Khi chứng thư số chưa được khai báo hoặc thông tin trên eTax không còn chính xác, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế để tiếp tục ký và gửi hồ sơ điện tử. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước thực hiện, cách kiểm tra kết quả và xử lý các lỗi thường gặp.
1. Trường hợp cần đăng ký mới hoặc cập nhật chữ ký số
Đăng ký mới hoặc cập nhật chữ ký số với cơ quan thuế là bước khai báo thông tin chứng thư số trên hệ thống Thuế điện tử (eTax) để doanh nghiệp có thể ký và gửi hồ sơ điện tử. Đây không phải thủ tục mua hay đăng ký sử dụng chữ ký số. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện trong một số trường hợp nhất định, được tổng hợp trong bảng sau:
| Trường hợp | Có cần cập nhật trên eTax với cơ quan thuế không? |
| Mua chữ ký số lần đầu | Có. Nếu doanh nghiệp chưa khai báo chứng thư số với tài khoản giao dịch thuế điện tử. |
| Cấp chứng thư số mới | Có. Khi eTax chưa ghi nhận chứng thư mới. |
| Đăng ký tài khoản eTax lần đầu | Có. Nếu chưa có tài khoản eTax, cần hoàn tất đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trước. |
| Gia hạn chữ ký số (serial thay đổi) | Kiểm tra trước. Nếu serial hoặc chứng thư số thay đổi thì cần cập nhật; nếu không thay đổi thì không cần. |
| Đổi nhà cung cấp chữ ký số | Có. Chứng thư của nhà cung cấp mới phải được khai báo trên eTax. |
| Hệ thống báo “Chữ ký số chưa đăng ký” | Có. Kiểm tra serial của chứng thư số; nếu eTax chưa ghi nhận, thực hiện đăng ký hoặc cập nhật. |
| Chứng thư số không khớp | Có. Nếu chứng thư số hoặc serial đã thay đổi. |
| Không đọc được chữ ký số | Không phải lúc nào cũng cần cập nhật. Chỉ cập nhật khi chứng thư số hoặc serial thay đổi; nếu không, hãy kiểm tra thiết bị và phần mềm ký. |
2. Cách đăng ký mới và cập nhật chữ ký số với cơ quan thuế trên Cổng Dịch vụ công Thuế
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số với cơ quan thuế trên Cổng dịch vụ công Thuế tại địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin.
Thông tin cần chuẩn bị trước khi đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số:
| Hạng mục | Cần chuẩn bị |
| Thông tin doanh nghiệp | Mã số thuế, tên doanh nghiệp/người nộp thuế, email và số điện thoại đang sử dụng. |
| Tài khoản | Tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp hoặc tài khoản Thuế điện tử có quyền quản lý. |
| Chữ ký số | Chứng thư số còn hiệu lực; USB Token hoặc tài khoản chữ ký số từ xa. |
| Môi trường ký | Máy tính, trình duyệt và thành phần ký theo yêu cầu của Cổng dịch vụ công Thuế. |
Doanh nghiệp cần phân biệt hai trường hợp: đăng ký lần đầu và cập nhật/thay đổi chứng thư số đã có để thực hiện thao tác phù hợp.
2.1. Cách đăng ký lần đầu: tạo tài khoản và gắn chữ ký số với dịch vụ thuế
Áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp chưa có tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc chưa có chứng thư số được ghi nhận trong Thông tin dịch vụ. Quy trình gồm hai chặng: kích hoạt tài khoản doanh nghiệp và gắn chứng thư số vào dịch vụ thuế.
Bước 1: Chọn Đăng ký và đối tượng Doanh nghiệp
Truy cập Cổng dịch vụ công Thuế, chọn Đăng ký ở góc trên bên phải, sau đó chọn đối tượng Doanh nghiệp. Hệ thống sẽ chuyển sang hướng dẫn đăng ký và kích hoạt tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Bước 2: Kích hoạt tài khoản định danh điện tử và đăng nhập lại Cổng dịch vụ công Thuế
Hoàn tất đăng ký/kích hoạt tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo hướng dẫn của hệ thống. Sau đó, quay lại Cổng dịch vụ công Thuế và chọn phương thức đăng nhập phù hợp. Doanh nghiệp có thể đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử; trường hợp sử dụng tài khoản Thuế điện tử, cần dùng tài khoản có quyền quản lý.
Bước 3: Thêm mới khai báo chứng thư số lần đầu
Sau khi đăng nhập, mở menu cạnh tên doanh nghiệp > Quản lý thông tin > Thông tin dịch vụ. Tại Dịch vụ – Khai thuế điện tử hoặc Dịch vụ – Nộp thuế điện tử, kiểm tra bảng Thông tin CKS. Nếu dịch vụ chưa ghi nhận chứng thư số, chọn Thêm mới để thực hiện khai báo lần đầu.
Lưu ý: Cần đăng ký cho đúng dịch vụ doanh nghiệp sẽ sử dụng. Nếu cần cả khai thuế và nộp thuế điện tử, kiểm tra và thực hiện ở từng dịch vụ tương ứng.
Bước 4: Chọn chứng thư số và xác thực
Với USB Token, cắm thiết bị vào máy tính, chọn đúng chứng thư số còn hiệu lực và nhập mã PIN khi hệ thống yêu cầu.
Với chữ ký số từ xa, thực hiện xác thực theo phương thức của nhà cung cấp khi hệ thống hiển thị tùy chọn tương ứng. Kiểm tra tên chủ thể, mã số thuế, số serial và thời hạn chứng thư trước khi tiếp tục.
Bước 5: Kiểm tra thông tin, ký và gửi hồ sơ đăng ký
Kiểm tra toàn bộ thông tin đăng ký giao dịch thuế điện tử. Nếu thông tin chính xác, chọn Ký và gửi, hoàn tất xác thực chữ ký số và theo dõi thông báo của hệ thống. Khi hồ sơ được ghi nhận thành công, quay lại Thông tin dịch vụ để đối chiếu serial và thời hạn của chứng thư số đã đăng ký.
2.2. Cách cập nhật hoặc thay đổi chữ ký số đã đăng ký
Áp dụng khi doanh nghiệp đã có tài khoản và chứng thư số đã được ghi nhận nhưng cần thay đổi do cấp mới, đổi serial, đổi nhà cung cấp hoặc chuyển phương thức ký.
Bước 1: Truy cập và đăng nhập Cổng dịch vụ công Thuế
Truy cập https://dichvucong.gdt.gov.vn/ và chọn Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử.
- Với doanh nghiệp sử dụng tài khoản thuế điện tử, cần đăng nhập bằng tài khoản quản lý có dạng MST-QL để có quyền thay đổi thông tin dịch vụ.
- Với USB Token: cắm Token vào máy tính và bảo đảm thiết bị đã được nhận trước khi thao tác.
- Với chữ ký số từ xa: chuẩn bị tài khoản và phương thức xác thực của dịch vụ chữ ký số đang sử dụng.
Bước 2: Mở mục Quản lý thông tin và chọn Thay đổi thông tin
Sau khi đăng nhập, nhấn mũi tên cạnh tên đơn vị ở góc trên bên phải, chọn Quản lý thông tin. Tại trang thông tin tài khoản, kéo xuống cuối trang và chọn Thay đổi thông tin.
Bước 3: Chọn dịch vụ cần đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số
Tại phần Thông tin dịch vụ, kiểm tra thông tin chữ ký số và chọn Thay đổi thông tin tại dịch vụ cần cập nhật:
- Dịch vụ – Khai thuế điện tử: phục vụ khai thuế và nộp tờ khai điện tử.
- Dịch vụ – Nộp thuế điện tử: phục vụ các giao dịch nộp thuế điện tử.
Lưu ý: Nếu cần cập nhật chữ ký số cho cả hai dịch vụ, doanh nghiệp thực hiện lần lượt từng dịch vụ.
Bước 4: Cập nhật thông tin chữ ký số mới
Hệ thống chuyển sang bước Nhập thông tin. Tùy phương thức ký số, doanh nghiệp thực hiện như sau:
- USB Token: Chọn Thay đổi thông tin, chọn đúng chứng thư số còn hiệu lực và nhập mã PIN khi hệ thống yêu cầu. Khi thông tin chứng thư số mới hiển thị, chọn Tiếp tục.
- Chữ ký số từ xa: Chọn Thay đổi chữ ký số từ xa, nhập tài khoản và mật khẩu theo yêu cầu, sau đó chọn Chấp nhận. Khi hệ thống hiển thị đúng thông tin chứng thư số mới, chọn Tiếp tục
Bước 5: Kiểm tra tờ khai, ký và gửi
Tại bước Xác thực, kiểm tra thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”. Nếu thông tin chính xác, chọn Ký và gửi.
- USB Token: nhập mã PIN để ký điện tử.
- Chữ ký số từ xa: đăng nhập/xác thực theo cơ chế của nhà cung cấp và phê duyệt yêu cầu ký trên ứng dụng hoặc thiết bị xác thực.
Bước 6: Kiểm tra thông báo và kết quả cập nhật
Sau khi ký thành công, hệ thống hiển thị thông báo tiếp nhận hoặc hoàn tất. Doanh nghiệp quay lại Quản lý thông tin hoặc Tra cứu hồ sơ để kiểm tra trạng thái xử lý, đồng thời đối chiếu serial, thời hạn và trạng thái chứng thư số để bảo đảm thông tin đã được cập nhật chính xác.
Nếu đã cập nhật Dịch vụ – Khai thuế điện tử, thực hiện tương tự cho Dịch vụ – Nộp thuế điện tử khi có nhu cầu. Lưu thông báo hoặc biên nhận điện tử để đối chiếu khi cần.
3. Các lỗi thường gặp khi đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số
Khi đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số trên eTax, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi liên quan đến chứng thư số, thiết bị ký hoặc cấu hình hệ thống. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách xử lý.
3.1. Lỗi chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan thuế
Nguyên nhân:
- eTax chưa ghi nhận chứng thư số đang sử dụng.
- Doanh nghiệp vừa cấp mới, gia hạn (serial thay đổi) hoặc đổi nhà cung cấp.
- Chọn nhầm chứng thư số hoặc đăng nhập sai tài khoản.
Cách khắc phục:
Đối chiếu serial của chứng thư số với thông tin trên eTax. Nếu chưa khớp, vào Đăng ký/Thay đổi thông tin dịch vụ, đọc lại chứng thư số, ký và gửi hồ sơ. Sau khi có thông báo tiếp nhận, kiểm tra lại trạng thái trước khi thực hiện các giao dịch thuế.
3.2. Lỗi không đọc được chứng thư số
Nguyên nhân:
- USB Token chưa được máy tính nhận.
- Driver hoặc phần mềm ký chưa tương thích.
- Trình duyệt chặn thành phần ký.
- Có nhiều phần mềm Token chạy cùng lúc.
Cách khắc phục:
Kết nối lại USB Token, kiểm tra driver hoặc phần mềm ký, đóng các ứng dụng ký không cần thiết và thử lại bằng trình duyệt được eTax hỗ trợ. Với chữ ký số từ xa, kiểm tra lại quá trình xác thực theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
3.3. Lỗi chứng thư số không hợp lệ hoặc hết hiệu lực
Nguyên nhân:
- Chứng thư số đã hết hạn hoặc bị thu hồi.
- Chưa đến thời điểm có hiệu lực.
- Thông tin chủ thể không khớp hoặc chọn nhầm chứng thư số.
Cách khắc phục:
Kiểm tra trạng thái chứng thư số trên công cụ của nhà cung cấp. Nếu chứng thư đã hết hạn hoặc được cấp mới với serial khác, hãy gia hạn hoặc cập nhật lại trên eTax trước khi gửi hồ sơ.
4. VNPT SmartCA – Giải pháp ký số thuận tiện cho giao dịch thuế
Sau khi hoàn tất đăng ký hoặc cập nhật chứng thư số trên eTax, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số để kê khai, nộp thuế và thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến. Với nhu cầu ký số từ xa, doanh nghiệp có thể tham khảo VNPT SmartCA trên nền tảng chuyển đổi số oneSME.
VNPT SmartCA đồng hành cùng doanh nghiệp:
- Duy trì giao dịch thuế điện tử liên tục: Ký và gửi hồ sơ đúng thời hạn, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các kỳ kê khai, nộp thuế và các thủ tục phát sinh.
- Thuận tiện khi quản lý chữ ký số: Khi cần gia hạn hoặc cập nhật chứng thư số, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ mà không làm gián đoạn các giao dịch điện tử.
- oneSME đồng hành trong suốt quá trình sử dụng: Không chỉ cung cấp giải pháp ký số, oneSME còn hỗ trợ tư vấn, kích hoạt, cập nhật chứng thư số và giải đáp các vướng mắc khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch thuế điện tử.
Nếu chưa có chữ ký số hoặc cần thay đổi giải pháp đang sử dụng, doanh nghiệp có thể tham khảo các gói VNPT SmartCA trên oneSME để được tư vấn và hỗ trợ triển khai phù hợp với nhu cầu giao dịch thuế điện tử.
5. Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế có bắt buộc không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp cần đăng ký hoặc cập nhật chứng thư số trên eTax nếu sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch thuế điện tử. Đối với cá nhân, yêu cầu xác thực có thể khác tùy từng thủ tục và kênh giao dịch.
Câu 2: Gia hạn chữ ký số có cần cập nhật trên eTax không?
Trả lời: Không phải mọi trường hợp gia hạn chữ ký số đều cần cập nhật trên eTax. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật khi serial hoặc chứng thư số thay đổi, hoặc eTax chưa ghi nhận đúng chứng thư đang sử dụng. Nếu chỉ gia hạn thời hạn và serial không đổi, thường không cần cập nhật nhưng vẫn nên kiểm tra trước kỳ kê khai.
Câu 3: Có thể dùng chữ ký số từ xa để đăng ký với cơ quan thuế không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số từ xa nếu hệ thống Thuế điện tử hỗ trợ phương thức ký này và dịch vụ chữ ký số đang sử dụng tương thích với nghiệp vụ thực hiện. Doanh nghiệp có thể tham khảo VNPT SmartCA trên nền tảng oneSME khi có nhu cầu triển khai giải pháp chữ ký số từ xa.
Câu 4: Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế thực hiện online hay trực tiếp?
Trả lời: Việc đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số với cơ quan thuế được thực hiện trực tuyến trên hệ thống Thuế điện tử (eTax). Doanh nghiệp có thể khai báo, ký và gửi hồ sơ online mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.
Câu 5: Đổi nhà cung cấp chữ ký số có cần cập nhật trên eTax không?
Trả lời: Doanh nghiệp có cần cập nhật chứng thư số mới trên eTax khi đổi nhà cung cấp chữ ký số. Sau khi cập nhật, doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái chứng thư số trên hệ thống trước khi thực hiện các giao dịch thuế điện tử.
Thực hiện đúng quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế sẽ giúp doanh nghiệp duy trì các giao dịch thuế điện tử ổn định, hạn chế lỗi khi ký và gửi hồ sơ. Bên cạnh đó, việc chủ động theo dõi trạng thái chứng thư số và cập nhật thông tin khi có thay đổi cũng là cách đảm bảo quá trình kê khai, nộp thuế diễn ra thông suốt.
