Trong quá trình làm việc, các doanh nghiệp khó tránh khỏi việc nhầm lẫn, sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ có thể dẫn đến vi phạm và bị xử phạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Vậy, làm thế nào để phát hiện và khắc phục trường hợp hoá đơn điện tử xuất sai đơn vị tính? Cùng oneSME tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tài liệu điện tử được sử dụng để chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa các bên, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in hoá đơn giấy và gửi đến khách hàng qua bưu điện, việc sử dụng hoá đơn điện tử cho phép các doanh nghiệp tạo, truyền và lưu trữ hoá đơn trực tuyến một cách tiện lợi.
Hoá đơn điện tử được tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của các tổ chức đã được cấp mã số thuế khi kinh doanh hàng hoá, dịch vụ. Các thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm dữ liệu giao dịch, thông tin người mua và người bán, cùng các thông tin liên quan khác, được lưu trữ an toàn trên hệ thống máy tính của các tổ chức và doanh nghiệp.
Hoá đơn điện tử là một công nghệ được áp dụng trong quá trình quản lý hoá đơn của các doanh nghiệp
Hoá đơn điện tử bao gồm các loại như: Hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu cước vận chuyển hàng không,… Trong đó, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật.
Cách phát hiện sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn điện tử, việc kiểm tra kỹ thông tin đơn vị tính trên mỗi mặt hàng là vô cùng quan trọng. Điều này giúp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện. Cụ thể:
- Kiểm tra cẩn thận các bảng tính và các chứng từ liên quan đến hoá đơn điện tử. Điều này đảm bảo tính chính xác của các số liệu.
- Cần xem xét kỹ các mục sản phẩm và dịch vụ, nhằm đảm bảo đơn vị tính được sử dụng đồng nhất trên toàn bộ danh sách.
- Kiểm tra lại các công thức tính toán trên hóa đơn điện tử, đảm bảo đã được tính toán đúng.
- Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn, bao gồm đơn vị tính, số lượng, thuế suất và giá trị gia tăng, nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.
- Khi hoá đơn điện tử xuất sai đơn vị tính, doanh nghiệp cần xử lý nhanh chóng, kịp thời để không gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để kiểm tra tự động các sai sót về thông tin, bao gồm đơn vị tính. Điều này giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập liệu và xuất hóa đơn.
Kiểm tra lại các công thức tính toán trên hóa đơn điện tử, đảm bảo đã được tính toán đúng
Cách khắc phục sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử nhanh chóng
Để xử lý trường hợp sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tham khảo Nghị định 123/2020/NĐ – CP và thông tư 78/2021/TT – BTC. Dưới đây là cách khắc phục, xử lý hóa đơn sai đơn vị tính theo thông tư 78 mà các tổ chức, doanh nghiệp cần nắm được:
Bước 1: Chỉnh sửa lại hoá đơn điện tử bằng cách doanh nghiệp thêm một thông tin ghi chú hoặc sử dụng một phiếu điều chỉnh riêng.
Bước 2: Doanh nghiệp liên hệ với khách hàng để thông báo về sai sót trong việc ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử và đề nghị giải quyết.
Bước 3: Thực hiện các biện pháp để ngăn chặn tình trạng sai sót này xảy ra trong tương lai. Cụ thể:
- Xác định các đơn vị tính chính xác cho sản phẩm và các dịch vụ được cung cấp trên hoá đơn.
- Doanh nghiệp sử dụng các công cụ tự động kiểm tra lỗi trong quá trình tạo và phát hành hoá đơn điện tử.
- Sử dụng phần mềm quản lý hoá đơn, nhằm tạo và quản lý hoá đơn điện tử chính xác nhất.
- Đối với các doanh nghiệp có số lượng hoá đơn lớn nên tìm kiếm các giải pháp hoá đơn điện tử chuyên nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, đồng thời tối ưu hoá quá trình thanh toán.
Cách khắc phục sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử nhanh chóng cho các doanh nghiệp
>> Xem thêm:
- Hóa đơn điện tử là gì? Giải đáp 5 câu hỏi về VNPT-Invoice
- Hướng dẫn tra hoá đơn điện tử VNPT – VNPT Invoice theo thông tư 78
Lợi ích của việc khắc phục sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử VNPT-Invoice
Việc phát hiện và sửa lỗi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo chính xác thông tin, tránh sai sót trong tính thuế, thanh toán và pháp lý.
- Gia tăng tính chính xác: Giảm thiểu lỗi nhập liệu, đảm bảo minh bạch trong giao dịch.
- Nâng cao uy tín & hợp tác: Thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.
- Tiết kiệm thời gian & chi phí: Hệ thống tự động giúp phát hiện lỗi sớm, hạn chế công việc sửa chữa.
- Tuân thủ pháp luật: Tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo đúng quy định về hóa đơn điện tử.
- Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp: Tạo cơ hội hợp tác bền vững, nâng cao thương hiệu.
Khắc phục sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử VNPT-Invoice mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Nhờ công nghệ và phần mềm quản lý hóa đơn điện tử VNPT-Invoice , doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng, dễ dàng, giảm thiểu rủi ro.
>> Xem thêm:
Các nội dung trên đã trả lời cho câu hỏi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào liên quan đến hoá đơn điện tử VNPT-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline hoặc kênh tư vấn oneSME để được tư vấn chi tiết và miễn phí.
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
