Trong quá trình kinh doanh, sai sót trong việc lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Khi gặp phải các lỗi về thông tin hoặc số liệu trên hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh kịp thời là vô cùng quan trọng để tránh những hệ lụy pháp lý. Nhưng làm sao để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bước đơn giản để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả nhất.
Định nghĩa biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản, tài liệu được lập ra để xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình tạo và phát hành hóa đơn, chẳng hạn như lỗi về ngày tháng, giá trị hóa đơn, địa chỉ, hoặc nội dung khác. Văn bản này đóng vai trò xác nhận việc điều chỉnh và là cơ sở pháp lý cho việc sửa đổi hóa đơn ban đầu. Khi biên bản điều chỉnh được lập, hóa đơn điều chỉnh tương ứng cũng sẽ được phát hành, đảm bảo sự chính xác và hợp lệ của thông tin.
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là quá trình cần thiết khi hóa đơn bị lỗi
Tìm hiểu thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của VNPT cho doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra khi có sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Dưới đây là các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ hoặc cả bên mua và bên bán chưa kê khai thuế, cách xử lý sẽ như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử sau khi đã có sự thỏa thuận và đồng ý giữa hai bên. Hóa đơn điện tử bị hủy sẽ vẫn phải lưu trữ theo quy định pháp luật dù không còn hiệu lực.
- Sau khi hủy, người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định và gửi lại cho bên mua. Trên hóa đơn này cần ghi rõ thông tin: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu…, phát hành ngày…”.
Tìm hiểu thêm: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhanh chóng, hiệu quả cùng VNPT Invoice Inbot
Trường hợp 2: Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi đi, hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã cung ứng, và cả hai bên đã kê khai thuế, xử lý như sau:
- Nếu hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ của bên mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đúng, chỉ cần điều chỉnh.
- Nếu hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng với quy cách, chất lượng, hai bên sẽ lập hóa đơn điều chỉnh. Trước khi điều chỉnh, hai bên cần thống nhất và lập văn bản thỏa thuận.
Dù không bắt buộc, việc lập biên bản điều chỉnh giữa hai bên là cần thiết để đảm bảo thủ tục hợp lệ và tránh rủi ro phát sinh sau này.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tải và cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử VNPT từ nhà cung cấp
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78
Tùy theo từng loại sai sót trên hóa đơn điện tử, kế toán sẽ cần áp dụng các mẫu biên bản điều chỉnh phù hợp để xử lý. Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn phổ biến thường bao gồm: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, hoặc sai lệch về tổng số tiền trên hóa đơn. Dưới đây sẽ là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78 mà bạn có thể tham khảo:
Biên bản cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai giá:
Bạn có thể tải biên bản điều chỉnh TẠI ĐÂY.
Biên bản cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế:
Bạn có thể tải biên bản điều chỉnh TẠI ĐÂY.
Biên bản cho trường hợp hóa đơn điện tử chung trong các trường hợp ghi sai khác:
Bạn có thể tải biên bản điều chỉnh TẠI ĐÂY.
Biên bản cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên hoặc địa chỉ công ty:
Bạn có thể tải biên bản điều chỉnh TẠI ĐÂY.
Tại sao nên lựa chọn dịch vụ Hóa đơn điện tử VNPT-Invoice?
Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tạo lập, điều chỉnh, quản lý hóa đơn điện tử, VNPT đã phát triển và cung cấp dịch vụ VNPT-Invoice. VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT phát triển, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn và lưu trữ điện tử.
Với VNPT Invoice, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao hơn. VNPT Invoice đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý theo các thông tư và nghị định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định hiện hành. Dịch vụ này được triển khai qua hai giai đoạn cụ thể:
- Trước tháng 10/2021: Đáp ứng Nghị định 51/2010-NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC; Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
- Sau tháng 10/2021: Đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
VNPT Invoice đảm bảo tính pháp lý trong mỗi hóa đơn được phát hành
VNPT Invoice không chỉ là giải pháp hóa đơn điện tử hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật, và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Những lợi ích mà VNPT Invoice mang đến cho doanh nghiệp bao gồm như:
- Chủ động trong phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự phát hành hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian bằng cách giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và thời gian phát hành hóa đơn.
- Lưu trữ an toàn bởi hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử với độ bảo mật cao, dễ dàng truy cập và quản lý.
- Người dùng có thể tra cứu hóa đơn nhanh chóng, thao tác tra cứu dễ dàng tạo sự thuận tiện khi cần thiết.
- Người dùng có thể dễ dàng tích hợp VNPT Invoice với các phần mềm kế toán, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý tài chính.
Tùy thuộc vào từng gói dịch vụ, số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp lựa chọn, mức giá của VNPT Invoice sẽ khác nhau. Bạn có thể tham khảo chi tiết về bảng giá của dịch vụ VNPT Invoice TẠI ĐÂY.
Truy cập ngay oneSME để tham khảo dịch vụ và bảng giá VNPT Invoice chi tiết hơn
Để đảm bảo việc điều chỉnh, thành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần nắm vững các quy trình và thao tác đúng quy định. Việc sử dụng các giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để xử lý hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với oneSME qua Hotline 1800 1260 hoặc truy cập vào onesme.vn. OneSME cung cấp những dịch vụ phù hợp, giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng quản lý, tạo lập và điều chỉnh hóa đơn điện tử hiệu quả. Hãy trải nghiệm các giải pháp chuyên nghiệp từ OneSME ngay hôm nay để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn!
