Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy trình đăng ký đã có những thay đổi quan trọng, khiến nhiều đơn vị, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập, không khỏi bỡ ngỡ. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết, từng bước về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, giúp bạn thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật.

1. Những điểm mới khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2026, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần lưu ý một số thông tin sau:

• Không cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn: Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Thủ tục này thường được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cần xác thực thông tin người đại diện: Sau khi nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin người đại diện. Người đăng ký cần theo dõi thông báo và thực hiện xác nhận, xác thực qua eTax Mobile khi được yêu cầu.
• Chỉ được sử dụng hóa đơn khi cơ quan thuế chấp nhận: Nếu thông tin chưa chính xác hoặc cần giải trình thêm, doanh nghiệp phải thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế trước khi hoàn tất đăng ký.

2. Chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử

Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo đã hội đủ các yếu tố tiên quyết cả về mặt pháp lý lẫn kỹ thuật.

2.1. Các điều kiện cần đáp ứng

Trước khi tiến hành lập tờ khai đăng ký, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Chữ ký số còn hiệu lực: Chuẩn bị chữ ký số phù hợp với yêu cầu đăng ký, có thể sử dụng USB Token hoặc giải pháp ký số từ xa như VNPT SmartCA.
• Phần mềm hóa đơn điện tử: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ như VNPT Invoice để đăng ký và quản lý hóa đơn. Một số trường hợp được đăng ký trực tiếp qua hệ thống của cơ quan thuế.
• Thông tin người đại diện chính xác: Họ tên, số định danh cá nhân và các thông tin liên quan cần khớp với hồ sơ đăng ký thuế, dữ liệu định danh.
• Email, số điện thoại đang sử dụng: Đảm bảo có thể nhận thông báo và thực hiện xác nhận thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế.
• Tài khoản định danh điện tử: Người đại diện thuộc diện xác thực sinh trắc học cần chuẩn bị VNeID mức 2 và ứng dụng eTax Mobile để thực hiện theo hướng dẫn.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra địa chỉ trụ sở trong hồ sơ đăng ký thuế. Nếu thông tin không chính xác hoặc thuộc trường hợp cần xác minh, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình trước khi chấp nhận đăng ký.

2.2. Hồ sơ đăng ký cần nộp

Hồ sơ đăng ký cơ bản chỉ gồm 01 tờ khai theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, ban hành tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp không cần nộp thêm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn mẫu.

Tờ khai được lập và gửi trực tuyến. Nếu sử dụng phần mềm như VNPT Invoice, doanh nghiệp có thể điền thông tin, ký điện tử và gửi tờ khai đến cơ quan thuế ngay trên hệ thống theo quy trình áp dụng.

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi chuẩn bị đầy đủ thông tin và xác định phương thức đăng ký phù hợp, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với quy trình 3 bước như sau

Bước 1: Lập và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành lập và nộp tờ khai đăng ký mới mẫu số 01/ĐKTD-HĐĐT thông qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc hệ thống thuế. Điền đủ các nhóm thông tin trên tờ khai:

• Thông tin chung
• Hình thức hóa đơn
• Phương thức chuyển dữ liệu
• Loại hóa đơn sử dụng
• Danh sách chữ ký số

Sau khi đã điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin, doanh nghiệp sẽ dùng chữ ký số của mình để ký điện tử lên tờ khai và gửi tới cơ quan thuế.

Bước 2. Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Sau khi gửi tờ khai, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-TNĐT.

Nếu tờ khai được tiếp nhận, hệ thống thuế tiếp tục đối chiếu thông tin người đại diện với dữ liệu đăng ký thuế và dữ liệu định danh. Việc đối chiếu được thực hiện trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đăng ký.

• Thông tin khớp: Hệ thống gửi yêu cầu xác nhận để người đăng ký tiếp tục thực hiện.
• Thông tin không khớp: Cơ quan thuế thông báo không chấp nhận đăng ký và nêu những thông tin cần điều chỉnh.

Lưu ý: Thông báo tiếp nhận chỉ xác nhận cơ quan thuế đã nhận tờ khai, chưa có nghĩa là doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Xác thực thông tin và nhận kết quả đăng ký

Sau khi nhận được yêu cầu từ cơ quan thuế, người đại diện cần xác nhận thông tin trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp phải xác thực sinh trắc học, người đại diện thực hiện nhận diện khuôn mặt qua ứng dụng eTax Mobile theo hướng dẫn.

Sau khi hoàn tất xác thực, cơ quan thuế tiếp tục kiểm tra hồ sơ và gửi Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký (Mẫu 01/TB-ĐKĐT). Tùy vào kết quả, doanh nghiệp thực hiện như sau:

4. Lưu ý ngay sau khi đăng ký thành công

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh sai sót trong quá trình sử dụng:

1. Kiểm tra thông tin và thiết lập hóa đơn: Đảm bảo tờ khai đã được cơ quan thuế chấp nhận, sau đó kiểm tra thông tin đơn vị, ký hiệu hóa đơn và thiết lập phần mềm trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.

2. Ngừng sử dụng hóa đơn giấy cũ: Từ ngày 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng theo quy định chuyển tiếp. Nếu trước đó sử dụng loại hóa đơn này, đơn vị cần chuyển sang hình thức hóa đơn phù hợp.

3. Xử lý hóa đơn giấy còn tồn: Trường hợp còn hóa đơn đặt in chưa sử dụng, doanh nghiệp cần rà soát số lượng và thực hiện thủ tục xử lý theo quy định. Không tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã hết giá trị.

4. Cập nhật khi thay đổi thông tin đăng ký: Nếu thay đổi chữ ký số, email hoặc hình thức sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra và thực hiện đăng ký thay đổi theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT khi thuộc diện phải cập nhật. Trường hợp thay đổi thông tin định danh của người đại diện, cần thực hiện xác thực lại thông qua sinh trắc học.

5. VNPT Invoice – Đối tác đồng hành đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín sẽ giúp quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và an toàn hơn rất nhiều. VNPT Invoice – dịch vụ hóa đơn điện tử từ Tập đoàn VNPT, là một trong những giải pháp được Tổng cục Thuế công nhận và được hàng trăm nghìn doanh nghiệp tin dùng.

• Đồng hành trọn gói trong quá trình đăng ký: Thay vì để doanh nghiệp tự mình loay hoay với các thủ tục, đội ngũ chuyên viên của VNPT sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến hỗ trợ lập và nộp tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT với cơ quan thuế. Sự hỗ trợ chuyên nghiệp này đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác, giúp bạn nhận được thông báo chấp thuận trong thời gian sớm nhất và giảm thiểu tối đa gánh nặng hành chính.
• Luôn đi đầu trong việc cập nhật pháp lý: Với vị thế là một doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu của nhà nước, VNPT luôn đảm bảo phần mềm VNPT Invoice được cập nhật tự động và nhanh chóng nhất mỗi khi có thay đổi về chính sách thuế. Điều này giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động, luôn tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất mà không cần tốn nguồn lực để tự theo dõi.
• Tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái số VNPT: VNPT Invoice có khả năng kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán, bán hàng và các dịch vụ khác trong hệ sinh thái số của VNPT như chữ ký số VNPT SmartCA, giải pháp quản lý cho hộ kinh doanh VNPT HKD… Việc này tạo thành một luồng dữ liệu tự động, đồng bộ, giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, tối ưu hóa hiệu quả vận hành và tạo ra một giải pháp quản trị toàn diện.
• Vận hành trên hạ tầng vững chắc, hỗ trợ 24/7: Dịch vụ được đảm bảo bởi hạ tầng viễn thông và các Trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế Tier III của VNPT, vốn là một trong những hạ tầng lớn và ổn định nhất Việt Nam. Cùng với mạng lưới hỗ trợ chuyên nghiệp rộng khắp 34 tỉnh thành, VNPT sẵn sàng giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh 24/7, đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều, tập trung vào việc nộp Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chủ yếu được thực hiện thông qua các nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Việc lựa chọn một đối tác tin cậy như VNPT Invoice sẽ giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu còn câu hỏi nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:

• Website: https://onesme.vn
• Hotline: 1800 1260
• Email: onesme@vnpt.vn
• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.