Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, bỏ quy định về hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót. Thay vào đó, quy trình được thống nhất bằng hai hình thức là điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là một cập nhật pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ kế toán của mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Bài viết này là cẩm nang chi tiết, giúp bạn nắm vững các quy định mới để xử lý hóa đơn điện tử sai sót một cách chính xác, tránh rủi ro pháp lý.
1. Điểm thay đổi cốt lõi: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót
Theo quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm “hủy hóa đơn” được áp dụng trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót. Tuy nhiên, quy định mới đã thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận này.
Quy định mới (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Áp dụng từ 01/06/2025): Quy định mới đã bãi bỏ hoàn toàn thủ tục hủy hóa đơn để xử lý sai sót. Thay vào đó, quy trình được thống nhất như sau: Mọi trường hợp hóa đơn điện tử đã lập (bao gồm cả hóa đơn đã được cấp mã hoặc hóa đơn không mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) nếu phát hiện có sai sót đều phải được xử lý bằng một trong hai phương pháp: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt chính:
| Nội dung | Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Trước 01/06/2025) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Từ 01/06/2025) |
| Khái niệm Hủy hóa đơn | Có quy định (Khoản 10 Điều 3) | Bãi bỏ (Khoản 4 Điều 2 bãi bỏ Khoản 10 Điều 3 NĐ 123) |
| Xử lý hóa đơn sai sót (chưa gửi người mua) | Được phép hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới. | Không được hủy. Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. |
| Xử lý hóa đơn sai sót (đã gửi người mua) | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. |
| Yêu cầu thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp | Tùy trường hợp. | Bắt buộc có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. |
Tóm lại, từ ngày 01/6/2025, mọi trường hợp hóa đơn điện tử đã lập (đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) nếu phát hiện có sai sót đều phải được xử lý bằng một trong hai phương pháp: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế chứ không thể hủy như trước kia.
2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định mới (Áp dụng từ 01/06/2025)
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp sai sót cụ thể.
2.1. Trường hợp 1: Sai sót về Tên, Địa chỉ người mua (nhưng Mã số thuế đúng)
Đây là trường hợp sai sót ít nghiêm trọng nhất.
Quy trình thực hiện:
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Lưu ý, trong trường hợp này, người bán không cần lập lại hóa đơn.
- Người bán gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
2.2. Trường hợp 2: Sai sót về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Hàng hóa…
Đây là các trường hợp sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Quy trình chung:
- Lập văn bản thỏa thuận hoặc Thông báo:
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh: Người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, bao gồm: Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập); Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh; Lý do điều chỉnh; Chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
- Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót (trực tiếp hoặc trên website của người bán).
- Lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
-
- Cách 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH: Người bán lập một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh cho hóa đơn sai. Hóa đơn này phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số tiền, tiền thuế…
- Cách 2: Lập hóa đơn THAY THẾ: Người bán lập một hóa đơn điện tử mới với đầy đủ nội dung đúng để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn sai. Hóa đơn mới này phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
-
- Ký số và gửi hóa đơn mới: Người bán ký số lên hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua, hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
2.3. Trường hợp 3 (Mới): Xử lý nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng
Đây là một quy định mới rất tiện lợi, giúp giảm thiểu thủ tục cho kế toán.
- Quy định mới: Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua (với các lỗi sai tương tự về tên hàng, đơn giá, thuế suất…), người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho tất cả các hóa đơn sai đó.
- Yêu cầu bắt buộc: Khi lập hóa đơn gộp này, người bán phải đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Lưu ý: Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
3. Các câu hỏi thường gặp (FAQ) – Cập nhật theo quy định mới
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến về quy định hủy hóa đơn điện tử mới nhất:
3.1. Từ 01/06/2025, tôi có còn được hủy hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi không?
Không. Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ngay cả khi hóa đơn chưa gửi cho người mua, nếu phát hiện sai sót, bạn vẫn phải thực hiện quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không còn được hủy.
3.2. Hóa đơn đã kê khai thuế rồi thì xử lý sai sót thế nào?
Quy trình không thay đổi. Bạn vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Sau đó, cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung cho kỳ tính thuế có sai sót đó.
3.3. Lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một khách hàng trong tháng 6/2025, tôi phải làm gì?
Bạn có thể áp dụng quy định mới rất tiện lợi: lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho tất cả các hóa đơn sai đó, nhưng bắt buộc phải đính kèm Bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Sẵn sàng đáp ứng quy định mới
Để việc xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được thực hiện một cách chính xác và dễ dàng, việc lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh và luôn được cập nhật là vô cùng quan trọng. VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử của VNPT, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý và nghiệp vụ mới nhất.
- Tự động cập nhật các nghiệp vụ mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Với vị thế là doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu của nhà nước, VNPT đảm bảo phần mềm VNPT Invoice luôn được cập nhật các quy định pháp lý mới nhất một cách tự động và nhanh chóng. Các nghiệp vụ bắt buộc như lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, và gửi thông báo sai sót Mẫu số 04/SS-HĐĐT đều được tích hợp sẵn, đúng chuẩn, giúp kế toán thao tác chính xác và an tâm tuân thủ pháp luật.
- Đơn giản hóa quy trình điều chỉnh và thay thế: Phần mềm được thiết kế thông minh để tối ưu hóa các thao tác xử lý sai sót. Khi cần, kế toán chỉ cần tìm hóa đơn gốc bị sai, chọn chức năng “Điều chỉnh” hoặc “Thay thế”. Hệ thống sẽ tự động tạo ra một hóa đơn mới, điền sẵn các thông tin liên quan, kèm theo dòng chú thích “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…” theo đúng quy định, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Hỗ trợ xử lý nhiều hóa đơn sai sót với bảng kê tự động: Đáp ứng quy định mới về xử lý gộp nhiều hóa đơn sai, VNPT Invoice cho phép người dùng chọn nhiều hóa đơn cần xử lý cho cùng một khách hàng. Hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất và đồng thời khởi tạo Bảng kê (Mẫu số 01/BK-ĐCTT) theo đúng định dạng của cơ quan thuế. Tính năng này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho bộ phận kế toán.
- Lưu trữ an toàn và tra cứu dễ dàng trên hạ tầng VNPT IDC Tier III: Mọi hóa đơn (gốc, điều chỉnh, thay thế) và các chứng từ liên quan đều được tự động liên kết với nhau và lưu trữ an toàn, bảo mật trong 10 năm tại các Trung tâm dữ liệu (IDC) đạt chuẩn quốc tế Tier III của VNPT. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn, minh bạch và tạo ra một lịch sử giao dịch rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
Kể từ ngày 01/06/2025, quy định về hủy hóa đơn điện tử để xử lý sai sót chính thức được bãi bỏ. Mọi trường hợp sai sót được xử lý thống nhất bằng hai phương pháp là điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là một thay đổi quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm vững để cập nhật ngay quy trình kế toán của mình.
Hãy chủ động làm việc với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo hệ thống được nâng cấp, đáp ứng đúng các nghiệp vụ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Fanpage: oneSME Shop
