Hiện tại chữ ký số không bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp ngoại trừ 3 trường hợp: kê khai và nộp tờ khai thuế, sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến. Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết về 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
1. 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số
| Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số | Căn cứ pháp lý |
| Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế | Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 |
| Sử dụng hóa đơn điện tử | Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP |
| Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến | Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH |
Trường hợp 1: Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế
Căn cứ pháp lý:
“Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.”
(Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019)
Giải nghĩa luật:
Người nộp thuế ở đây bao gồm các đối tượng: tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh thực hiện các hoạt động kinh doanh, buôn bán tại nơi có các cơ sở, trụ sở đóng thuế được trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin.
Những người này có nhiệm vụ thực hiện kê khai thuế, nộp thuế và giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua việc sử dụng phương tiện điện tử theo quy định. Theo đó chữ ký số là phương tiện cần thiết để thực hiện hoạt động này.
Hướng dẫn thực hiện ký số khi kê khai thuế:
Hoạt động kê khai thuế bao gồm 4 bước cơ bản: Đăng nhập vào trang Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Lấy giấy nộp tiền, Khai báo thông tin trên tờ khai và Ký số. Ký số là bước cuối cùng và quan trọng nhất. Tại đây, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã nhập để đảm bảo độ chính xác, sau đó kích chuột vào ô “Ký điện tử”. Cửa sổ nhập mã Pin xuất hiện, nhập mã pin chính là Chữ ký số của bạn và bấm chọn “Log in”. Khi hệ thống hiển thị thông báo “Ký tên tờ khai thành công” có nghĩa là bạn đã hoàn thành thủ tục, bạn nhấn vào OK và tiến hành Nộp tờ khai của mình.
Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý: Theo nội dung tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP nội dung của hóa đơn điện tử cần có “Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” và “Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)”.
Giải nghĩa luật: Trong quá trình thực hiện các giao dịch điện tử, để hóa đơn điện tử có giá trị thì bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp đặc biệt).
Không chỉ mang tính ràng buộc theo pháp luật, việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử còn giúp người bán và người mua dễ dàng thực hiện kiểm tra, đối soát độ uy tín, an toàn của giao dịch mà mình đã thực hiện. Vì vậy nếu doanh nghiệp đã định hướng chuyển đổi số với hóa đơn điện tử thì hãy chọn mua những combo dịch vụ bao gồm cả chữ ký số để tối ưu chi phí.
Trường hợp 3: Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến
Căn cứ pháp lý: Theo điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH:
“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”.
Giải nghĩa luật: Khi tổ chức hoặc cá nhân muốn thực hiện các giao dịch BHXH trực tuyến (kê khai, báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ thai sản,…) đều bắt buộc phải có chứng thư số. Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử, khi tổ chức, cá nhân đăng ký dịch vụ chứng thực chữ ký số từ nhà cung cấp thì sẽ được cấp loại chứng thư này. Chứng thư này có giá trị tương tự như một tấm căn cước, định danh cho chữ ký mà doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, theo như giải nghĩa trên thì có thể hiểu đơn giản rằng: việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc để có thể giao dịch BHXH trực tuyến.
2. Ngoài trường hợp bắt buộc, doanh nghiệp có nên sử dụng chữ ký số?
Doanh nghiệp không thuộc các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số vẫn nên sử dụng vì chữ ký số mang lại nhiều lợi ích ở hiện tại và tương lai. Chữ ký số giúp cho việc tiến hành các giao dịch với đối tác trở nên thuận tiện hơn.
Tiết kiệm thời gian và công sức
Chữ ký số là một phương tiện giúp ký kết nhiều loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng mà hai bên không cần phải trực tiếp gặp nhau, điều này giúp cho cả hai bên tiết kiệm thời gian đi lại, không phải in ấn các hồ sơ, giấy tờ.
Đảm bảo tính chính xác
Chữ ký số được thiết lập dưới sự quản lý chặt chẽ. Mỗi đơn vị, doanh nghiệp khi đăng ký chỉ sở hữu một loại chữ ký số nhất định. Chính vì thế, chữ ký số sử dụng mẫu chữ ký duy nhất, chính xác nhất trong mọi thủ tục giấy tờ. Trong xã hội hiện đại, việc sử dụng chữ ký số còn đảm bảo tính chính xác và an toàn thông tin. Sau khi ký xong, bất cứ ai cũng không thể thay đổi, chỉnh sửa hay tẩy xóa như rủi ro ký giấy.
Tính bảo mật cao
Chữ ký số được xem như là một chiếc chìa khóa bí mật được đưa vào một chương trình phần mềm với mục đích tự động tạo và gắn chữ ký số với dữ liệu. Chữ ký số có cấu tạo hai phần bao gồm phần mềm và phần cứng.
Phần mềm chứa các chứng thư số có dữ liệu mã hóa của doanh nghiệp. Phần cứng là phần USB Token được bảo mật bằng mật khẩu là mã PIN riêng biệt, được cung cấp cho người sử dụng. Các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số vì tính bảo mật cao, đảm bảo sẽ không xảy ra tình trạng ký khống hay ăn cắp chữ ký.
Hiện nay, VNPT đang là đơn vị cung cấp giải pháp chữ ký số VNPT SmartCA (ký số không cần token) và VNPT CA (giải pháp chữ ký số cần token) hàng đầu Việt Nam. Với VNPT Smart CA và VNPT CA, khách hàng tối ưu hóa thời gian và công sức, khả năng truy cập ký số mọi nơi mọi lúc mọi nơi với các thao tác đơn giản, nhanh gọn. Cả hai ứng dụng ký số đều đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối, chi phí tiết kiệm cho người dùng.
VNPT cũng cung cấp các combo kết hợp giữa chữ ký số và BHXH điện tử giúp tối ưu hơn chi phí cho doanh nghiệp. Với phương châm làm việc đem đến sự hài lòng tốt nhất cho quý khách hàng, VNPT đã không ngừng đổi mới, cải tiến và cho ra nhiều dịch vụ thông minh, đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng cao của khách hàng.
Để được biết thêm thông tin chi tiết về các gói dịch vụ hoặc giải đáp những thắc mắc liên quan đến chữ ký số, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua một trong những cách thức sau để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
