Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào là đúng cách và tuân thủ theo quy định pháp luật? Cùng tìm hiểu ngay qua bài chia sẻ dưới đây!
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra
Điều 6 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?” cũng như cách bảo quản hóa đơn điện tử hiện hành. Cụ thể, doanh nghiệp cần tuân theo các quy định sau:
Cách thức lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử
- Phương tiện lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Điều này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ hóa đơn trên máy tính, máy chủ, hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Hình thức lưu trữ: Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức lưu trữ khác nhau, miễn là đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, an toàn và bảo mật của hóa đơn.
- Khả năng truy xuất: Hóa đơn điện tử phải luôn sẵn sàng để truy xuất khi cần thiết, phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo.
Thời gian lưu trữ và bảo mật hóa đơn điện tử
- Thời gian lưu trữ: Theo theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.
- Bảo mật:
- Tính toàn vẹn: Nội dung của hóa đơn điện tử phải được bảo đảm không bị thay đổi, chỉnh sửa từ khi được lập ra.
- Tính bảo mật: Hóa đơn điện tử phải được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh thông tin phù hợp để tránh bị truy cập trái phép, làm rò rỉ thông tin. Các biện pháp này có thể bao gồm: đặt mật khẩu mạnh cho các tài khoản truy cập hệ thống lưu trữ hóa đơn, mã hóa dữ liệu hóa đơn để bảo vệ thông tin nhạy cảm, hệ thống tường lửa chống lại các cuộc tấn công từ bên ngoài, thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ để phòng ngừa trường hợp mất dữ liệu.
Việc bảo mật hóa đơn điện tử là rất quan trọng để tránh các rủi ro như bị lộ thông tin, gian lận. Do đó, bạn cần chọn lựa các giải pháp có tính bảo mật cao, được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
Các cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và dễ dàng truy xuất? Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách thức lưu trữ phổ biến sau:
Lưu trữ trên email: doanh nghiệp có thể tạo một email mới chỉ dành riêng để nhận hóa đơn điện tử. Phương pháp này giúp quản lý hóa đơn một cách riêng biệt, tránh nhầm lẫn với các email khác, đồng thời hỗ trợ kế toán mới dễ dàng theo dõi dữ liệu. Tuy nhiên, cách này có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp, gặp rủi ro mất dữ liệu nếu tài khoản email bị khóa, và việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót.
Nhận hóa đơn điện tử qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ: phương pháp này không yêu cầu tạo email mới và giảm nguy cơ mất dữ liệu khi quản lý qua email. Tuy nhiên, nó lại tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ và gặp khó khăn khi tra cứu nhiều mối cùng lúc. Ngoài ra, không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, và kế toán vẫn phải nhập liệu thủ công, dễ gây sai sót.
Lưu trữ trên máy tính: ưu điểm là đơn giản, dễ quản lý và chi phí thấp. Tuy nhiên, phương pháp này dễ bị mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố phần cứng hoặc phần mềm, và khó sao lưu cũng như phục hồi dữ liệu. Để thực hiện, bạn có thể tạo một thư mục riêng để lưu trữ các file hóa đơn điện tử, phân loại theo thời gian hoặc tên đối tác/ khách hàng.
Lưu trữ trên máy chủ: an toàn hơn so với lưu trữ trên máy tính và dễ dàng chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp cũng như truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau. Dù vậy, phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư chi phí ban đầu lớn vào máy chủ và phần mềm quản lý, đồng thời khi vận hành hệ thống cần có đội ngũ nhân viên CNTT để quản lý, bảo trì và đảm bảo an ninh cho hệ thống.
Lưu trữ trên đám mây: an toàn, bảo mật cao, và dễ dàng truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, đồng thời không cần đầu tư phần cứng. Tuy nhiên, bạn phải trả phí thuê dịch vụ và phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Để thực hiện, bạn có thể đăng ký tài khoản trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive và tải file hóa đơn lên.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử VNPT Invoice: Sử dụng phần mềm VNPT Invoice mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp lưu trữ khác. Phần mềm này tích hợp các tính năng quản lý hóa đơn, báo cáo, và tự động hóa quy trình, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán. Không chỉ tối ưu hóa việc lưu trữ, VNPT Invoice còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, quản lý hóa đơn từ xa, và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Dù phải trả phí sử dụng, nhưng so với những lợi ích mà phần mềm này mang lại, đây là một khoản đầu tư xứng đáng cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử là gì? Giải đáp 5 câu hỏi doanh nghiệp về Invoice
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh mới nhất hiện nay
Hướng dẫn chi tiết cách xuất và in hóa đơn điện tử VNPT theo Thông tư 78
VNPT-Invoice: Dịch vụ Hóa đơn điện tử tập trung, an toàn
Dịch vụ Hóa đơn điện tử (VNPT-Invoice) của VNPT mang đến giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bạn đang thắc mắc về việc hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để vừa tuân thủ pháp luật vừa an toàn cho doanh nghiệp? VNPT-Invoice chính là câu trả lời, không chỉ đảm bảo về tính pháp lý và bảo mật mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Khi sử dụng dịch vụ VNPT-Invoice, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Tính pháp lý: Hóa đơn điện tử VNPT – Invoice đã được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.
- Bảo mật và lưu trữ: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên máy chủ đặt tại 2 IDC ( Internet Data Center) chuẩn Tier 3 quốc tế với nhiều lớp bảo mật Firewall để bảo vệ và lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, thống kê và kê khai thuế.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả.
- Dễ dàng quản lý: Hệ thống hóa đơn điện tử thông minh, kết nối nhanh chóng với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP thông qua API Web Service, linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?
Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ hay không?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Việc lưu trữ bằng phương tiện điện tử là đủ.
Việc lưu trữ bản điện tử giúp tiết kiệm giấy, giảm chi phí và thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể in hóa đơn điện tử ra giấy nếu muốn để phục vụ cho các mục đích khác như lưu trữ hồ sơ gốc, đối chiếu với sổ sách kế toán.
Quy định về thời gian hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?
Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ cuối năm kế toán mà hóa đơn được lập. Đây là quy định chung theo Luật Kế toán. Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề và yêu cầu của cơ quan quản lý, thời gian lưu trữ có thể dài hơn.
Làm thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ?
Để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử chuyên dụng: Các phần mềm này thường có các tính năng bảo mật cao, giúp ngăn chặn việc sửa đổi, xóa bỏ hoặc làm giả dữ liệu hóa đơn.
- Lưu trữ trên các thiết bị hoặc hệ thống có độ tin cậy cao: Nên lưu hóa đơn điện tử trên các máy chủ, ổ cứng có độ bền cao, được bảo vệ tốt.
- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ: Việc sao lưu dữ liệu giúp phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố mất mát dữ liệu do các nguyên nhân như lỗi phần cứng, phần mềm, thiên tai…
- Sử dụng chữ ký số: Chữ ký số giúp xác thực tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
- Hạn chế tối đa việc truy cập vào hệ thống lưu trữ: Chỉ cấp quyền truy cập cho những người có thẩm quyền và cần thiết.
- Thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm và hệ thống: Việc cập nhật phần mềm và hệ thống giúp vá các lỗ hổng bảo mật, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.
Việc đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là rất quan trọng, vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp và cơ quan thuế. Nếu không đảm bảo được tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro như bị phạt hành chính, khiếu nại từ khách hàng…
Việc lưu hóa đơn điện tử đúng cách và tuân thủ quy định pháp luật là điều cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu. Vậy hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Hãy để dịch vụ VNPT-Invoice của VNPT trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp bạn, mang lại sự tiện lợi và tối ưu trong quản lý hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn chi tiết các Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT-Invoice, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua các kênh sau đây. Theo dõi oneSME để cập nhật những tin tức hữu ích mới nhất!
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
