Thông thường ngày lập và ngày ký hoá đơn phải trùng nhau. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã gặp phải tình trạng ngày ký hóa đơn và ngày lập khác nhau. Vậy khi ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập thì xử lý như thế nào?
Ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập có hợp lệ không?
Theo Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngày lập và ngày ký hoá đơn không bắt buộc phải trùng nhau. Hóa đơn ngày ký khác ngày lập vẫn được coi là hợp lệ và đáp ứng điều kiện để kê khai thuế.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính đồng bộ trong các hoạt động, doanh nghiệp nên lập và ký số hóa đơn trong cùng một ngày. Trong trường hợp ngày ký hóa đơn khác ngày lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời điểm khai thuế sẽ dựa vào ngày lập hóa đơn.
Ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập có bị phạt không?
Trường hợp, ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau thì hóa đơn vẫn được tính là hợp lệ nhưng doanh nghiệp có thể bị phạt tiền về hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử quá thời hạn theo quy định cụ thể tại Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
| Vi phạm | Quá hạn | Mức phạt |
| Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn | Từ 01 – 05 ngày làm việc | Từ 02 – 05 triệu đồng |
| Từ 06 – 10 ngày làm việc | Từ 05 – 08 triệu đồng | |
| Từ 11 ngày làm việc trở lên | Từ 10 – 20 triệu đồng | |
| Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ | Từ 05 – 08 triệu đồng | |
| Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định | Từ 10 – 20 triệu đồng | |
Quy định cụ thể về vi phạm và mức xử phạt
Cách kê khai hóa đơn có ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập
Theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Công văn 1586/TCT-CS ngày 04/5/2023 của Tổng cục Thuế, trong trường hợp ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau thì người bán phải kê khai thuế GTGT vào thời điểm lập hóa đơn, trong khi bên mua sẽ kê khai thuế GTGT dựa vào ngày ký trên hóa đơn.
Mặt khác, căn cứ khoản 1 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, khoản 7 Điều 3 khoản 8, khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp cho hàng hóa và dịch vụ đã mua. Một hóa đơn hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020. Cũng trong Nghị định này, khoản 8 và khoản 9 Điều 10 đã chỉ rõ rằng, ngày lập và ngày ký là những chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn. Điều này có nghĩa là hóa đơn chỉ được coi là hợp pháp khi có ngày ký, và bên mua chỉ có thể kê khai thuế sau khi hóa đơn đã được ký.
Như vậy:
- Bên bán sẽ kê khai thuế theo ngày lập hóa đơn.
- Bên mua sẽ kê khai thuế theo ngày ký hóa đơn.
Tuy nhiên để giải quyết các tình huống liên quan đến việc ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập, VNPT cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử VNPT Invoice rất tiện lợi. VNPT Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp phát hành, quản lý hóa đơn mà còn hỗ trợ tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình ký số hóa đơn.
Trong trường hợp ngày ký hóa đơn khác ngày lập, hệ thống VNPT Invoice đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, tự động thông báo cho doanh nghiệp các mốc thời gian quan trọng như thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, giúp tránh các mức phạt không đáng có theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, VNPT Invoice cũng cung cấp các công cụ quản lý, lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cho cả người bán và người mua.
Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 23 nhanh chóng – chính xác
Hơn nữa, nhờ tích hợp sẵn chữ ký số VNPT SmartCA nên doanh nghiệp không chỉ có thể thực hiện ký số hóa đơn nhanh chóng, chính xác mà còn tạo sự thuận tiện trong quy trình kê khai thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Xem thêm: Ưu đãi ký số không giới hạn với gói cước mới của VNPT SmartCA
Nhìn chung theo quy định thì ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập vẫn hợp lệ nhưng doanh nghiệp cần chú ý khai thuế theo ngày lập để tránh bị phạt do chậm trễ. Để đảm bảo đồng bộ và hạn chế rủi ro, tốt nhất doanh nghiệp nên lập và ký hóa đơn trong cùng một ngày. Việc nắm vững các quy định kể trên sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hoá quy trình tài chính một cách hiệu quả nhất.
Để tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử hay các sản phẩm – dịch vụ của VNPT, vui lòng liên hệ hotline của phòng CSKH hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí oneSME để nhận được hỗ trợ tư vấn giải pháp chi tiết:
__________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vnhttps://onesme.vn/enterprise/contact-us
