Chữ ký số là công cụ không thể thiếu giúp các doanh nghiệp/đơn vị thực hiện các giao dịch điện tử nhanh chóng, thuận tiện. Chữ ký số sẽ thay thế chữ ký tay và dấu mộc truyền thống trên các giấy tờ, văn bản. Vậy chữ ký số sử dụng như thế nào? Các bạn hãy theo dõi bài viết sau đây để sử dụng chữ ký số đúng cách và hợp lệ.
1. Bản chất chữ ký số sử dụng như thế nào?
Chữ ký số thể hiện danh tính của người ký, có hiệu lực pháp lý giống như chữ ký viết tay và dấu mộc truyền thống. Chữ ký số được tạo ra bởi nhà cung cấp giải pháp chữ ký số được cơ quan nhà nước cấp phép. Đơn vị này sẽ sử dụng một thuật toán để tạo ra hai mã khóa là: khóa công khai và khóa bí mật.
Trong đó:
- Khóa bí mật: Là khóa riêng được lưu giữ an toàn để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai: Có nhiệm vụ kiểm tra chữ ký số và được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
Khi người dùng sử dụng chữ ký số để ký một tài liệu, chữ ký số sẽ được tạo ra bằng cách đưa khóa bí mật vào phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu. Kết quả khi dữ liệu được mã hóa là chữ ký điện tử có tên của doanh nghiệp/đơn vị và có hiển thị thời gian mà tài liệu được ký.
Sau đó, văn bản được ký số sẽ được mã hóa bởi khóa công khai tương ứng với khóa bí mật. Nếu cặp chữ ký này là tương ứng với nhau thì chữ ký số điện tử là hợp lệ và được gửi thành công đến người nhận.
2. Chữ ký số được sử dụng trong những hoạt động nào?
Để hiểu rõ hơn chữ ký số dùng như thế nào, oneSME sẽ làm rõ hơn về ứng dụng của chữ ký số trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực để tạo thuận lợi cho các công việc kê khai, giao kết hợp đồng… Cụ thể:
- Ký các tờ khai điện tử và nộp cho cơ quan thuế, bảo hiểm, hải quan…: Người dùng sẽ không phải ký tay, đóng dấu rồi gửi văn bản cứng tới những cơ quan liên quan. Thay vào đó, giao dịch này sẽ được gửi điện tử thông qua máy tính có kết nối Internet.
- Ký hóa đơn điện tử: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp/đơn vị bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì cần sử dụng chữ ký số để ký số nhằm đảm bảo tính pháp lý và vẹn toàn cho hóa đơn.
- Sử dụng để ký hợp đồng mua bán với đối tác: Với hình thức ký tay truyền thống, bên bán hàng phải lập hợp đồng, ký tay, đóng dấu, gửi sang bên mua hàng để ký hợp đồng và gửi lại. Thì với chữ ký điện tử, giao dịch này sẽ diễn ra nhanh chóng, giúp hai bên rút ngắn thời gian hoàn thiện thủ tục cũng như chi phí đi lại và sớm đi vào thực hiện công việc theo hợp đồng.
- Ký các giao dịch thư điện tử: Các loại thư điện tử như giấy mời, phiếu thông báo… được ký số và gửi qua email sẽ rất thuận tiện, nhanh chóng. Ngoài ra, việc ký các giao dịch thư điện tử còn làm gia tăng tính pháp lý và tin cậy cho thư điện tử.
>> Tìm hiểu thêm về tính pháp lý của chữ ký số trong giao dịch điện tử.
Đối tượng sử dụng chữ ký số
Sau đây là các đối tượng nên sử dụng chữ ký số để thuận lợi hơn khi triển khai, thực hiện công việc:
- Tổ chức: Đó là các doanh nghiệp, cơ quan bảo hiểm, ngân hàng… sử dụng chữ ký số để xuất hóa đơn, ký hợp đồng, xác nhận kê khai, gửi tờ khai thuế, bảo hiểm, hải quan…
- Cá nhân thuộc tổ chức: Được sử dụng cho các bộ phận trưởng phòng, giám đốc tài chính, giám đốc marketing,… Chữ ký số sẽ có giá trị như chữ ký tay và dấu mộc để ký kết văn bản nội bộ hay hợp đồng, thanh toán cho đối tác,…
- Hộ, cá nhân kinh doanh: Với các hộ cá nhân kinh doanh, chữ ký số sẽ có giá trị tương tự như chữ ký tay và đảm bảo tính pháp lý khi ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn.
- Cá nhân: Với các cá nhân kinh doanh, buôn bán, chữ ký số sẽ được sử dụng thay thế chữ ký tay của các cá nhân này khi ký hợp đồng, thanh toán điện tử, khai thuế TNCN,… Giúp các cá nhân thực hiện giao dịch nhanh chóng, tiện lợi.
>> Có thể bạn quan tâm:
3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp
Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích lớn cho người dùng. Cụ thể:
- Giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng nhờ phương pháp gửi điện tử: Doanh nghiệp sẽ không mất nhiều thời gian chờ người ký và gửi văn bản cứng tới các đơn vị liên quan. Những thủ tục hành chính như kê khai thuế, bảo hiểm… sẽ được ký điện tử và gửi đi nhanh chóng trong vài phút.
- Ký văn bản thuận tiện: Chủ doanh nghiệp có thể ký các hợp đồng, văn bản thuận tiện mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải ở công ty. Người ký chỉ cần thực hiện từ xa với các thiết bị thông minh kết nối Internet.
- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao: Hầu hết các đơn vị cung cấp giải pháp chữ ký số đều sử dụng công nghệ bảo mật để đảm bảo tính an toàn khi người dùng ký số. Do đó, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về tính bảo mật thông tin của các văn bản khi sử dụng chữ ký số để ký điện tử.
- Hạn chế tình trạng làm giả chữ ký, con dấu của doanh nghiệp: Chữ ký tay truyền thống rất dễ bị làm giả, trong khí đó, chữ ký điện tử có tính bảo mật cao hơn. Người ký cần phải sở hữu token hoặc cần tài khoản, mật khẩu mã PIN để đăng nhập thì mới có thể ký được.
4. 6 điều cần biết để bắt đầu sử dụng chữ ký số
Để bắt đầu sử dụng chữ ký số bạn cần thực hiện và nắm rõ những điều kiện sau:
- Đơn vị đã thành lập: Đơn vị có nhu cầu sử dụng chữ ký số cần đảm bảo điều kiện đã thành lập công ty, hộ kinh doanh cá thể. Bởi các đơn vị sử dụng chữ ký số đều phải có tư cách pháp nhân và thể hiện được danh tính trên văn bản ký. Có như vậy các văn bản được ký số mới có giá trị pháp lý và thể hiện tính toàn vẹn thông tin.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín: Người dùng nên sử dụng dịch vụ chữ ký số của những đơn vị uy tín được cấp phép để nâng cao tính an toàn và bảo mật.
- Mua dịch vụ: Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp, người dùng liên hệ với đơn vị qua số hotline/website hoặc tới các chi nhánh giao dịch, để được tư vấn và cung cấp dịch vụ.
- Đăng ký và sử dụng: Sau khi doanh nghiệp ký hợp đồng sử dụng chữ ký số, đơn vị cung cấp sẽ cài đặt và cung cấp giải pháp chứng thực chữ ký số cho người dùng. Sau đó, cung cấp token (nếu có) để người dùng sử dụng khi cần.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp hỗ trợ, đào tạo người dùng: Khi sử dụng chữ ký số cần nhân sự am hiểu và biết cách sử dụng chữ ký số. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị hỗ trợ đào tạo nhân viên, giải đáp thắc mắc 24/7 để thực hiện triển khai ký số nhanh chóng, thành công.
- Liên hệ với đơn vị cung cấp khi cần: Trong quá trình sử dụng, nếu gặp vướng mắc, người dùng liên hệ sớm tới đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ nhanh chóng.
Một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn hiện nay là VNPT. Đơn vị cung cấp 2 giải pháp chữ ký số là VNPT SmartCA (ký số từ xa) và VNPT CA (giải pháp chữ ký số cần token). Với 2 giải pháp này khách hàng có thể lựa chọn sao cho phù hợp và tiện lợi với nhu cầu sử dụng.
Ưu điểm của chữ ký số VNPT
- Phục vụ nhu cầu của đa dạng các đối tượng: Chữ ký số VNPT có thể sử dụng phù hợp với đa dạng đối tượng khách hàng như cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức ngân hàng, bảo hiểm…
- Bảo mật cao: Chữ ký số VNPT được trang bị công nghệ bảo mật hiện đại, mã khóa công khai (RSA). Nghĩa là mỗi khách hàng cần phải có 1 cặp khóa (Keypair) gồm khóa công khai (Public Key) và khóa bí mật (Private Key). Đây là công nghệ bảo mật hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế đã được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia của Bộ TT&TT công nhận và trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Hỗ trợ 24/7: Khách hàng sẽ được đội ngũ tư vấn viên của VNPT hỗ trợ nhanh chóng 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ mọi lúc khi cần.
Lợi ích mang lại cho người dùng khi sử dụng chữ ký số VNPT
- Thực hiện các thủ tục hành chính nhanh, tiện lợi: Nhờ giải pháp chữ ký số của VNPT, các cá nhân/doanh nghiệp sẽ hoàn thiện thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng hạn.
- Yên tâm khi sử dụng: VNPT là một trong những đơn vị được cấp phép cung cấp giải pháp chữ ký số. Cùng với tính bảo mật cao, người dùng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số VNPT.
- Tiện lợi khi ký số không cần token: Với giải pháp chữ ký số VNPT Smart CA, người dùng có thể ký số mà không cần token. Vì vậy, người dùng thực hiện ký số trên các văn bản đơn giản, tiện lợi mọi lúc mọi nơi.
- Giá dịch vụ ưu đãi: VNPT triển khai nhiều gói cước chữ ký số như 1 năm, 2 năm, 3 năm… để người dùng lựa chọn theo nhu cầu. Cùng mức phí ưu đãi, khách hàng sử dụng dịch vụ chữ ký số của VNPT sẽ tối ưu được chi phí.
Như vậy, chữ ký số sử dụng như thế nào đã được giải đáp rõ ràng qua bài viết trên. Chữ ký số được sử dụng rất phổ biến hiện nay và phù hợp với nhiều đối tượng. Đừng quên lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín như oneSME – Nền tảng chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp SME thuộc Tập đoàn VNPT để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử.
Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình sử dụng chữ ký số, hãy liên hệ với oneSME qua một trong những cách sau để được hướng dẫn cụ thể:
- Hotline: 1800.1260
- Website: https://onesme.vn/
- Tư vấn miễn phí: Liên hệ
