Chữ ký số thông thường sẽ có hạn sử dụng từ 1-2 năm tùy theo gói dịch vụ mà khách hàng đăng ký. Người dùng cần thường xuyên kiểm tra hạn chữ ký số để gia hạn kịp thời, tránh bị gián đoạn giao dịch. 5 cách kiểm tra thời hạn chữ ký số nói chung và chữ ký số VNPT nói riêng sau đây sẽ giúp người dùng dễ dàng nhận biết thời hạn sử dụng còn lại của chữ ký số và gia hạn kịp thời.
1. Cách kiểm tra hạn chữ ký số qua phần mềm quản lý USB Token
Trong trường hợp bạn sử dụng chữ ký số USB Token thì để kiểm tra chữ ký số còn hạn hay không bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý USB Token. Giao diện của phần mềm quản lý của những nhà cung cấp khác nhau sẽ có sự khác biệt nhất định, tuy nhiên về cơ bản các bước thực hiện tra cứu thời hạn chữ ký số sẽ khá giống nhau. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách kiểm tra hạn chữ ký số VNPT để bạn dễ dàng thực hiện với ứng dụng chữ ký số của mình.
Trường hợp áp dụng:
- Sử dụng chữ ký số USB Token
- Sở hữu thiết bị USB Token tại thời điểm kiểm tra
Các bước kiểm tra:
| Thao tác | Hình ảnh minh họa |
| Bước 1: Khách hàng cắm USB chữ ký số vào máy tính. |  |
| Bước 2: Chạy chương trình quản lý USB Token (VNPT Token Manager) đã được cài đặt sẵn vào máy tính. Sau đó bấm vào mục “Chứng thư số”. |  |
| Bước 3: Nhập mã pin của USB Token |  |
| Bước 4: Bấm vào chứng thư số tên của đơn vị mình để xem thời hạn sử dụng chữ ký số. |  |
|
Bước 5: Khi bảng chứng thư số hiện ra, bạn chọn “General”, thời hạn sử dụng chữ ký số từ ngày…. đến ngày… sẽ hiển thị ở đây. Thông qua đó, bạn sẽ biết được thời hạn sử dụng chữ ký số của mình. |
 |
Để trực quan hơn, người dùng có thể xem chi tiết hướng dẫn tại video dưới đây:
2. Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số qua tờ khai được ký điện tử
Ngoài ra để tra cứu thời hạn cũng như kiểm tra thông tin chữ ký số VNPT, bạn có thể thông qua các tờ khai điện tử. Các tờ khai có thể xem được hạn chữ ký số là: tờ khai thuế, tờ khai bảo hiểm, tờ khai hải quan…
Trường hợp áp dụng:
- Sở hữu tờ khai điện tử có chữ ký số mà bạn muốn kiểm tra
- Có thể đăng nhập vào các trang web/phần mềm có tính năng kiểm tra chữ ký số
| Thông thường các trang web/phần mềm hỗ trợ giao dịch điện tử như trang kê khai Thuế Việt Nam hay phần mềm VNPT eContract… đều có tính năng hỗ trợ kiểm tra thông tin chữ ký số. Tuy nhiên, bạn chỉ nên áp dụng phương pháp kiểm tra này nếu trang web/phần mềm đó thực sự uy tín, do cơ quan có thẩm quyền quản lý/cấp phép hoạt động. |
Các bước kiểm tra:
Sau đây là các bước kiểm tra thời hạn chữ ký số trên tờ khai thuế, các tờ khai khác cũng thực hiện tương tự.
| Thao tác | Hình ảnh minh họa |
|
Bước 1: Người dùng truy cập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp. |
 |
| Bước 2: Người dùng thực hiện Download một tờ khai bất kỳ đã sử dụng chữ ký số cần kiểm tra để ký và nộp với cơ quan thuế. |  |
| Bước 3: Người dùng mở tờ khai và nhấn vào phần “Ký điện tử” sẽ hiển thị cửa sổ “Danh sách chữ ký điện tử”. Tiếp theo người dùng bấm “Xem chứng thư số” thì thông tin về thời hạn sử dụng chữ ký số sẽ hiển thị. |  |
3. Cách tra cứu thời hạn chữ ký số qua file có sử dụng chữ ký số để ký
Chữ ký số không chỉ sử dụng để ký các tờ khai điện tử thông qua các ứng dụng kê khai, mà còn có thể ký trên các file Word, Excel. Với những file có sử dụng chữ ký số để ký thì bạn có thể xem được hạn chữ ký số.
Trường hợp áp dụng:
- Sở hữu file Word, Excel được ký bằng chữ ký số
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Bạn mở file có chứa chữ ký điện tử mà bạn muốn kiểm tra hạn.
- Bước 2: Bấm vào “File” chọn “Info” rồi bấm “View Signatures”.
- Bước 3: Khi cửa sổ Signature Details hiện ra bạn sẽ thấy được thông tin về hạn chữ ký số.
4. Cách kiểm tra chữ ký số hết hạn qua Hotline của đơn vị cung cấp
Đây là cách kiểm tra thời hạn chữ ký số đơn giản, người dùng chỉ cần liên hệ tới số Hotline của đơn vị cung cấp. Sau đó, trình bày mong muốn kiểm tra hạn chữ ký số với nhân viên tư vấn. Khi tiếp nhận được thông tin từ phía khách hàng, nhân viên tư vấn sẽ kiểm tra và thông báo lại với khách hàng về thời hạn chữ ký số.
Ví dụ: Nếu bạn lựa chọn sử dụng chữ ký số VNPT thì có thể gọi qua số Hotline miễn phí 1800 1260 để được giải đáp về thời hạn chữ ký số nhanh chóng.
5. Kiểm tra hạn chữ ký số qua hợp đồng chữ ký số
Khi đăng ký hoặc gia hạn dịch vụ chữ ký số, người dùng sẽ được cung cấp các hồ sơ, hợp đồng liên quan. Trong hợp đồng sẽ có các thông tin cụ thể về thời hạn sử dụng chữ ký số, mức giá, thời điểm cần gia hạn,… Tại mục thông tin thời hạn sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ biết được thông tin về thời hạn còn lại của chữ ký số.
Những lưu ý khi kiểm tra thời hạn chữ ký số
Kiểm tra chữ ký số định kỳ để hạn chế rủi ro
Một số rủi ro bạn gặp phải khi không gia hạn chữ ký số kịp thời là:
- Bị gián đoạn khi muốn thực hiện các giao dịch điện tử: Nếu không có chữ ký số bạn sẽ không thể ký điện tử và gửi tờ khai cho các đơn vị liên quan. Khi đó, doanh nghiệp của bạn có thể sẽ bị các cơ quan quản lý như thuế, bảo hiểm, hải quan phạt vì nộp chậm tờ khai, hợp đồng, hóa đơn điện tử không thể lập đúng hạn.
- Có thể bị xóa chữ ký số: Nếu chữ ký số hết hạn không được gia hạn hoặc xóa đi để cập nhật chữ ký số mới thì hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn chữ ký số đó, khiến doanh nghiệp không thể thực hiện bất kỳ giao dịch nào.
Vì vậy bạn nên thực hiện kiểm tra thông tin chữ ký số định kỳ. Với chữ ký số VNPT thì thời hạn thường là 12 tháng. Bạn nên gia hạn khi gói dịch vụ chứng thực chữ ký số cũ chỉ còn 30 ngày sử dụng. Thời hạn còn lại sẽ vẫn được cộng dồn vào chữ ký số đăng ký mới.
| Với khách hàng lựa chọn dịch vụ chứng thực chữ ký số của VNPT, khi chữ ký số còn thời hạn sử dụng khoảng 6 tháng VNPT sẽ thường xuyên gửi tin nhắn về hạn sử dụng chữ ký số qua email/SMS khách hàng đăng ký để thông báo. Qua đó, khách hàng sẽ chủ động hơn trong việc gia hạn chữ ký số để không bị quá hạn và gián đoạn giao dịch. |
Chữ ký số còn thời hạn không đồng nghĩa với việc chữ ký số hợp lệ
Các phương pháp trên cho phép người dùng có thể kiểm tra thời hạn mà chứng thư số còn hiệu lực. Tuy nhiên chứng thư còn hiệu lực chỉ là một trong những điều kiện để chữ ký số hợp lệ. Với trường hợp người dùng nhận được văn bản có ký số và muốn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký đó thì nên lựa chọn một trong 3 cách sau:
- Kiểm tra trực tiếp trên website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia
- Kiểm tra trên phần mềm ký số của Bộ Thông tin và Truyền thông
- Tra cứu bằng website của bên thứ ba cung cấp dịch vụ điện tử
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên phần mềm BHXH VNPT 5.0 mới nhất
Cách gia hạn chữ ký số nhanh chóng
Sau khi tra cứu thời hạn chữ ký số, nếu nhận thấy chứng thư đang sử dụng sắp hết hạn thì người dùng nên thực hiện gia hạn để hạn chế gián đoạn giao dịch điện tử. Dưới đây là 2 cách gia hạn mà người dùng có thể lựa chọn:
Cách 1: Liên hệ số Hotline của đơn vị cung cấp dịch vụ
- Bước 1: Bạn liên hệ trực tiếp tới Hotline của đơn vị cung cấp chữ ký số để thông báo về việc gia hạn chữ ký số.
- Bước 2: Nhân viên sẽ hướng dẫn cách bạn gia hạn chữ ký số.
- Bước 3: Bạn thực hiện một số thủ tục theo hướng dẫn và được gia hạn chữ ký số nhanh chóng.
Cách 2: Đến trực tiếp chi nhánh giao dịch của đơn vị cung cấp chữ ký số
- Bước 1: Bạn đến chi nhánh giao dịch gần nhất của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- Bước 2: Tại đây, nhân viên sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thủ tục cần thiết trực tiếp.
- Bước 3: Bạn làm theo hướng dẫn của nhân viên và gia hạn chữ ký số nhanh chóng. Sau đó, bạn sẽ nhận được hợp đồng gia hạn chữ ký số mới.
>> Xem thêm: Chi tiết hướng dẫn và bảng giá gia hạn chữ ký số VNPT mới nhất
Có rất nhiều cách kiểm tra chữ ký số còn hạn không và bạn nên lựa chọn phương pháp đơn giản và thuận tiện nhất cho mình. Kiểm tra hạn chữ ký số sẽ giúp bạn gia hạn kịp thời, tránh được những rủi ro khi quá hạn và gây gián đoạn giao dịch.
Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình kiểm tra hay gia hạn chữ ký số, hãy liên hệ với oneSME qua một trong những cách sau để được hướng dẫn cụ thể:
- Hotline: 1800.1260
- Website: https://onesme.vn/
- Tư vấn miễn phí: Liên hệ
