Tùy vào hoạt động kinh doanh và hình thức sử dụng hóa đơn, hộ có thể xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn từ máy tính tiền hoặc đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh từng bước theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1. Quy định xuất hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử. Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào doanh thu và hoạt động kinh doanh của hộ.
Cụ thể như sau:
- Doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử chỉ vì doanh thu. Tuy nhiên, hộ vẫn có thể đăng ký sử dụng khi có nhu cầu, chẳng hạn muốn xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng: Các hoạt động như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Tuy nhiên, hộ đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức khác được pháp luật cho phép thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền.
- Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: Hộ phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, kể cả khi doanh thu chưa vượt 1 tỷ đồng/năm.
2. Hướng dẫn cách xuất hoá đơn cho hộ kinh doanh
2.1 Xuất hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Điều kiện trước khi xuất: hộ cần có chữ ký số còn hiệu lực và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC). Chi tiết thủ tục xem tại bài hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Có hai cách thực hiện tùy vào hệ thống hộ kinh doanh được phép sử dụng:
Cách 1: Xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế
Áp dụng cho hộ kinh doanh thuộc đối tượng được sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử trực tiếp của cơ quan thuế và đã có tài khoản được cấp quyền thực hiện nghiệp vụ lập hóa đơn. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Đăng nhập hệ thống. Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn, chọn “Đăng nhập” và nhập thông tin tài khoản đã được cấp.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử: Chọn lập hóa đơn mới, nhập đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá cùng các nội dung liên quan.
- Bước 3: Ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã: Kiểm tra lại thông tin, ký số trên hóa đơn đã lập và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã.
- Bước 4: Nhận hóa đơn có mã và gửi cho người mua: Hệ thống tự động cấp mã cho hóa đơn đáp ứng yêu cầu và trả kết quả. Hộ kinh doanh gửi hóa đơn đã có mã cho người mua bằng phương thức điện tử phù hợp.
Cách 2: Xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm VNPT HKD
- Bước 1: Đăng nhập VNPT HKD: Truy cập VNPT HKD bằng tài khoản đã được cấp, sau đó chọn đúng hộ kinh doanh cần thao tác.
- Bước 2: Lập chứng từ bán hàng: Vào Kế toán > Chứng từ bán hàng, chọn thêm mới. Tại trường loại hóa đơn, chọn “Có hóa đơn điện tử”, sau đó nhập thông tin người mua, hình thức thanh toán, mẫu số, ký hiệu và ngày hóa đơn.
- Bước 3: Nhập hàng hóa và kiểm tra. Chọn hàng hóa, dịch vụ từ danh mục, nhập số lượng, đơn giá rồi đối chiếu tổng tiền. Nếu người mua là doanh nghiệp, kiểm tra kỹ mã số thuế và tên đơn vị.
- Bước 4: Phát hành hóa đơn. Chọn “Phát hành hóa đơn” ngay trên chứng từ. Hệ thống ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã
- Bước 5: Kiểm tra trạng thái cấp mã. Vào Hóa đơn điện tử > Quản lý hóa đơn để xem trạng thái. Hóa đơn chỉ hoàn tất khi đã có mã của cơ quan thuế. Lúc này Hộ có thể gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc đường dẫn tra cứu.
>>>Khám phá thêm các chức năng của VNPT HKD:
2.2 Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Quy trình xuất hóa đơn gồm 3 bước:
- Bước 1: Lập và phát hành hóa đơn. Khi khách mua hàng, nhân viên chọn sản phẩm hoặc dịch vụ trên phần mềm bán hàng, nhập số lượng, đơn giá và áp dụng khuyến mãi (nếu có). Khi khách thanh toán, nhân viên chọn chức năng xuất hóa đơn. Phần mềm sử dụng thông tin giao dịch để lập hóa đơn điện tử, sau đó người bán kiểm tra và xác nhận phát hành.
- Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng. Sau khi phát hành, nhân viên có thể in bản thể hiện hóa đơn tại quầy hoặc gửi cho khách qua email, tin nhắn, mã QR hay đường dẫn tra cứu, tùy theo chức năng của phần mềm.
- Bước 3: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Phần mềm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo phương thức đã thiết lập. Nếu hệ thống yêu cầu gửi thủ công, người dùng thực hiện thao tác chuyển dữ liệu và kiểm tra kết quả để bảo đảm gửi thành công.
2.3 Xuất hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Trường hợp này áp dụng khi hộ kinh doanh chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát sinh một giao dịch cần xuất hóa đơn, hoặc hộ đang tạm ngừng kinh doanh nhưng cần hóa đơn để hoàn tất hợp đồng ký trước đó.
Bước 1: Gửi đề nghị cấp hóa đơn
Hộ kinh doanh cần làm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT. Sau đó gửi đơn đến cơ quan Thuế phụ trách quản lý:
- HKD có địa điểm cố định: Nộp tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trụ sở HKD.
- HKD không có địa điểm cố định: Nộp tại Cơ quan Thuế quản lý địa bàn nơi phát sinh hoạt động bán hàng/dịch vụ hoặc nơi cư trú
Bước 2: Lập hóa đơn và nộp thuế
Hộ kinh doanh thực hiện truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế để phát hành hóa đơn.
Sau khi đăng nhập, Hộ tiến hành kê khai và nộp đủ thuế phát sinh trên hóa đơn, gồm thuế GTGT, thuế TNCN và các khoản khác nếu có.
Bước 3: Nhận hóa đơn có mã và gửi cho người mua
Cơ quan thuế cấp mã chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hộ nộp đủ thuế. Hộ kiểm tra thông tin rồi gửi hóa đơn cho người mua. Hóa đơn này chỉ dùng cho đúng giao dịch đã đề nghị.
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
- Lập hóa đơn đúng thời điểm. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn thông thường là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Với dịch vụ, hóa đơn lập khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc.
- Ghi đủ nội dung bắt buộc. Hóa đơn cần có tên, ký hiệu, số hóa đơn; thông tin người bán, người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá; tổng tiền thanh toán và thời điểm lập. Hóa đơn máy tính tiền được phép để trống thông tin người mua khi khách không yêu cầu. Khi lỡ ghi sai, hộ xử lý theo hướng dẫn tại bài hóa đơn điện tử bị sai thông tin.
- Kiểm tra kết quả sau khi phát hành: Hóa đơn có mã phải được cấp mã trước khi gửi cho người mua theo quy trình áp dụng. Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, cần bảo đảm dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định. Nếu hệ thống báo lỗi hoặc từ chối dữ liệu, hộ kinh doanh phải kiểm tra và xử lý, không nên tiếp tục coi nghiệp vụ đã hoàn thành.
>>> Xem thêm:
- Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?
- Quy trình 4 bước xuất hóa đơn điện tử ăn uống
- Hóa đơn điện tử bị sai thông tin xử lý như thế nào?
- Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không? Quy định 2026
VNPT HKD – Hỗ trợ xuất và quản lý hóa đơn điện tử
VNPT HKD là giải pháp do VNPT cung cấp, hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý nghiệp vụ bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử trên hệ thống số. Giải pháp giúp người dùng thuận tiện hơn trong quá trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn theo hình thức đã đăng ký.
Bên cạnh đó, VNPT cung cấp các giải pháp phục vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, phù hợp với mô hình cửa hàng bán lẻ, quán ăn, nhà hàng và những cơ sở kinh doanh có nhiều giao dịch với người tiêu dùng.
Bạn đang chuẩn bị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc muốn xuất hóa đơn thuận tiện hơn? Hãy tìm hiểu giải pháp VNPT HKD để lựa chọn phương án phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh, đồng thời được hỗ trợ trong quá trình triển khai.
