Bạn đang tìm cách xuất hóa đơn điện tử VNPT nhưng chưa biết truy cập ở đâu và thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đăng nhập, lập và phát hành hóa đơn trên hệ thống VNPT Invoice, với thông tin được cập nhật theo giao diện và quy trình sử dụng hiện hành, giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện.
Cách xuất hóa đơn điện tử VNPT chi tiết từng bước
Bước 1: Truy cập trang xuất hóa đơn điện tử VNPT
Để xuất hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng dịch vụ có thể truy cập hệ thống VNPT Invoice theo đường dẫn sau:
Link đăng nhập xuất hóa đơn vnpt chính thức: https://hst.vnpt-invoice.com.vn/login
Tại trang đăng nhập, nhập tên tài khoản, mật khẩu đã được cấp khi đăng ký dịch vụ và mã xác thực (captcha). Sau đó, nhấn Đăng nhập để truy cập hệ thống VNPT Invoice và bắt đầu thực hiện các thao tác xuất hóa đơn.
Bước 2: Tạo danh mục khách hàng nhận hóa đơn
Khai báo sẵn khách hàng giúp chọn nhanh thông tin người mua khi lập hóa đơn và hạn chế sai tên, địa chỉ, mã số thuế.
Chọn Quản lý danh mục → Danh mục khách hàng.
Chọn Thêm mới bằng file nếu muốn nhập cùng lúc nhiều khách hàng (có thể nhấn Tải file mẫu để lấy file Excel theo đúng định dạng).
Hoặc chọn Thêm mới để nhập từng khách hàng.
Tại cửa sổ Thêm mới khách hàng, chọn đối tượng là Tổ chức hoặc Cá nhân rồi điền các trường thông tin; các trường có dấu (*) là bắt buộc. Với khách hàng là doanh nghiệp, nhập mã số thuế và nhấn Lấy thông tin doanh nghiệp để hệ thống tự điền tên, địa chỉ.
Để đối chiếu thêm, người dùng có thể tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng cách nhập mã số thuế vào ô tìm kiếm.
Cuối cùng, điền email người nhận hóa đơn (tích chọn Đăng ký nhận email thông báo nếu muốn gửi hóa đơn qua email) và nhấn Lưu, hoặc Lưu và thêm tiếp để nhập khách hàng khác.
Bước 3: Tạo danh mục hàng hóa, dịch vụ
Tạo sẵn danh mục hàng hóa, dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn cho những mặt hàng lặp lại.
Chọn Quản lý danh mục → Danh mục hàng hóa, sau đó nhấn Thêm mới.
Tại cửa sổ Thêm mới hàng hóa dịch vụ, điền mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, giá bán, thuế suất… rồi nhấn Lưu.
Nếu muốn tạo cùng lúc nhiều hàng hóa, chọn Thêm mới bằng file để tải file lên.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới
Chọn Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn, sau đó nhấn Tạo mới.
Tại màn hình lập hóa đơn, lần lượt điền thông tin người mua (hoặc chọn từ danh mục khách hàng), hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá. Nhấn Xem trước để kiểm tra, rồi nhấn Lưu; hóa đơn được đưa vào danh sách với trạng thái Tạo mới.
>> Xem hướng dẫn chi tiết từng trường thông tin khi lập hóa đơn trong bài viết Cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT
Bước 5: Kiểm tra và phát hành hóa đơn
Hóa đơn đã phát hành không thể sửa trực tiếp mà phải xử lý theo quy định về hóa đơn sai sót, vì vậy hãy kiểm tra kỹ trước khi phát hành. Tại Danh sách hóa đơn, nhấn biểu tượng Xem chi tiết hóa đơn ở cột Thao tác để kiểm tra lại nội dung.
Nếu nội dung đã chính xác, tích chọn hóa đơn cần phát hành ở cột STT. Muốn phát hành toàn bộ hóa đơn đang hiển thị, tích vào ô ở hàng tiêu đề.
Nhấn Phát hành hóa đơn và xác nhận để tiếp tục. Hệ thống chỉ phát hành các hóa đơn đủ điều kiện.
Bước 6: Ký số hoàn tất xuất hóa đơn
Chọn hình thức ký số phù hợp với chữ ký số doanh nghiệp đang dùng (SmartCA tích hợp, Token, Ký số từ xa hoặc HSM), chọn nhà cung cấp dịch vụ và nhấn Tiếp tục.
Sau khi ký, mở lại chi tiết hóa đơn để kiểm tra chữ ký số hợp lệ. Tại đây, người dùng có thể tải hóa đơn về dạng PDF hoặc XML, HTML.
Cách in hóa đơn điện tử VNPT
Bản in là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, dùng khi người mua cần bản giấy hoặc doanh nghiệp muốn lưu nội bộ. Trường hợp cần hóa đơn chuyển đổi sang giấy (ví dụ để đi kèm hàng hóa trên đường vận chuyển), sử dụng chức năng Chuyển đổi hóa đơn như hướng dẫn trong bài cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT.
Bước 1: Mở hóa đơn cần in
Kiểm tra máy tính đã kết nối với máy in. Trên VNPT Invoice, vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn, tìm hóa đơn đã phát hành và nhấn Xem chi tiết hóa đơn.
Bước 2: In hóa đơn điện tử
Tại cửa sổ hiển thị hóa đơn, nhấn In. Chọn máy in đang hoạt động, khổ giấy (thường là A4), tỉ lệ co giãn phù hợp (ví dụ Fit to printable area) và nhấn Print để hoàn tất.
>> Có thể bạn cũng quan tâm:
2 lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử vnpt để tránh sai sót
Dù các bước thao tác đã được tối ưu, sai sót do nhập nhầm dữ liệu hoặc lập sai thời điểm vẫn có thể xảy ra và dẫn đến rủi ro bị xử phạt. Kế toán cần lưu ý các điểm kiểm soát dưới đây.
Trước khi xuất hóa đơn
- Kiểm tra trạng thái hoạt động của người mua: Dùng chức năng lấy thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế trên VNPT Invoice hoặc tra cứu trên cổng đăng ký doanh nghiệp để chắc chắn người mua đang hoạt động, tránh xuất cho doanh nghiệp đã ngừng hoặc tạm ngừng hoạt động.
- Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn: Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (không áp dụng với tiền đặt cọc).
Sau khi xuất hóa đơn
- Đối soát trạng thái cấp mã: Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sau khi ký số cần kiểm tra cột Trạng thái CQT để chắc chắn hóa đơn đã được cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.
- Xử lý đúng cách khi phát hiện sai sót: Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý phụ thuộc vào nội dung bị sai:
- Chỉ sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác): thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn, và gửi thông báo hóa đơn có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
- Sai mã số thuế, số tiền, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh/thay thế.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử VNPT đã phát hành có sửa trực tiếp được không?
Không. Hóa đơn đã ký số và phát hành không thể chỉnh sửa trực tiếp. Tùy nội dung bị sai, doanh nghiệp thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế trên menu Xử lý hóa đơn.
Chưa thu được tiền có phải xuất hóa đơn không?
Có. Với bán hàng hóa, hóa đơn được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
Có bắt buộc in hóa đơn điện tử giao cho khách hàng không?
Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử được gửi cho người mua qua email hoặc đường dẫn tra cứu; doanh nghiệp chỉ in bản thể hiện khi người mua cần bản giấy hoặc để lưu trữ nội bộ.
Giá hóa đơn điện tử VNPT đã bao gồm thuế VAT và phí khởi tạo chưa?
Giá niêm yết các gói hóa đơn chưa bao gồm thuế VAT (10%) và phí khởi tạo tài khoản (500.000 VNĐ/tài khoản cho lần đăng ký đầu tiên). Doanh nghiệp nên tham khảo báo giá trọn gói trên nền tảng oneSME để có con số chính xác nhất.
Kết luận
Cách xuất hóa đơn điện tử VNPT đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, rút ngắn thời gian lập – ký – phát hành và hạn chế sai sót phải xử lý về sau. Nếu phát sinh vướng mắc trong quá trình thao tác, quý khách vui lòng liên hệ oneSME để được hỗ trợ:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
