Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không? Câu trả lời dứt khoát là CÓ, nếu bạn hủy không đúng quy định của pháp luật. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nghiệp vụ này đã bị siết chặt hơn bao giờ hết, khiến nhiều doanh nghiệp bối rối. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết khi nào việc hủy hóa đơn là hợp lệ, khi nào sẽ dẫn đến xử phạt để tránh mọi rủi ro không đáng có.
1. Trả lời trực tiếp: Hủy hóa đơn điện tử CÓ BỊ PHẠT KHÔNG?
Câu trả lời ngắn gọn và dứt khoát là: CÓ, NẾU HỦY KHÔNG ĐÚNG QUY ĐỊNH.
Pháp luật hiện hành đã quy định rất chặt chẽ các trường hợp được phép và không được phép hủy hóa đơn. Việc tự ý hủy một hóa đơn đã phát hành sai thay vì thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy trình sẽ bị xem là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính.
2. Quy định xử lý hóa đơn sai sót HIỆN HÀNH (Theo Nghị định 123 & Thông tư 78)
Trước khi các thay đổi lớn có hiệu lực, việc xử lý hóa đơn sai sót đang được áp dụng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.1. Trường hợp được phép HỦY hóa đơn để sửa sai
Đây là một trường hợp đặc thù và khá hẹp, chỉ áp dụng khi hội đủ cả hai điều kiện sau, theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Điều kiện 1: Hóa đơn điện tử đã được lập, ký số và đã được cấp mã của cơ quan thuế.
- Điều kiện 2: Người bán phát hiện có sai sót khi hóa đơn này vẫn chưa được gửi cho người mua.
Về bản chất, đây là tình huống sai sót được phát hiện sớm, khi hóa đơn đã có giá trị pháp lý với cơ quan thuế nhưng chưa hoàn tất giao dịch với người mua.
Quy trình xử lý đúng:
- Thông báo cho Cơ quan Thuế: Người bán phải lập “Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót” theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi lên cơ quan thuế để thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập sai.
- Lập hóa đơn mới: Người bán tiến hành lập một hóa đơn điện tử hoàn toàn mới với các thông tin chính xác, ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã.
- Gửi hóa đơn đúng cho người mua: Sau khi được cấp mã, hóa đơn mới này sẽ được gửi cho người mua.
- Hệ thống tự động hủy: Dựa trên thông báo của người bán, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn đã được cấp mã có sai sót.
2.2. Trường hợp được phép HỦY hóa đơn do chấm dứt dịch vụ
Trường hợp này không phải để sửa lỗi sai trên hóa đơn mà là để vô hiệu hóa một hóa đơn đã lập do giao dịch kinh tế không còn tồn tại. Theo Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán được phép hủy hóa đơn khi:
- Người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (ví dụ: hóa đơn cho tiền đặt cọc, hóa đơn dịch vụ trả trước).
- Sau đó, vì một lý do nào đó, việc cung cấp dịch vụ bị hủy bỏ hoặc chấm dứt hoàn toàn.
- Ví dụ: Một công ty du lịch xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi nhận tiền đặt cọc tour. Tuy nhiên, sau đó khách hàng hủy tour và được hoàn lại tiền cọc.
- Quy trình xử lý đúng: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn này theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Cần có các chứng từ kèm theo (như thỏa thuận chấm dứt hợp đồng) để chứng minh giao dịch đã thực sự bị hủy.
2.3. Các trường hợp khác (Bắt buộc Điều chỉnh hoặc Thay thế)
Đối với tất cả các trường hợp sai sót khác, đặc biệt là khi hóa đơn đã được gửi cho người mua, doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC PHÉP HỦY mà bắt buộc phải sử dụng một trong hai phương án sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Khi có sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế,… nhưng không ảnh hưởng đến các thông tin cốt lõi. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ “Điều chỉnh tăng/giảm…” cho hóa đơn gốc. Cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh đều có giá trị.
- Lập hóa đơn thay thế: Khi có sai sót nghiêm trọng (ví dụ: sai mã số thuế, sai địa chỉ…) hoặc các bên muốn có một hóa đơn duy nhất thể hiện đúng thông tin. Hóa đơn thay thế sẽ ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” và hóa đơn gốc sẽ hết giá trị.
3. Thay đổi LỚN từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Để hiểu rõ tại sao việc hủy hóa đơn lại trở nên nhạy cảm, chúng ta cần nắm vững sự thay đổi lớn từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, văn bản pháp lý mới nhất sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025.
Nội dung cốt lõi của sự thay đổi:
- Bãi bỏ hoàn toàn quy định HỦY để sửa sai: Nghị định 70 đã chính thức bãi bỏ quy định cho phép người bán hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua khi phát hiện sai sót.
- Chỉ còn 2 phương án xử lý lỗi: Kể từ ngày 01/06/2025, khi một hóa đơn đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế bị sai sót, doanh nghiệp chỉ còn hai phương án xử lý hợp lệ là Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH hoặc Lập hóa đơn THAY THẾ.
- Mục đích: Sự thay đổi này nhằm đảm bảo mọi hóa đơn đã phát hành đều để lại “dấu vết” trên hệ thống của cơ quan thuế, giúp tăng cường tính minh bạch và chống các hành vi gian lận.
Bạn có thể tham khảo chi tiết về quy trình xử lý tại bài viết “quy định về hủy hóa đơn điện tử”.
4. Phân biệt “Hủy hóa đơn sai sót” và “Tiêu hủy hóa đơn không tiếp tục sử dụng”
Đây là một điểm cực kỳ quan trọng mà nhiều người thường nhầm lẫn, dẫn đến sai phạm. “Hủy” và “Tiêu hủy” là hai nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau về bản chất, mục đích và quy trình thực hiện.
| Tiêu chí | Hủy hóa đơn điện tử do sai sót/chấm dứt giao dịch | Tiêu hủy hóa đơn không tiếp tục sử dụng |
| Mục đích | Xử lý một hóa đơn cụ thể đã lập do có sai sót hoặc do giao dịch kinh tế không còn tồn tại. | Làm cho một loạt hóa đơn chưa sử dụng (hóa đơn giấy, hóa đơn đặt in) không còn giá trị sử dụng. |
| Đối tượng áp dụng | Một hóa đơn điện tử đã phát hành, đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. | Một dải hoặc toàn bộ hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế mà doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng. |
| Tình huống áp dụng | 1. Phát hiện sai sót (trước 01/06/2025). 2. Giao dịch mua bán bị hủy bỏ hoàn toàn. | 1. Doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.2. Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.3. Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và không còn nhu cầu dùng hóa đơn giấy. |
| Căn cứ pháp lý | Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. | Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. |
| Hành động | – Thông báo cho CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (từ 01/06/2025). | – Lập Bảng kiểm kê các hóa đơn cần tiêu hủy.- Thành lập Hội đồng tiêu hủy (trừ hộ kinh doanh).- Lập Biên bản tiêu hủy có đầy đủ chữ ký.- Thông báo kết quả cho CQT. |
Tóm lại: “Hủy” liên quan đến một giao dịch đã xảy ra và cần xử lý lại chứng từ. “Tiêu hủy” liên quan đến việc xử lý các “phôi” hóa đơn trắng, chưa được sử dụng. Tuyệt đối không được nhầm lẫn hai nghiệp vụ này.
5. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử sẽ BỊ PHẠT
Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp có thể bị xử phạt:
- Hủy hóa đơn đã phát hành để sửa sai sót (Vi phạm nghiêm trọng từ 01/06/2025): Thay vì phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, doanh nghiệp lại chọn cách hủy đi và xuất một hóa đơn hoàn toàn mới.
- Hủy hóa đơn không có đủ căn cứ pháp lý: Doanh nghiệp hủy hóa đơn với lý do hủy giao dịch nhưng lại không lập văn bản thỏa thuận, xác nhận của hai bên.
- Hủy hóa đơn nhằm mục đích gian lận: Đây là hành vi cố tình hủy hóa đơn để che giấu doanh thu, trốn thuế, hoặc hợp thức hóa các giao dịch không có thật.
6. Mức phạt cụ thể khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Mức xử phạt cho các hành vi vi phạm về hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Dưới đây là một số mức phạt liên quan mà doanh nghiệp cần lưu ý:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền (VNĐ) |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 đến 10 ngày làm việc | Phạt cảnh cáo |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn quy định từ 11 ngày làm việc trở lên | Phạt từ 2.000.000 – 4.000.000 |
| Hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hóa đơn thay thế theo quy định | Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 |
| Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành (liên quan đến việc hủy không đúng cách) | Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 |
| Không gửi thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế | Phạt từ 1.000.000 – 3.000.000 |
7. Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Giải pháp tuân thủ và phòng tránh rủi ro
Trước những quy định ngày càng chặt chẽ, việc lựa chọn một giải pháp hóa đơn điện tử thông minh và luôn cập nhật là yếu tố sống còn. VNPT Invoice, sản phẩm từ Tập đoàn VNPT, là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và phòng tránh các rủi ro bị xử phạt.
Các tính năng giúp doanh nghiệp tránh bị phạt khi xử lý sai sót:
- Nghiệp vụ xử lý sai sót chuẩn xác: Phần mềm cung cấp đầy đủ và rõ ràng các tính năng “Điều chỉnh hóa đơn” và “Thay thế hóa đơn” theo đúng quy trình của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Giao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng chọn đúng phương án xử lý, tránh nhầm lẫn sang nghiệp vụ “Hủy”.
- Quản lý và lưu trữ an toàn: Toàn bộ hóa đơn đã phát hành được lưu trữ an toàn và bảo mật trên hệ thống của VNPT trong 10 năm theo quy định, giúp giảm thiểu tối đa rủi ro làm mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể dẫn đến bị phạt.
- Cảnh báo thông minh và quy trình chặt chẽ: Hệ thống có các cảnh báo và hướng dẫn từng bước, giúp người dùng thực hiện đúng các thủ tục khi xử lý sai sót, tránh bỏ qua các bước quan trọng như lập biên bản thỏa thuận hay gửi thông báo cho cơ quan thuế.
- Luôn cập nhật pháp lý: Với lợi thế là một doanh nghiệp nhà nước lớn, VNPT luôn đảm bảo phần mềm VNPT Invoice được cập nhật tự động và nhanh chóng nhất khi có bất kỳ thay đổi nào về chính sách thuế, giúp doanh nghiệp luôn hoạt động đúng pháp luật.
Câu trả lời cho việc hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không phụ thuộc hoàn toàn vào việc bạn có tuân thủ đúng quy định hay không. Với sự thay đổi lớn từ ngày 01/06/2025, việc hủy hóa đơn để sửa sai là hành vi bị cấm và chắc chắn sẽ bị xử phạt. Doanh nghiệp cần cập nhật ngay các quy định mới, từ bỏ thói quen hủy hóa đơn sai mục đích và chuyển sang sử dụng đúng nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế.
Để đảm bảo an toàn và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, luôn cập nhật như VNPT Invoice là một quyết định đầu tư thông minh. Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
