Khi chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử, nhiều tổ chức, doanh nghiệp có những băn khoăn về bản thể hiện hoá đơn điện tử. Vậy, thế nào là bản thể hiện của hoá đơn điện tử và cần lưu ý gì khi sử dụng? Hãy cùng OneSME cùng tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Doanh nghiệp khi lưu trữ hoá đơn điện tử bắt buộc phải lưu đồng thời cả hai định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML chứa dữ liệu toàn bộ hoá đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF chính là bản thể hiện nội dung của hoá đơn điện tử đó.
Trong một số trường hợp, nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hoá đơn điện tử một lần sang hóa đơn giấy. Khi này, hoá đơn giấy chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sẽ được hiểu là bản thể hiện của hoá đơn điện tử đó.
Doanh nghiệp cần nắm được khái niệm bản thể hiện của hoá đơn điện tử là gì
Bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải đảm bảo các thành phần định dạng như sau:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hoá đơn điện tử.
- Thành phần có chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần có chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế (Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế).
Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Những yếu tố dưới đây sẽ giúp người dùng phân biệt được giữa hoá đơn điện tử gốc và các bản thể hiện của hoá đơn điện tử.
| Yếu tố phân biệt | Hoá đơn điện tử gốc | Bản thể hiện hoá đơn điện tử |
| Định dạng | Định dạng tệp tin XML. | Định dạng tệp tin PDF, HTML và bản in giấy. |
| Nội dung | Thể hiện đầy đủ nội dung trong hoá đơn. | Thể hiện đầy đủ nội dung trong hoá đơn. |
| Vai trò | Được sử dụng để làm căn cứ giao dịch, thanh toán, kiểm tra, thanh tra thuế,… | Dùng để lưu trữ, ghi sổ và theo dõi hoá đơn. |
| Giá trị sử dụng | Có giá trị pháp lý và được sử dụng khi cơ quan Thuế thanh tra và lưu trữ. | Bản thể hiện HĐĐT không có giá trị pháp lý và giao dịch.
Chỉ có giá trị khi đi kèm với hoá đơn điện tử gốc, trừ trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính. |
Có thể thấy, hóa đơn điện tử gốc là chứng từ hoá đơn có giá trị pháp lý. Còn hoá đơn bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ đơn thuần là tài liệu có chứa nội dung hoá đơn nhằm thuận tiện cho việc đọc và kiểm tra.
>> Xem thêm
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đóng dấu có giá trị pháp lý không?
Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp sẽ được đối tác yêu cầu cung cấp bản in hoá đơn điện tử giấy, đóng dấu và gửi đi như hoá đơn giấy. Trong trường hợp này, hoá đơn được in ra và đóng dấu có giá trị pháp lý hay không là thắc mắc của rất nhiều người dùng.
Thực tế, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử là định dạng XML. Do đó, việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử ra bản giấy sẽ không có giá trị kê khai, tính thuế, kể cả hoá đơn đó có đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của hai bên.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đóng dấu có giá trị pháp lý không là thắc mắc của rất nhiều người
Những lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng bản thể hiện hoá đơn điện tử mà người dùng không nên bỏ qua:
- Có hoá đơn điện tử gốc: Bản thể hiện của hoá đơn điện tử được coi là hợp pháp khi hoá đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý.
- Phản ánh toàn bộ nội dung của hoá đơn điện tử gốc: Bản thể hiện phải đảm bảo toàn vẹn về nội dung của hoá đơn điện tử, bao gồm các nội dung quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT – BTC. Đặc biệt, trong nội dung của Bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải có dòng chữ “hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử”, để phân biệt với hoá đơn giấy.
Bản thể hiện của hoá đơn điện tử được coi là hợp pháp khi hoá đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý
- Bản thể hiện của hoá đơn điện tử không có giá trị giao dịch: Bản thể hiện HĐĐT chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý, bản thể hiện của HĐĐT không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, ngoại trừ trường hợp hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính và có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan Thuế được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ – CP.
- Có đóng dấu chữ ký xác nhận của bên bán: Bản thể hiện của HĐĐT phải đảm bảo có chữ ký trên hoá đơn của đơn vị bán mới được tính là văn bản đầy đủ, hợp pháp.
Xem thêm:
Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử VNPT từ nhà cung cấp
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng, chính xác
Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định và thuận tiện trong quản lý, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng VNPT Invoice – Một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín và được nhiều tổ chức tin dùng. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp tạo lập, lưu trữ, tra cứu và gửi hóa đơn nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan thuế, đồng thời tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Trên đây, OneSME đã giải đáp thắc của nhiều đơn vị về bản thể hiện của hoá đơn điện tử là gì? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu bản chất và phân biệt rõ ràng để tránh nhầm lẫn với các thuật ngữ khác.
Để được tư vấn chi tiết về hoá đơn điện tử VNPT – Invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo các thông tin sau:
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tin tức OneSME: https://onesme.vn/blog/
