Trong thời gian gần đây, cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là Chính phủ và Bộ Tài chính, đang quyết liệt yêu cầu các cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải triển khai xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán. Việc này không còn là khuyến khích mà đã trở thành một quy định bắt buộc, nhằm tăng cường tính minh bạch, chống thất thu thuế và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Bài viết này sẽ giải thích rõ ràng các quy định về xuất hóa đơn xăng dầu, từ nguyên tắc chung, quy trình xử lý sai sót mới nhất đến các chế tài xử phạt.
1. Các văn bản pháp lý cốt lõi
Toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử xăng dầu được điều chỉnh bởi một hệ thống văn bản pháp lý chặt chẽ, bao gồm:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đặt ra nguyên tắc nền tảng về việc phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định 80/2023/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh xăng dầu.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Văn bản mới nhất, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, với những thay đổi quan trọng về cách xử lý hóa đơn sai sót.
2. Các quy định chung về hóa đơn điện tử xăng dầu
Để hoạt động đúng pháp luật, các cửa hàng bán lẻ xăng dầu cần tuân thủ bốn nguyên tắc cơ bản sau:
2.1. Bắt buộc xuất hóa đơn theo từng lần bán
- Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 90, Luật Quản lý thuế 2019.
- Nội dung: Đây là nguyên tắc quan trọng và triệt để nhất. Quy định này yêu cầu người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua cho mọi giao dịch bán hàng, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ. Điều này có nghĩa là kể cả khi khách hàng chỉ mua 30.000đ hay 50.000đ tiền xăng, cửa hàng vẫn có nghĩa vụ phải khởi tạo và phát hành một hóa đơn điện tử tương ứng cho giao dịch đó. Mục đích của quy định này là để đảm bảo mọi khoản doanh thu đều được ghi nhận, chống thất thu thuế và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh xăng dầu.
2.2. Thời điểm lập hóa đơn: Ngay khi kết thúc giao dịch
- Căn cứ pháp lý: Điểm i, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nội dung: Thời điểm lập hóa đơn được xác định là tại thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. “Kết thúc việc bán” được hiểu là ngay sau khi vòi bơm dừng, khách hàng hoàn tất việc thanh toán. Hóa đơn phải được khởi tạo và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế ngay lúc đó. Việc gộp nhiều lần bán lẻ cho khách hàng không lấy hóa đơn để xuất một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày là hành vi không đúng quy định.
2.3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
- Căn cứ pháp lý: Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Nội dung:
- Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh (không lấy hóa đơn): Để đảm bảo tốc độ bán hàng, hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
- Đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức (cần lấy hóa đơn để hạch toán chi phí): Hóa đơn bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin theo quy định như: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên loại xăng, dầu; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất và tiền thuế GTGT… để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế.
2.4. Quy định về truyền dữ liệu đến cơ quan thuế
- Căn cứ pháp lý: Điều 58, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nội dung: Các đơn vị kinh doanh xăng dầu phải cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế công bố. Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng, có các phương thức truyền dữ liệu sau:
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Phương thức này áp dụng khi bán hàng cho các khách hàng có lấy hóa đơn (thường là doanh nghiệp, tổ chức có Mã số thuế). Dữ liệu chi tiết của từng hóa đơn sẽ được gửi đi.
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Đối với các giao dịch bán lẻ cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, không lấy hóa đơn, cửa hàng sẽ không gửi đi từng hóa đơn riêng lẻ mà sẽ tổng hợp dữ liệu của các giao dịch này vào một bảng tổng hợp và gửi đến cơ quan thuế theo định kỳ.
- Kết hợp cả hai phương thức trên: Trong thực tế, các cửa hàng sẽ áp dụng đồng thời cả hai cách trên để vừa đáp ứng nhu cầu lấy hóa đơn của doanh nghiệp, vừa đảm bảo quy trình bán lẻ cho cá nhân được nhanh chóng.
3. Quy định mới về xử lý sai sót từ 01/06/2025 (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã mang đến một thay đổi lớn trong việc xử lý hóa đơn sai sót, áp dụng chung cho tất cả các ngành nghề, bao gồm cả xăng dầu.
1. Bỏ quy định “Hủy hóa đơn” để xử lý sai sót
- Thay đổi cốt lõi: Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ hoàn toàn quy định cho phép hủy hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua.
- Quy trình thống nhất: Mọi trường hợp sai sót đều phải xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế.
2. Hướng dẫn xử lý khi sai Tên, Địa chỉ
- Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không cần lập lại hóa đơn.
3. Hướng dẫn xử lý khi sai MST, Số tiền, Thuế suất…
- Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận (với doanh nghiệp) hoặc thông báo (với cá nhân).
- Bước 2: Lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh (ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”) hoặc hóa đơn thay thế (ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”).
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua hoặc cơ quan thuế.
4. Hướng dẫn xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng (Quy định mới)
- Được phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn sai của cùng một khách hàng trong tháng.
- Bắt buộc đính kèm Bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại bài viết “quy định về hủy hóa đơn điện tử”.
4. Chế tài xử phạt khi vi phạm
Việc không tuân thủ quy định về xuất hóa đơn xăng dầu sẽ phải đối mặt với các chế tài nghiêm khắc.
- Căn cứ pháp lý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Mức xử phạt: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn theo từng lần bán.
- Chế tài nghiêm khắc hơn: Theo chỉ đạo của Chính phủ và quy định tại Nghị định 80/2023/NĐ-CP, các trường hợp cố tình vi phạm, không thực hiện kết nối với cơ quan thuế có thể bị xem xét thu hồi giấy phép kinh doanh.
VNPT Invoice – Giải pháp tối ưu cho cửa hàng xăng dầu
Để việc xuất hóa đơn xăng dầu theo từng lần bán và xử lý sai sót theo quy định mới được thực hiện một cách chính xác và dễ dàng, việc lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh và luôn được cập nhật là vô cùng quan trọng. VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử của VNPT, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý và nghiệp vụ mới nhất.
- Tự động hóa xuất hóa đơn theo từng lần bơm: VNPT Invoice có khả năng tích hợp trực tiếp với các hệ thống cột bơm xăng và phần mềm quản lý bán hàng (POS). Ngay khi vòi bơm được gác lại và giao dịch hoàn tất, hệ thống sẽ tự động khởi tạo hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Quy trình khép kín này giúp đáp ứng yêu cầu “xuất hóa đơn theo từng lần bán” một cách chính xác mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào, đảm bảo tốc độ phục vụ khách hàng.
- Đáp ứng đầy đủ và nhanh chóng các quy định pháp lý mới nhất: Là sản phẩm của tập đoàn VNPT, hệ thống luôn được cập nhật để tuân thủ mọi quy định mới nhất của Chính phủ và Bộ Tài chính. Các nghiệp vụ phức tạp như xử lý sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (điều chỉnh, thay thế, lập bảng kê) đều được tích hợp sẵn, giúp cửa hàng xăng dầu luôn hoạt động đúng luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
- Quản lý dữ liệu tập trung và đối soát doanh thu chính xác: Giải pháp cung cấp một hệ thống quản trị tập trung, cho phép chủ cửa hàng dễ dàng đối soát dữ liệu bán hàng từ cột bơm với dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế. Tính năng này giúp việc hạch toán và quản lý doanh thu trở nên chính xác, minh bạch, chống thất thoát và đơn giản hóa công tác kế toán cuối ngày.
- Vận hành ổn định trên hạ tầng VNPT IDC và hỗ trợ toàn quốc: Dịch vụ được vận hành trên hạ tầng các Trung tâm dữ liệu (IDC) đạt chuẩn quốc tế Tier III của VNPT, đảm bảo hoạt động ổn định và liên tục 24/7, yếu tố sống còn đối với ngành xăng dầu. Cùng với mạng lưới hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp rộng khắp 34 tỉnh thành, VNPT đảm bảo mọi vấn đề phát sinh đều được xử lý kịp thời, ngay cả tại các cửa hàng ở những địa bàn xa xôi.
Việc tuân thủ quy định về xuất hóa đơn xăng dầu theo từng lần bán là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả các cửa hàng bán lẻ. Các chủ cửa hàng cần nắm vững ba nguyên tắc cốt lõi: Xuất theo từng lần bán – Lập tại thời điểm kết thúc giao dịch – Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, và đặc biệt là các quy định mới về xử lý sai sót có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
Việc khẩn trương đầu tư, nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý và hóa đơn điện tử là cần thiết để đáp ứng đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý và hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp, minh bạch.
Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.
