Hợp đồng điện tử và chữ ký số được xem là giải pháp công nghệ hàng đầu với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể thực hiện ký số an toàn, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được tính pháp lý trên hợp đồng. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về hợp đồng điện tử, chữ ký số và quy trình ký hợp đồng điện tử đúng pháp luật.
1. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn những điều kiện nhất định
Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy truyền thống chỉ khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Chữ ký số bắt buộc phải được cấp phép bởi CA (Certificate Authority – Đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng được cơ quan có thẩm quyền cấp phép) tại Việt Nam cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Chữ ký số chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng mọi điều kiện và được tạo ra trong khoảng thời gian chứng thư số có hiệu lực. Hiệu lực này có thể kiểm tra được thông qua khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó.
2. Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử
Tất cả các bên tham gia giao dịch điện tử bao gồm các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan đều có quyền sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử hoặc chứng thực chữ ký số, trừ những trường hợp phải tuân theo quy định khác của pháp luật.
Theo đó, người ký chữ ký số hoặc đại diện ký phải kiểm soát được hành vi của mình khi sử dụng chương trình và thiết bị ký số. Đồng thời, người thực hiện ký số phải đảm bảo các nghĩa vụ sau:
- Có biện pháp ngăn chặn hành vi sử dụng chữ ký số khi có người sử dụng chữ ký số của mình nhằm tạo dữ liệu điện tử không hợp pháp.
- Nếu phát hiện chữ ký số không còn trong phạm vi kiểm soát của bản thân thì cần thông báo kịp thời cho các bên chấp nhận chữ ký số và nhà cung cấp chữ ký số để tránh trường hợp chữ ký số không được sử dụng đúng mục đích.
- Người ký chữ ký số phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả khi sử dụng chữ ký số không tuân theo quy định.
3. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có hiệu lực tại thời điểm giao kết
Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có hiệu lực từ thời điểm giao kết hợp đồng. Đây là thời điểm các bên có liên quan đã thỏa thuận xong nội dung của hợp đồng và tuân thủ đúng và đủ các quy định của pháp luật khi thực hiện giao kết điện tử.
Ngoài ra, hợp đồng điện tử sẽ có hiệu lực tại các thời điểm sau:
- Thời điểm do các bên tự thỏa thuận: Là thời điểm các bên tham gia hợp đồng điện tử tự thỏa thuận với nhau từ trước. Theo đó, hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có hiệu lực từ thời điểm đã thỏa thuận đó.
- Thời điểm pháp luật quy định: Với một số trường hợp đặc biệt, hiệu lực của hợp đồng điện tử sẽ do pháp luật quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Thảm khảo thêm bài viết: Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?
4. Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số theo đúng quy trình và thỏa mãn các điều kiện do pháp luật quy định sẽ được công nhận như hợp đồng giấy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số token chuẩn pháp luật bạn có thể tham khảo.
4.1. Chuẩn bị
Để thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng USB Token bạn cần chuẩn bị:
- Chữ ký số phải còn hiệu lực sử dụng. Nếu chữ ký số đã hết hạn thì doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng.
- Phần mềm ký hợp đồng điện tử VNPT CA hoặc VNPT Smart CA.
4.2. Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Quy trình ký hợp đồng điện tử VNPT bằng chữ ký số sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Cài đặt thiết bị
Người dùng truy cập trang ký số của VNPT TẠI ĐÂY để tải plugin về và cài đặt cho máy.
Giao diện sẽ hiện lên như hình dưới sau khi hoàn tất cài đặt.
Bước 2: Đổi mật khẩu
Người dùng truy cập vào email đã đăng ký dịch vụ chữ ký số để lấy thông tin tài khoản để đăng nhập trên trang hợp đồng điện tử VNPT eContract.
Tại lần đăng nhập đầu tiên, phần mềm sẽ yêu cầu người dùng đổi mật khẩu để nâng cao bảo mật.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký số
Khi giao diện quản lý chữ ký số hiện lên, bạn chọn mục Thêm chữ ký số. Thông báo hiện Thêm mới thành công thì bạn chọn Đồng ý.
Sau đó, truy cập vào mục Quản lý bộ hồ sơ hợp đồng, chọn và mở hồ sơ cần ký số lên.
Hồ sơ hiện lên bạn kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng, nếu không có vấn đề gì thì ấn Tiếp tục.
Tiếp đến, bạn chọn hình thức ký số và ấn Áp dụng.
Phần mềm yêu cầu nhập mã PIN, bạn nhập đúng mã PIN và ấn Login để tiếp tục ký.
Giao diện hiện lên như hình dưới là bạn đã thực hiện ký số thành công.
Bạn có thể kiểm tra thông tin chữ ký số đầy đủ như hình dưới đây.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số VNPT chi tiết cho file Word, Excel, PDF và kê khai dịch vụ công.
5. VNPT – Đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử và chữ ký số uy tín
Là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực công nghệ, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT đã nghiên cứu, phát triển và đưa ra thị trường dịch vụ hợp đồng điện tử VNPT eContract và dịch vụ chữ ký số VNPT CA.
Với gói dịch vụ hợp đồng điện tử và chữ ký số của VNPT, người dùng có thể thực hiện mọi giao dịch điện tử với đa dạng lĩnh vực một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật cao. Các ưu điểm nổi bật của gói dịch vụ này phải kể đến như:
- Cho phép thực hiện ký số nhanh chóng, chính xác.
- Đảm bảo lưu trữ hợp đồng bảo mật, an toàn, tin cậy và minh bạch.
- Dễ dàng tra cứu và quản lý thông tin hồ sơ, hợp đồng.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, tiết kiệm thời gian ký kết.
- Thực hiện ký hợp đồng linh hoạt mọi lúc, mọi nơi.
- Nâng cao hiệu quả làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực để phục vụ cho các hoạt động khác.
- Đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, được pháp luật công nhận và bảo vệ.
Để đăng ký dịch vụ hợp đồng điện tử và dịch vụ chữ ký số của VNPT, quý khách hãy liên hệ trực tiếp với tổng đài VNPT 1800 1260 để được hướng dẫn chi tiết. Hoặc đăng ký trực tiếp tin tại:
- Chữ ký số VNPT-CA
- Hợp đồng điện tử VNPT eContract
Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp, quý khách hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
