lý cần biết khác trước khi sử dụng chữ ký số
Ngoài việc tìm hiểu chữ ký số có giá trị pháp lý không, trước khi sử dụng loại chữ ký này, người dùng cần chú ý một số thông tin sau:
- Theo quy định pháp luật, chữ ký số không áp dụng đối với việc cấp: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, quyết định ly hôn, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các tài sản khác, văn bản về thừa kế, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
- Chỉ sử dụng chữ ký số của đơn vị được cấp phép.
- Những người tham gia giao dịch chữ ký số cần đảm bảo tính tự nguyện và có đầy đủ năng lực pháp lý khi tham gia.
- Các giao dịch thực hiện bằng chữ ký số cần tuân thủ theo quy định pháp luật.
Hiện nay, VNPT cung cấp giải pháp chữ ký số VNPT CA được Bộ Thông tin – Truyền thông cấp phép theo đúng quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo giá trị pháp lý của chữ ký số VNPT CA trong giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, VNPT cũng cung cấp thêm giải pháp chữ ký số từ xa VNPT Smart CA không cần dùng USB Token. VNPT luôn không ngừng đổi mới và mang đến dịch vụ chữ ký số đảm bảo tính pháp lý, an toàn với nhiều ưu điểm nổi bật.
Để biết thêm về dịch vụ chữ ký số VNPT CA và giải đáp các thông tin liên quan, khách hàng vui lòng liên hệ theo một trong những cách dưới đây:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
