Pháp luật Việt Nam đã đưa ra các văn bản chi tiết về quy định sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp. Cụ thể, có nhiều Nghị định và Thông tư đã nêu rõ về nghĩa vụ và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân sử dụng/phát triển/cung cấp ứng dụng chữ ký số.
Dưới đây là những quy định cơ bản kèm nội dung quan trọng cần biết bạn nên nắm rõ trước khi sử dụng chữ ký số:
| Quy định | Nội dung |
| Nghị định 130/2018/NĐ-CP |
|
| Thông tư số: 68/2019/TT-BTC | Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ |
| Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 | Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số. Một số trường hợp bắt buộc cần tuân thủ theo quy định. |
| Thông tư số: 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính |
|
| Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT | Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa |
| Thông tư số 01/2019/TT-BNV | Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư |
OneSME sẽ “bóc tách” các quy định theo nội dung chính, giúp độc giả dễ nắm bắt được hơn về sử dụng chữ ký số và các vấn đề liên quan.
1. Quy định về đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số. Một số trường hợp bắt buộc cần tuân thủ theo quy định.
| Các trường hợp | Căn cứ pháp lý |
| Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. | Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. |
| Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số. | Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. |
| Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. | Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019. |
Hồ sơ đăng ký chữ ký số doanh nghiệp bao gồm:
Bản sao có công chứng các loại giấy tờ sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
- Căn cước công dân/hộ chiếu người đại diện pháp lý
Sau khi cá nhân/doanh nghiệp chuẩn bị đủ các loại giấy tờ trên sẽ nộp tại cơ quan được nhà nước cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT. Mỗi cơ quan cấp phép sẽ có nhiều gói dịch vụ và mức phí tương đương phù hợp với doanh nghiệp.
2. Quy định về tính pháp lý của chữ ký số
Chữ ký số của doanh nghiệp “được xem là đáp ứng” (có giá trị trước pháp luật) nếu thỏa mãn một số những điều kiện nhất định theo quy định dưới đây:
Với chữ ký số sử dụng trong nước: Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về tính đảm bảo an toàn, không thể giả mạo của văn bản được ký bằng chữ ký số sử dụng trong nước:
- Điều kiện 1: Chữ ký số sử dụng trong nước cần được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Song song với đó, khóa công khai ghi trên chứng thư số đó cần phải kiểm tra được.
- Điều kiện 2: Chữ ký số cần được một trong các tổ chức đảm bảo quy định pháp luật cấp.
- Điều kiện 3: Khóa bí mật là khóa dùng để tạo chữ ký số và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Với chữ ký số sử dụng nước ngoài: Điều 43, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số sử dụng nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện:
- Chứng thư số nước ngoài đó phải còn hiệu lực sử dụng.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài cần được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.
>> Tìm hiểu thêm về tính pháp lý của chữ ký số theo quy định mới nhất hiện nay cũng như những lưu ý liên quan đến luật pháp khi sử dụng loại chữ ký này.
3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số
Điều 75, 76, 77 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về quyền, nghĩa vụ của thuê bao (doanh nghiệp) sử dụng các loại dịch vụ chứng thực chữ ký số: dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức; chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam.
Điều 75: Các thông tin dành cho thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, về quyền và nghĩa vụ.
Thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có các quyền: Yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp bằng văn bản các thông tin nội dung hợp đồng chi tiết và yêu cầu tạm dừng, thu hồi chứng thư số đã cấp.
Thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có các nghĩa vụ:
- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác.
- Có thiết bị tự tạo cặp khóa đúng quy chuẩn kỹ thuật (chỉ dành riêng cho trường hợp tự tạo cặp khóa).
- Lưu trữ cũng như sử dụng khóa bí mật đảm bảo an toàn.
- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi khóa bí mật bị lộ, đánh cắp, sử dụng trái phép.
- Cam kết với người nhận thuê bao là người nắm giữ hợp pháp khóa bí mật trên chứng thư số, thông tin trên chứng thư số đúng sự thật.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm.
Điều 76: Các thông tin dành cho thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức, về quyền và nghĩa vụ bao gồm:
- Sử dụng dịch vụ tuân thủ phạm vi được quy định
- Sử dụng và lưu trữ khóa bí mật an toàn
- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép trong 24 giờ.
Điều 77: Các thông tin dành cho thuê bao sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, về quyền và nghĩa vụ bao gồm:
- Quyền và nghĩa vụ tuân thủ theo phạm vi, mục đích trong giấy phép sử dụng.
- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, Bộ Thông tin và Truyền thông khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép trong 24 giờ.
4. Quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số
Điều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp trước khi thực hiện ký số, cụ thể:
Người ký trước khi thực hiện chữ ký số cần kiểm tra trạng thái chứng thư số:
- Kiểm tra trạng thái chữ ký số trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.
- Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Người ký thực hiện ký số nếu cả hai mục trên đều có hiệu lực và không ký số khi một trong hai điều trên không có hiệu lực.
5. Quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận
Điều 79 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi doanh nghiệp nhận thông điệp dữ liệu được ký số bao gồm:
- Kiểm tra các thông tin trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký: trạng thái chứng thư số, giới hạn trách nhiệm, phạm vi sử dụng và thông tin trên chứng thư số của người ký. Khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký và hiệu lực của chứng thư số nước ngoài.
- Thực hiện kiểm tra tuân thủ theo quy trình kiểm tra lần lượt đầy đủ các thông tin.
>> Bên cạnh kiểm tra tính xác thực của chữ ký số do đối tác gửi, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên thực hiện kiểm tra thời hạn chữ ký số đang sử dụng để đảm bảo chứng thư được gia hạn kịp thời.
6. Quy định về hình thức của chữ ký số trên văn bản
Điều 12, 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định về hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, cụ thể:
Với người có thẩm quyền ký ban hành văn bản:
- Vị trí: Ở vị trí ký của người có thẩm quyền.
- Hình ảnh: chữ ký trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
Với cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
- Vị trí: trùm lên 1/3 chữ ký người có thẩm quyền về phái bên trái.
- Hình ảnh: con dấu, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png).
- Thông tin: Tên của cơ quan, tổ chức, thời gian ký.
7. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Các quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp được thể hiện tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số: 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định này.
7.1. Quy định về chữ ký số của người bán và người mua
Người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số là chữ ký của doanh nghiệp, tổ chức. Người bán là cá nhân cần sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc ủy quyền.
Người mua là cơ sở kinh doanh, đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn điện tử cần thực hiện ký số.
Hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua và đầy đủ các nội dung theo quy định Khoản 3, điều 3, Thông tư số: 68/2019/TT-BTC.
7.2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo thời điểm ký số
Xác định theo thời điểm người bán ký số trên hóa đơn dưới dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của cùng Thông tư.
8. Quy định về chứng thư số, chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam
Điều 43 – 51, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chứng thư số, chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam về các vấn đề: Điều kiện sử dụng, đối tượng sử dụng, phạm vi hoạt động và thời hạn cấp giấy phép sử dụng, nghĩa vụ, các vấn đề liên quan đến cấp mới, thay đổi, cấp lại giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam.
Điều 43: Điều kiện sử dụng chứng thư số nước ngoài đó là chứng thư số còn hiệu lực sử dụng và được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.
Điều 44: Đối tượng sử dụng chứng thư số nước ngoài là Tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc Tổ chức, cá nhân Việt Nam có nhu cầu giao dịch điện tử với đối tác nước ngoài mà chứng thư số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong nước chưa được công nhận tại nước đó.
Điều 45: Quy định về Phạm vi hoạt động và thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam theo quy định đối với các đối tượng Điều 44 trong thời gian 05 năm (không quá thời gian hiệu lực của chứng thư số).
Điều 46: Điều kiện cấp giấy phép sử dụng cho từng đối tượng.
Điều 47: Các hồ sơ cần thiết để cấp giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam: Đơn đề nghị theo mẫu, văn bản giải trình, chứng minh đáp ứng đủ điều kiện, bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận, bản cam kết.
Điều 48: Quy định về thẩm tra hồ sơ và cấp giấy phép sử dụng trong thời hạn 30 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Điều 49: Các thay đổi, cấp lại giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm thông tin hồ sơ thay đổi, thông tin cấp lại giấy phép, thời hạn của giấy phép thay đổi và cấp lại.
Điều 50: Nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam cần tuân thủ theo đúng phạm vi được quy định, báo cáo khi gặp sự cố.
Điều 51: Quy định về chứng thư số nước ngoài được chấp thuận trong giao dịch quốc tế. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần chấp nhận loại chữ ký này trong giao dịch quốc tế.
9. Một số thắc mắc thường gặp khác khi quản lý chữ ký số cho doanh nghiệp
Có cần đóng dấu giáp lai giữa các trang khi ký hợp đồng điện tử không?
Theo điều 5 Quyết định 1984/QĐ-TCT thì không cần đóng dấu giáp lai, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn.
Một bên dùng chữ ký số, bên còn lại dùng chữ ký tươi để ký hợp đồng có được không?
Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005, các bên tham gia giao dịch phải cùng thỏa thuận sử dụng chữ ký số thì việc ký bằng chữ ký số mới được coi là có hiệu lực.
Thêm vào đó, bạn nên hạn chế xác lập giao dịch nửa điện tử, nửa thông thường bởi phải chứng minh giao dịch dân sự có hiệu lực khi xảy ra tranh chấp.
Một tổ chức/doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số của các đơn vị cung cấp khác nhau không?
Hiện nay chưa có quy định cấm liên quan đến việc mua nhiều chữ ký số của các đơn vị cung cấp khác nhau. Chính vì thế doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các dịch vụ của nhiều đơn vị đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật.
Sử dụng chữ ký số là một trong những xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay. Để đảm bảo tối ưu hiệu quả và tính pháp lý, người dùng có thể tham khảo lựa chọn dịch vụ chữ ký số VNPT – CA trên oneSME an toàn và đơn giản.
Để được biết thêm thông tin chi tiết về quy định sử dụng chữ ký số, vui lòng liên hệ theo một trong những cách dưới đây:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
