Sai tên công ty trên hóa đơn điện tử ảnh hưởng rất nhiều đến tính pháp lý và quá trình sử dụng hóa đơn về sau này của doanh nghiệp. Vậy, khi kê khai sai tên công ty trên hóa đơn điện tử cần xử lý như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết ở bài viết mà oneSME đã tổng hợp dưới đây.
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty
Thực tế, tình trạng kê khai sai tên công ty trên hóa đơn điện tử khá phổ biến. Tuy nhiên, tùy vào từng trường hợp hóa đơn sai tên công ty và địa chỉ mà sẽ có những hướng xử lý khác nhau. Cụ thể:
Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Khi người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử bị sai tên công ty đã được cấp mã của cơ quan Thuế mà chưa gửi cho người mua, có thể xử lý theo các bước sau.
- Bước 1: Thông báo vấn đề với cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Khi đó, cơ quan Thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót được lưu trên hệ thống.
- Bước 2: Bên phía người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và thực hiện ký số và gửi lại cho cơ quan Thuế để có thể cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã sai trước đó. Khi đã có hóa đơn điện tử chính xác, người bán có thể tiến hành gửi đến người mua.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử không có link tra cứu
Sai tên đơn vị trên hóa đơn điện tử (không sai các nội dung khác) đã gửi cho người mua
Nếu sai tên đơn vị trên hóa đơn điện tử mà không sai các nội dung khác nhưng người bán đã gửi cho người mua, có thể xử lý theo hai cách sau. Cụ thể:
Cách 1: Nếu hóa đơn được gửi đi bị sai tên công ty nhưng đã có mã số Thuế (trường hợp sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế).
- Bước 1: Người bán thông báo đến người mua về việc hóa đơn sai tên công ty, địa chỉ và không phải lập lại hóa đơn thay thế.
- Bước 2: Thông báo với phía cơ quan Thuế về vấn đề hóa đơn điện tử đã tạo có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Cách 2: Nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty (chưa có mã số Thuế) nhưng đã gửi cho người mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử chỉ bị sai tên công ty (không có mã số Thuế) và không sai các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế, người bán có thể thực hiện các bước sau.
- Bước 1: Người bán và người mua thống nhất lập biên bản để hủy hóa đơn điện tử đã tạo. Sau đó, tiến hành lập lại hóa đơn mới, ghi rõ những nội dung sai sót và những nội dung điều chỉnh.
- Bước 2: Trên phần mềm hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Bước 3: Người bán lựa chọn lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Bước 4: Tiến hành gửi biên bản ghi nhận sai sót cùng hóa đơn điện tử thay thế cho người mua. Đặc biệt, không cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp nếu hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan Thuế nhưng bị sai tên công ty, không sai các nội dung khác và đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.
- Bước 1: Thông báo đến người mua về vấn đề sai tên công ty trên hóa đơn điện tử và không cần lập lại hóa đơn thay thế.
- Bước 2: Gửi thông báo đến cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Sai tên công ty trên hóa đơn điện tử và sai các nội dung khác nhưng đã gửi cho người mua
Với trường hợp hóa đơn sai tên công ty theo Thông Tư 78 này, người bán có thể xử lý theo hai cách sau. Cụ thể:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh và thông báo hóa đơn đã lập có sai sót
Người bán sẽ thỏa thuận với người mua về việc lập văn bản đã có sai sót. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập mà có sai sót.
Lưu ý: Hóa đơn đã điều chỉnh sẽ phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nếu điều chỉnh tăng sẽ để dấu (+), còn nếu điều chỉnh giảm ghi dấu (-).
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót
Người bán và người mua sẽ tiến hành thỏa thuận và lập biên bản ghi rõ sai sót của hóa đơn trước. Sau đó, người bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới sẽ phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Sau đó, người bán gửi hóa đơn cho cơ quan Thuế để cơ quan Thuế cấp mã số hóa đơn điện tử mới để gửi lại cho người mua.
Sai tên công ty trên hóa đơn điện tử TT78 bị cơ quan Thuế phát hiện
Trong trường hợp sai tên công ty trên hóa đơn điện tử bị cơ quan Thuế phát hiện và thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại. Khi đó, người bán cần thông báo lại với cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hóa đơn điện tử đã có sai sót.
Khi hết thời hạn thông báo mà người bán không thông báo với cơ quan Thuế thì cơ quan Thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần thứ 2. Nếu tiếp tục, người bán vẫn không có thông báo gì thì cơ quan Thuế sẽ xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Có thể thấy, việc sai tên công ty trên hóa đơn điện tử ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình sử dụng của hóa đơn. Để tránh tình trạng có những sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng nên chú ý lựa chọn kết hợp sử dụng thêm các phần mềm hỗ trợ uy tín.
Lập hóa đơn điện tử chính xác, nhanh chóng với sự hỗ trợ của VNPT-Invoice
Nổi bật phải kể đến VNPT-Invoice – Giải pháp hàng đầu cho hóa đơn điện tử của VNPT, đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo nghị định, thông tư của Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế.
Cùng với nhiều tính năng nổi bật, VNPT-Invoice là công cụ hữu ích được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo lập hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa sai sót. Đặc biệt, những tính năng đảm bảo độ chính xác của hóa đơn điện tử, hạn chế tối đa những sai sót thông tin được chú trọng xây dựng.
Bên cạnh đó, VNPT Invoice cam kết bảo mật dữ liệu 100%, lưu trữ miễn phí dữ liệu hóa đơn 10 năm cho người dùng. Với tính năng tự động sao lưu, dữ liệu kinh doanh của khách hàng sẽ không bao giờ bị mất. Khách hàng cũng có thể tải dữ liệu bất kỳ lúc nào một cách an toàn và chính xác nhất.
Để tìm hiểu thêm về giải pháp hóa đơn điện tử VNPT Invoice, khách hàng có thể liên hệ ngay đến hotline hỗ trợ dưới đây. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm luôn túc trực 24/7, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng hoặc tham khảo thông tin được cập nhật liên tục trên website của oneSME.
Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số chính xác, nhanh chóng với 2 cách cực đơn giản
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
