Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc ghi tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một trong những tiêu thức bắt buộc. Một sai sót nhỏ ở mục này có thể khiến hóa đơn mất giá trị, gây thiệt hại tài chính nghiêm trọng cho cả người bán và người mua. Vậy khi nào quy định này được áp dụng, khi nào có ngoại lệ và cách xử lý sai sót ra sao? Tất cả sẽ được làm rõ trong bài viết dưới đây.
1. Quy định chung: Tên người mua có phải là tiêu thức bắt buộc không?
Câu trả lời dứt khoát là CÓ. Trong hầu hết các trường hợp giao dịch giữa các đơn vị kinh doanh, “Tên người mua” là một trong những tiêu thức bắt buộc.
Căn cứ pháp lý cốt lõi là Khoản 5, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và các quy định sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đã quy định rõ “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” là một trong những nội dung phải có trên hóa đơn điện tử. Việc quy định tiêu thức này là bắt buộc nhằm đảm bảo hai mục tiêu chính của cơ quan quản lý:
- Định danh các bên tham gia: Xác định rõ ràng và chính xác danh tính pháp lý của bên bán và bên mua trong một giao dịch kinh tế.
- Minh bạch hóa giao dịch: Tạo ra một “dấu vết” rõ ràng, phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, thanh tra thuế và chống các hành vi gian lận hóa đơn.
Tầm quan trọng đối với cả Người bán và Người mua
Đối với Người bán:
- Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: Một hóa đơn được lập đúng quy định là bằng chứng cho một giao dịch hợp pháp, giúp người bán bảo vệ quyền lợi của mình khi có tranh chấp phát sinh.
- Tránh rủi ro xử phạt: Lập hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc là hành vi vi phạm hành chính. Việc tuân thủ đúng giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có và các rắc rối khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một chứng từ được lập cẩn thận, chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của người bán trong mắt khách hàng và đối tác.
Đối với Người mua:
Đối với bên mua là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, một hóa đơn thiếu hoặc sai tên người mua có thể gây ra thiệt hại kép và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính:
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
- Giải thích: Đây là quyền lợi tài chính trực tiếp, giúp doanh nghiệp giảm số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước. Nếu hóa đơn đầu vào không hợp lệ (do sai tên người mua), toàn bộ số thuế GTGT trên hóa đơn đó sẽ không được khấu trừ.
- Ví dụ: Công ty bạn mua một lô hàng trị giá 110 triệu đồng (trong đó 10 triệu là thuế GTGT). Nếu hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ được dùng 10 triệu này để cấn trừ vào số thuế GTGT đầu ra. Nếu hóa đơn không hợp lệ, bạn sẽ mất trắng 10 triệu này.
- Không được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
- Giải thích: Chi phí hợp lệ sẽ làm giảm lợi nhuận tính thuế, từ đó giảm số thuế TNDN phải nộp. Một hóa đơn sai tên người mua sẽ bị loại khỏi danh sách chi phí hợp lệ.
- Ví dụ: Nếu lô hàng trên là chi phí của bạn, việc hóa đơn không hợp lệ sẽ làm lợi nhuận tính thuế của công ty bạn tăng thêm 100 triệu đồng. Với thuế suất TNDN là 20%, công ty bạn sẽ phải nộp thêm 20 triệu đồng tiền thuế một cách oan uổng.
Như vậy, một sai sót nhỏ trong việc ghi tên người mua có thể khiến doanh nghiệp phải chịu thiệt hại tài chính nặng nề, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận của công ty.
2. Hướng dẫn cách ghi tên người mua đúng chuẩn cho từng đối tượng
Để đảm bảo tính hợp lệ tuyệt đối, tên người mua phải được ghi chính xác theo các giấy tờ pháp lý tương ứng của từng đối tượng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, dựa trên quy định tại Khoản 5, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
2.1. Người mua là Doanh nghiệp, Tổ chức có Mã số thuế
Quy định: Đây là trường hợp yêu cầu độ chính xác cao nhất. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải được ghi chính xác theo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc các giấy tờ pháp lý tương đương.
Lưu ý quan trọng về tên quá dài: Pháp luật cho phép người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng để tên doanh nghiệp có thể hiển thị vừa vặn trên hóa đơn. Các từ được phép viết tắt bao gồm:
- “Công ty Cổ phần” thành “CTCP”
- “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”
- “Chi nhánh” thành “CN”
- “Khu công nghiệp” thành “KCN” Tuy nhiên, các thành phần còn lại của tên và địa chỉ (số nhà, tên đường, phường, quận…) phải được ghi đầy đủ để đảm bảo có thể xác định chính xác danh tính của doanh nghiệp.
Lỗi sai phổ biến cần tránh:
- Ghi tên thương hiệu thay vì tên pháp nhân: Ví dụ, khách hàng là “Thế Giới Di Động”, nhưng tên pháp nhân chính xác trên hóa đơn phải là “Công ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động”.
- Ghi thiếu hoặc sai các thành phần trong tên: Ví dụ: “Công ty ABC” thay vì “Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC”.
2.2. Người mua là Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh
Quy định: Tương tự như doanh nghiệp, thông tin phải được ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Cách ghi chuẩn: Tên người mua thường được ghi theo cấu trúc “Hộ kinh doanh [Tên đầy đủ của chủ hộ]”.
Về Mã số thuế: Bắt buộc phải ghi chính xác Mã số thuế của hộ kinh doanh. Nếu người mua cung cấp thêm Số định danh cá nhân, thông tin này cũng cần được thể hiện trên hóa đơn.
2.3. Người mua là Cá nhân không kinh doanh
Đây là trường hợp có sự linh hoạt.
- Khi nào không bắt buộc: Đối với các giao dịch bán lẻ thông thường (siêu thị, xăng dầu…), không bắt buộc phải có tên người mua.
- Khi nào bắt buộc: Nếu cá nhân đó yêu cầu lấy hóa đơn có đầy đủ thông tin (để phục vụ cho mục đích cá nhân như quyết toán thuế, bảo hành, làm chứng từ cho công ty…), người bán có nghĩa vụ phải ghi đầy đủ và chính xác Họ và Tên của người mua theo Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác.
2.4. Người mua là khách nước ngoài tại Việt Nam
Quy định: Theo Điểm b, Khoản 5, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam, thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay thế bằng các thông tin sau:
- Số hộ chiếu (Passport number) hoặc các giấy tờ xuất nhập cảnh hợp lệ khác.
- Quốc tịch (Nationality) của khách hàng.
Tác dụng: Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho du khách hoặc người nước ngoài công tác tại Việt Nam khi họ cần một chứng từ hợp lệ cho các giao dịch của mình.
3. Các trường hợp KHÔNG bắt buộc có tên người mua
Mặc dù việc ghi đầy đủ thông tin người mua là một nguyên tắc chung, pháp luật cũng có những quy định linh hoạt để phù hợp với thực tiễn của các hoạt động kinh doanh có tính chất đặc thù. Căn cứ theo Khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7, Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), các trường hợp sau đây được miễn trừ tiêu thức “tên, địa chỉ người mua”.
Nguyên tắc chung đằng sau các miễn trừ này là nhằm tạo điều kiện thuận lợi và tăng tốc độ cho các giao dịch bán lẻ có số lượng lớn, tần suất cao, nơi mà người mua là cá nhân tiêu dùng cuối cùng và không có nhu cầu sử dụng hóa đơn để kê khai thuế.
3.1. Bán lẻ tại Siêu thị, Trung tâm thương mại
Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng cho các hoạt động bán hàng tiêu dùng hàng ngày tại các siêu thị, cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại…
Lý do miễn trừ: Với hàng ngàn lượt giao dịch mỗi ngày, việc yêu cầu và nhập liệu đầy đủ thông tin (họ tên, địa chỉ) cho từng khách hàng cá nhân tại quầy thu ngân là bất khả thi. Điều này sẽ gây ra ùn tắc nghiêm trọng và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm mua sắm.
Phạm vi miễn trừ: Theo quy định, hóa đơn trong trường hợp này không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
Lưu ý quan trọng: Quy định này chỉ áp dụng khi người mua là cá nhân không kinh doanh. Nếu người mua đại diện cho một công ty và yêu cầu xuất hóa đơn có đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) để phục vụ cho việc hạch toán chi phí của doanh nghiệp, thì bên bán (siêu thị, cửa hàng) vẫn có nghĩa vụ phải lập và cung cấp một hóa đơn đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
3.2. Bán lẻ xăng dầu
Áp dụng cho các giao dịch bán xăng, dầu trực tiếp cho khách hàng tại các cửa hàng bán lẻ.
Lý do miễn trừ: Tương tự như siêu thị, hoạt động bán lẻ xăng dầu có tần suất giao dịch cực kỳ cao và đòi hỏi tốc độ phục vụ nhanh chóng để tránh ùn tắc. Việc dừng lại để lấy thông tin chi tiết của từng khách hàng cá nhân là không thực tế.
Phạm vi miễn trừ: Hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
Lưu ý quan trọng: Nếu khách hàng là doanh nghiệp (ví dụ: xe công ty đổ xăng) và có yêu cầu xuất hóa đơn để kê khai chi phí, cửa hàng xăng dầu bắt buộc phải đáp ứng và lập hóa đơn có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp đó.
3.3. Hóa đơn là tem, vé, thẻ
Áp dụng cho các loại chứng từ điện tử đặc thù như tem vé (vé xem phim, vé xe buýt, vé tham quan…), thẻ (thẻ game, thẻ điện thoại…).
Lý do miễn trừ: Bản chất của các sản phẩm này là một chứng từ ghi nhận quyền sử dụng một dịch vụ cụ thể, và chúng thường được phát hành hàng loạt. Việc định danh từng người mua trên mỗi chiếc vé là không cần thiết và không khả thi về mặt kỹ thuật.
Phạm vi miễn trừ rộng hơn: Đối với loại hình này, không chỉ tên người mua, mà cả các tiêu thức khác như chữ ký số của người bán (trừ trường hợp có mã của cơ quan thuế), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT cũng không bắt buộc phải có. Nếu tem, vé, thẻ có mệnh giá in sẵn thì cũng không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
3.4. Các dịch vụ đặc thù khác
Quy định này bao gồm các hoạt động kinh doanh có tính chất giao dịch nhanh, tại chỗ như kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng…
Lý do miễn trừ: Tương tự các trường hợp trên, các hoạt động này có số lượng giao dịch rất lớn, diễn ra liên tục và việc lấy thông tin chi tiết của từng người chơi là không thực tế và không cần thiết cho mục đích quản lý thuế đối với các giao dịch này.
Phạm vi miễn trừ: Hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
4. Quy định riêng cho hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hình chứng từ đặc biệt, được thiết kế nhằm đơn giản hóa tối đa quy trình xuất hóa đơn cho các giao dịch bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (tại các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị…). Do đó, các quy định về nội dung bắt buộc cũng có những điểm linh hoạt riêng.
Có bắt buộc ghi tên người mua không?
Trả lời dứt khoát: KHÔNG, TRỪ KHI NGƯỜI MUA CÓ YÊU CẦU.
Căn cứ pháp lý cho quy định này nằm tại Khoản 3, Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Phân tích chi tiết quy định
Mục đích chính của việc miễn trừ này là để đảm bảo tốc độ và sự thuận tiện cho cả người bán và người mua trong các giao dịch bán lẻ có tần suất cao. Hãy tưởng tượng tại một siêu thị vào giờ cao điểm, việc dừng lại để hỏi và nhập đầy đủ họ tên, địa chỉ của từng khách hàng sẽ gây ra ùn tắc nghiêm trọng, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm và hiệu quả hoạt động.
- Nghĩa vụ của người bán: Tuy mặc định không cần ghi, nhưng người bán bắt buộc phải có khả năng đáp ứng khi người mua yêu cầu cung cấp thông tin. Hệ thống máy tính tiền phải cho phép nhân viên nhập được các thông tin như “Tên, địa chỉ, Mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua” khi cần thiết.
- Quyền lợi của người mua: Về phía người mua, bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu người bán điền đầy đủ thông tin cá nhân hoặc công ty của mình lên hóa đơn. Điều này cần thiết khi bạn mua hàng hóa cho công ty và cần chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí, hoặc khi bạn cần hóa đơn có tên mình để phục vụ cho mục đích bảo hành, khiếu nại sau này.
Nội dung đầy đủ của một hóa đơn từ máy tính tiền
Để có một cái nhìn toàn diện, một hóa đơn điện tử hợp lệ khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung sau:
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (bắt buộc).
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại (chỉ ghi khi người mua yêu cầu).
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. (Đối với đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, phải ghi rõ giá chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán).
- Thời điểm lập hóa đơn: Ghi nhận chính xác thời gian giao dịch.
- Mã của cơ quan thuế: Dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất và tra cứu thông tin hóa đơn.
5. Hướng dẫn xử lý sai sót khi ghi sai tên người mua trên hóa đơn
Việc ghi sai tên người mua là một trong những sai sót phổ biến nhất. Quy trình xử lý đã được quy định rất rõ tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025). Cách xử lý sẽ phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót.
5.1. Trường hợp 1: Sai sót không trọng yếu – Sai Tên, Địa chỉ nhưng Mã số thuế ĐÚNG
Đây là trường hợp sai sót ít nghiêm trọng nhất và có cách xử lý đơn giản nhất.
Bản chất của sai sót: Trong trường hợp này, dù tên công ty hoặc địa chỉ có thể bị ghi nhầm (ví dụ: “Công ty ABC” thay vì “Công ty TNHH ABC”), nhưng Mã số thuế – yếu tố định danh duy nhất và quan trọng nhất của doanh nghiệp – vẫn chính xác. Do đó, cơ quan thuế vẫn có thể xác định đúng đối tượng người mua và giao dịch vẫn được công nhận về mặt thuế.
Điều kiện áp dụng: Hóa đơn đã được cấp mã (hoặc không có mã) và đã được gửi cho người mua.
Quy trình xử lý đúng:
- Thông báo cho người mua: Người bán phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót về tên/địa chỉ. Quan trọng là phải giải thích rõ rằng hóa đơn này vẫn hợp lệ để kê khai thuế vì mã số thuế đã đúng.
- Gửi thông báo cho Cơ quan Thuế: Người bán lập “Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót” (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi lên hệ thống của cơ quan thuế. Thao tác này nhằm mục đích ghi nhận và lưu lại “dấu vết” về việc sai sót đã được thông báo, giúp cho việc giải trình sau này.
- Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp này, người bán TUYỆT ĐỐI KHÔNG lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế. Việc lập thêm hóa đơn sẽ gây ra sự thừa thãi và không đúng quy trình.
5.2. Trường hợp 2: Sai sót trọng yếu – Sai Tên VÀ sai các nội dung quan trọng khác
Đây là trường hợp sai sót nghiêm trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và các số liệu tài chính của hóa đơn.
Bản chất của sai sót: Sai sót này bao gồm việc sai tên người mua và đồng thời sai một trong các chỉ tiêu trọng yếu như: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách…
Điều kiện áp dụng: Hóa đơn đã được cấp mã (hoặc không có mã) và đã được gửi cho người mua.
Quy trình xử lý đúng:
- Lập văn bản thỏa thuận (Bắt buộc): Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, người bán và người mua bắt buộc phải lập một văn bản thỏa thuận (có thể dưới dạng điện tử) ghi rõ các nội dung:
- Thông tin của hóa đơn gốc đã lập sai (Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập).
- Nội dung cụ thể đã bị ghi sai.
- Thỏa thuận về phương án xử lý (lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế).
- Lựa chọn một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điện tử ĐIỀU CHỈNH: Hóa đơn mới sẽ ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”. Hóa đơn này sẽ chỉ thể hiện phần nội dung điều chỉnh (tăng/giảm). Cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh đều có giá trị pháp lý.
- Lập hóa đơn điện tử THAY THẾ: Hóa đơn mới sẽ có đầy đủ nội dung chính xác và ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”. Sau khi hóa đơn thay thế được phát hành, hóa đơn gốc sẽ không còn giá trị.
- Ký số và gửi hóa đơn mới: Người bán ký số lên hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua (hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua).
Lưu ý về sự thay đổi lớn từ 01/06/2025
- Quy định cũ (trước 01/06/2025): Pháp luật cho phép người bán được hủy hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua nếu phát hiện sai sót.
- Quy định mới (từ 01/06/2025): Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã BÃI BỎ hoàn toàn quy định này. Điều này có nghĩa là, kể từ ngày 01/06/2025, mọi hóa đơn đã được cấp mã, dù đã gửi hay chưa gửi cho người mua, đều không được phép hủy để sửa sai mà bắt buộc phải xử lý theo hai trường hợp đã nêu ở trên. Việc này nhằm đảm bảo mọi hóa đơn đều để lại “dấu vết” trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết “hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không”.
6. Rủi ro pháp lý khi ghi sai hoặc bỏ trống Tên người mua
Việc ghi sai hoặc bỏ trống tiêu thức “Tên người mua” không phải là một lỗi nhỏ có thể bỏ qua. Đây là một sai sót nghiêm trọng, có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và thiệt hại tài chính đáng kể cho cả hai bên tham gia giao dịch.
6.1. Đối với Người bán: Rủi ro về xử phạt và uy tín
Bị xử phạt vi phạm hành chính:
- Căn cứ pháp lý: Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi “Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định” sẽ bị xử phạt.
- Mức phạt: Mức phạt tiền có thể từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Đây là một rủi ro tài chính trực tiếp và dễ xảy ra khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
Ảnh hưởng đến quan hệ với khách hàng:
- Gây phiền hà cho người mua: Khi bạn xuất một hóa đơn không hợp lệ, người mua sẽ không thể sử dụng nó để kê khai thuế. Họ sẽ phải liên hệ lại với bạn để yêu cầu xử lý sai sót (lập thông báo, hóa đơn điều chỉnh/thay thế). Quá trình này gây mất thời gian và tạo ra ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.
- Chậm trễ thanh toán: Bộ phận kế toán của người mua có quyền từ chối thanh toán cho đến khi nhận được một hóa đơn hợp lệ, hợp pháp. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
- Giảm sút uy tín: Việc thường xuyên xuất hóa đơn sai sót cho thấy sự yếu kém trong quy trình vận hành, làm giảm sút uy tín và sự tin cậy của bạn trong mắt khách hàng và đối tác.
6.2. Đối với Người mua: Rủi ro “thiệt hại kép” về tài chính
Đây là đối tượng chịu thiệt hại nặng nề nhất từ một hóa đơn sai tên. Sai sót này có thể dẫn đến “thiệt hại kép”, ảnh hưởng trực tiếp đến hai sắc thuế quan trọng.
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
- Bản chất: Đây là quyền lợi tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp, giúp giảm số thuế GTGT phải nộp. Một trong những điều kiện tiên quyết để được khấu trừ là hóa đơn, chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp.
- Hậu quả: Khi hóa đơn bị sai tên người mua, nó sẽ bị xem là không hợp lệ. Do đó, toàn bộ số thuế GTGT ghi trên hóa đơn đó sẽ không được khấu trừ.
Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
- Bản chất: Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, một khoản chi chỉ được xem là chi phí hợp lệ khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Hậu quả: Một hóa đơn sai tên người mua sẽ không được xem là chứng từ hợp pháp. Do đó, toàn bộ giá trị của hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm VAT) trên hóa đơn đó sẽ bị loại khỏi danh sách chi phí được trừ. Điều này sẽ làm tăng lợi nhuận tính thuế, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng lên.
7. Chuẩn hóa thông tin người mua với hóa đơn điện tử VNPT Invoice
Để tránh các sai sót không đáng có, việc sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh là giải pháp tối ưu. VNPT Invoice – sản phẩm từ Tập đoàn VNPT, được trang bị nhiều tính năng giúp giảm thiểu tối đa rủi ro khi lập hóa đơn.
- Tự động điền thông tin từ MST: Thay vì phải gõ lại toàn bộ thông tin của khách hàng một cách thủ công, người dùng chỉ cần nhập Mã số thuế của người mua vào hệ thống. VNPT Invoice sẽ ngay lập tức kết nối với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế, tự động tra cứu và điền chính xác Tên công ty và Địa chỉ đã đăng ký vào các ô tương ứng trên hóa đơn.
- Quản lý danh bạ khách hàng, đảm bảo tính nhất quán: VNPT Invoice cho phép bạn tạo và lưu trữ một danh bạ khách hàng chi tiết. Thông tin của khách hàng (Tên, địa chỉ, MST, tài khoản ngân hàng…) chỉ cần được nhập và kiểm tra kỹ lưỡng một lần duy nhất.
- Xử lý sai sót đúng quy trình, tuân thủ pháp luật: VNPT Invoice được cập nhật liên tục các quy định mới nhất, bao gồm cả Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Phần mềm cung cấp các nghiệp vụ “Điều chỉnh” và “Thay thế” một cách rõ ràng, hướng dẫn người dùng thực hiện đúng các bước theo yêu cầu của cơ quan thuế (như lập biên bản thỏa thuận, ghi chú trên hóa đơn mới…).
Ngoài việc hạn chế sai sót, VNPT Invoice còn là một trung tâm quản lý hóa đơn toàn diện. Hệ thống dễ dàng tích hợp liền mạch với các phần mềm kế toán, bán hàng, tạo ra một luồng dữ liệu tự động và đồng bộ. Bên cạnh đó, với khả năng báo cáo thông minh, lưu trữ an toàn trong 10 năm theo quy định và tự động gửi hóa đơn hàng loạt, giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành.
Việc ghi chính xác tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một yêu cầu pháp lý bắt buộc trong hầu hết các giao dịch B2B và là yếu tố then chốt đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, các trường hợp ngoại lệ và quy trình xử lý sai sót để tránh rủi ro cho cả mình và khách hàng. Đồng thời, việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ thông minh như VNPT Invoice là một bước đi cần thiết để tự động hóa và giảm thiểu sai sót trong kỷ nguyên số.
Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
