Hóa đơn điện tử bị sai thông tin không phải trường hợp hiếm gặp tại các doanh nghiệp, khi gặp các vấn đề này người bán cần xử lý theo quy định pháp luật, tránh hạch toán gây thiệt hại nghiêm trọng. Tìm hiểu cụ thể các cách xử lý trong bài viết này.
1. Cơ sở pháp lý xử lý hóa đơn điện tử bị sai thông tin
Đối với hóa đơn điện tử bị sai thông tin, việc xử lý các sai sót cần căn cứ theo 2 văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Khoản 1, Điều 7 Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp, Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành 17/09/2021. Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều luật quản lý thuế 13/06/2019 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai thông tin
Tùy vào từng trường hợp hóa đơn điện tử bị sai thông tin mà cách xử lý sẽ có điểm khác nhau. Cụ thể phương pháp xử lý hóa đơn điện tử bị sai thông tin theo các văn bản quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ như sau:
2.1. Hóa đơn điện tử đã lập bị sai phải cấp lại mã của cơ quan thuế
Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có đề cập đến các trường hợp hóa đơn bị sai sót về hình thức cần phải điều chỉnh như sau:
- Hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót.
- Hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua, người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về hình thức:
+ Hóa đơn điện tử viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai các nội dung khác và mã số thuế.
+ Hóa đơn điện tử có sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai tiền thuế, thuế suất hoặc hóa đơn điện tử xuất sai số lượng, quy cách, chất lượng…
Nếu gặp phải trường hợp này, người bán xử lý hóa đơn điện tử bị sai thông tin như sau:
Người bán lập thông báo điều chỉnh hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT ở Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP rồi gửi về cho cơ quan thuế. Người bán có thể thực hiện bất cứ lúc nào kể từ thời điểm phát hiện sai sót, tuy nhiên chậm nhất là ngày cuối cùng trong kỳ khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
2.2. Người bán đã lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó dịch vụ bị hủy/chấm dứt
Nếu hóa đơn bị sai trong trường hợp này, việc xử lý như sau:
- Bước 1: Người bán hủy hóa đơn đã lập
- Bước 2: Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
2.3. Hóa đơn điện tử đã lập có sai, người bán đã xử lý theo quy định nhưng tiếp tục phát hiện có sai sót
Trong trường hợp này người bán tiếp tục xử lý sai sót theo quy trình như lần đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu tiên, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.4. Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn
Người bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh, không hủy hoặc thay thế hóa đơn.
Lưu ý: Nếu hóa đơn đơn điện tử không có mã cơ quan thuế xảy ra sai sót, chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế.
2.5. Hóa đơn điện tử bị sai thông tin hàng hóa
Khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua bị sai thông tin về hàng hóa, nếu người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót, thì có thể xử lý theo 1 trong 2 cách dưới đây theo quy định tại Nghị định 123:
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán và người mua cùng thống nhất lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn bị sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… Tháng… Năm…”
- Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Tương tự cách 1, hai bên cũng cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn bị sai. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… Tháng… Năm…”
Sau khi sửa thông tin theo hoá đơn điện tử, bạn hãy tiến hành ký số trên hóa đơn điện tử mới. Tiếp theo, tiến hành gửi hoá đơn như sau:
- Nếu dùng hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế, gửi trực tiếp cho người mua.
- Nếu dùng hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế, gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Xem thêm:
- Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua
- Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT – VNPT Invoice theo TT78
- 3 hướng xử lý hiệu quả khi viết sai hóa đơn điện tử VNPT
