Trong quá trình phát hành hoá đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp có thể gặp phải lỗi sai mã số thuế. Trong bài viết này, oneSME sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi sai mã số thuế trên hoá đơn điện tử.
Thế nào là sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử?
Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có thể xảy ra khi mã số thuế được ghi trên hóa đơn và mã số thuế thực tế của người bán hoặc người mua không trùng khớp nhau.
Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là cần phân biệt và xác định được doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử sai sót do bên bán hoặc bên mua phát hiện hay do cơ quan thuế phát hiện từ đó mới có phương hướng khắc phục.
Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có nguy hiểm?
Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, tùy thuộc vào mức độ và tình huống cụ thể.
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế thường không được xem là hợp lệ về mặt pháp lý. Điều này có thể dẫn đến việc không được khấu trừ thuế GTGT hoặc không được ghi nhận chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp. Những lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến việc hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ, gây khó khăn trong việc kê khai thuế và thậm chí có thể dẫn đến các hình thức xử phạt từ cơ quan quản lý thuế.
Nếu hóa đơn bị sai mã số thuế, khách hàng có thể gặp khó khăn khi kê khai thuế hoặc ghi nhận chi phí. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác giữa các bên.
Chưa kể trong một số trường hợp, nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tốn thêm thời gian và công sức.
Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng mã số thuế trước khi phát hành hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp và cá nhân cần đảm bảo thông tin chính xác trên hóa đơn điện tử để tránh rắc rối pháp lý và thuế sau này.
Các trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Trên thực tế, có khá nhiều trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua, hoặc người bán, cụ thể như các trường hợp dưới đây:
- Mã số thuế không chính xác: Mã số thuế được ghi trên hóa đơn không đúng với mã số thuế của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Mã số thuế bị thiếu: Mã số thuế không được ghi hoặc ghi không đầy đủ trên hóa đơn.
- Mã số thuế của người mua hoặc người bán bị lẫn lộn: Ví dụ, mã số thuế của người bán bị ghi nhầm thành mã số thuế của người mua và ngược lại.
- Mã số thuế không hợp lệ: Mã số thuế ghi trên hóa đơn có thể không đúng định dạng hoặc không tồn tại.
- Sử dụng mã số thuế của đơn vị khác: Trường hợp người lập hóa đơn vô tình hoặc cố ý ghi mã số thuế của một doanh nghiệp hoặc cá nhân khác, không liên quan đến giao dịch.
- Sai mã số thuế do lỗi đánh máy: Có thể là một hoặc vài ký tự trong mã số thuế bị sai do nhầm lẫn khi nhập liệu, chẳng hạn như thiếu một số, thừa một số hoặc nhập sai thứ tự các ký tự.
- Ghi mã số thuế cũ hoặc mã số thuế đã bị thu hồi: Một doanh nghiệp có thể đã thay đổi mã số thuế do các thủ tục sáp nhập, tách doanh nghiệp hoặc thay đổi tổ chức. Nếu sử dụng mã số thuế cũ trên hóa đơn thì cũng coi là sai.
- Không cập nhật mã số thuế mới của đối tác: Nếu đối tác đã thay đổi mã số thuế mà người lập hóa đơn không cập nhật, dẫn đến việc ghi sai mã số thuế trên hóa đơn.
- Sai mã số thuế trong trường hợp tự in hóa đơn hoặc phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi: Một số lỗi từ phần mềm tự in hóa đơn hoặc hệ thống hóa đơn điện tử không cập nhật đầy đủ dữ liệu cũng có thể dẫn đến sai sót về mã số thuế.
Hóa đơn sai mã số thuế xử lý như thế nào?
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán ghi sai mã số thuế thì xử lý theo hướng dẫn tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC như sau:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về mã số thuế
- Người bán lập Hóa đơn điện tử mới thay thế cho Hóa đơn điện tử đã lập có sai và gửi lại cho người mua. Theo đó, trên Hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
- Người bán tiến hành lập, sau đó gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn có mã của Cơ quan thuế, người bán ghi sai mã số thuế trên hóa đơn thì xử lý như sau:
- Người bán tiến hành gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế.
- Sau đó, Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm cấp mã số mới thay thế cho hóa đơn đã lập. Bên bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai và gửi cho bên mua.
- Trường hợp, hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế đã được kê khai thuế thì cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ghi sai mã số thuế nhưng được phát hiện khi dữ liệu đã được gửi tới cơ quan thuế thì xử lý như sau:
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo cho người bán về việc hóa đơn điện tử cần rà soát theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán cần:
- Gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).
Sau khi thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
VNPT Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện
VNPT Invoice được đánh giá nằm trong top 7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất năm 2024. Bắt đầu xây dựng hệ thống hoá đơn điện từ từ 2012, hiện tại VNPT Invoice đã trở nên thân thiện và tiện ích hơn với người dùng nhờ một số ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp khác
- Thời gian sử dụng không giới hạn, thời gian lưu trữ 10 năm kể từ ngày phát hành hóa
Đặc biệt là có nhiều gói dịch vụ từ mức 300 hóa đơn đến 10.000 hóa đơn/gói. Chi phí dịch vụ hợp lý, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ hộ kinh doanh cá thể đến doanh nghiệp khởi nghiệp và cả các doanh nghiệp SME.
Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
Như vậy, những lỗi sai trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến việc hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ, gây khó khăn trong việc kê khai thuế và thậm chí có thể dẫn đến các hình thức xử phạt từ cơ quan quản lý thuế. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng mã số thuế trước khi phát hành hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng để tránh rắc rối pháp lý và thuế sau này.
Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào liên quan tới hóa đơn điện tử của VNPT, vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn chi tiết hoặc tìm hiểu thêm thông tin khác trên website VNPT và oneSME.
Xem thêm:
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua
Hướng dẫn chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
