Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử, không tránh khỏi các sai sót, đặc biệt là thiếu mã số thuế của người mua. Việc này có thể gây ra nhiều rắc rối trong công tác kế toán và nộp thuế. Sau đây, OneSME sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua.
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật hiện hành. Các hóa đơn khi xuất phải có đủ các yêu cầu sau:
- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, hay thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất hoặc tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có giá trị gia tăng.
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản?
- Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán, người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã cơ quan thuế
- Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mãi (nếu có).
Hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua có bị xử phạt không?
Theo quy định mới nhất (Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 24 và Khoản 3 Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP) của pháp luật Việt Nam về hóa đơn điện tử, việc lập hóa đơn thiếu thông tin cần thiết bao gồm mã số thuế của người mua có thể bị xem xét xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ nội dung quy định, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng.
Xử lý như thế nào đối với hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua?
Nếu hóa đơn thiếu mã số thuế người mua hoặc hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua thì có thể xử lý theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp dễ dàng xử lý hóa đơn xuất thiếu mã số thuế bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh. Căn cứ vào điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi ghi thiếu mã số thuế trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế. Doanh nghiệp phải thông báo cho người mua và tiến hành bổ sung mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử cũ (không cần hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới hoàn toàn).
Lưu ý:
- Hai bên có thể thỏa thuận lập văn bản thống nhất việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn thiếu mã số thuế người mua hoặc hóa đơn sai mã số thuế người mua sau khi đã điều chỉnh luôn có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT Invoice khi ghi thiếu mã số thuế người mua
- Bước 1: Truy cập vào VNPT Invoice và đăng nhập
- Bước 2: Truy cập thanh Menu, chọn Xử lý hóa đơn. Sau đó chọn Hóa đơn điều chỉnh
- Bước 3: Tìm hóa đơn không ghi mã số thuế người mua trong mục “Tìm kiếm hoá đơn điều chỉnh”
- Bước 4: Nhập dữ liệu hóa đơn điện tử điều chỉnh. Sau đó nhấn “Chỉnh sửa” để cập nhật hoá đơn sau khi đã điều chỉnh
- Bước 5: Sau khi đã lưu lại Hoá đơn điện tử điều chỉnh, hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu. Bạn có thể nhấp vào link hoá đơn điện tử mới để kiểm tra lại thông tin.
Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ
Cách xử lý này khá tốn thời gian và công sức vì phải đồng thời thực hiện hai bước là huỷ hoá đơn điện tử cũ và lập mới hoá đơn điện tử thay thế. Chỉ trong trường hợp được pháp luật quy định thì doanh nghiệp mới được huỷ và cần có sự thống nhất về ý chí với bên mua.
Căn cứ vào các điều khoản tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp được hủy hóa đơn điện tử VNPT trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao nhưng bên bán đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho bên mua. Sau đó, bên bán phát hiện có hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua hàng.
Trường hợp 2: Bên bán đã hoàn tất quá trình lập và gửi hóa đơn nhưng hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp không được đơn phương hủy hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán;
- Chỉ huỷ được hóa đơn điện tử nếu chưa thanh toán hoá đơn đó. Trong trường hợp hoá đơn đã thanh toán thì cần huỷ thanh toán rồi mới huỷ hoá đơn.
- Hóa đơn điện tử sau khi hủy rồi vẫn phải được lưu trữ theo quy định pháp luật
- Sau khi hủy, doanh nghiệp cần lập 1 hóa đơn mới và ghi rõ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT: Đăng nhập, khởi tạo và nhiều hơn thế
Hệ sinh thái VNPT HKD tiếp sức cho hộ kinh doanh trên hành trình chuyển đổi số
Để tìm hiểu thêm về các sản phẩm – dịch vụ của VNPT, vui lòng liên hệ Hotline hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí để nhận được hỗ trợ tư vấn giải pháp chi tiết.
———————-
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
