Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 23 nhanh chóng – chính xác

Trang chủSản phẩmCách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 23 nhanh chóng - chính xác

Thông tư 78/2021/TT-BTC được Bộ tài chính ban hành ngày 17/09/2021 đã bổ sung một số quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử, trong đó có việc thay đổi cổng thông tin tra cứu trực tuyến. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng nắm bắt được thông tin về cách tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 một cách chính xác để đảm bảo quá trình quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan không bị gián đoạn. Người dùng có thể tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện tra cứu đang được áp dụng ở thời điểm hiện tại.

1. Tra cứu tại website Tổng cục Thuế

Ngay sau khi Thông tư 78 và nghị định 123 có hiệu lực, kênh trực tuyến hỗ trợ tra cứu hóa đơn trực tuyến (tức Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế) đã đổi sang đường link https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ thay vì đường link cũ là  http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.

Việc tra cứu hóa đơn trên nền website của Tổng cục Thuế mang đến sự an tâm cho người dùng bởi thông tin tin cậy đã được xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, so với việc tra cứu trên kênh online của nhà cung cấp dịch vụ như VNPT thì việc tra cứu đòi hỏi người dùng cung cấp nhiều dữ liệu hơn. Điều này đôi khi cũng mang đến sự bất tiện, nhầm lẫn khiến việc tra cứu tốn nhiều thời gian.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử thông qua trang web của Tổng cục Thuế có thể áp dụng cho các đối tượng sau:

  • Cá nhân có nhu cầu tra cứu nhưng không có tài khoản tại website.
  • Các hộ kinh doanh, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế cấp tài khoản chính thức tại website hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp, sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và được cơ quan Thuế chấp thuận sẽ nhận được email chứa thông tin ID đăng nhập và mật khẩu từ hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn.

Cách 1: Hướng dẫn tra cứu cho người dùng chưa có tài khoản

Cách làm này phù hợp cho đối tượng người dùng chưa từng đăng ký hoặc chưa đăng ký lại tài khoản mới theo Thông tư 78 tại địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Trong trường hợp này, người dùng chỉ kiểm tra được các hóa đơn có giá trị pháp lý hay không chứ không được phép kiểm tra chi tiết thông tin nội dung hóa đơn.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Tra cứu hóa đơn điện tử thông tin 78
Nhập các dữ liệu vào từng textbox để tiến hành tra cứu thông tin hóa đơn

Bước 2: Nhập các trường dữ liệu được yêu cầu, bao gồm: Mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Sau đó nhấn vào mục [Tìm kiếm].

Để có được các thông tin dùng cho tra cứu, bạn cần xác định trên file hóa đơn hướng dẫn sau:

Thông tin hóa đơn
Thông tin mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán (khoanh đỏ)

Chú ý khi nhập thông tin ký hiệu vào thanh tra cứu chúng ta không nhập số 1 đầu tiên. Chữ số đầu tiên trong ký hiệu thể hiện loại hóa đơn, theo mẫu này số “1” chỉ hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Thông tin hóa đơn
Chữ số đầu tiên trong ký hiệu thể hiện loại hóa đơn, không cần nhập vào phần ký hiệu hóa đơn

 Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu

  • Khi có hóa đơn mang thông tin hợp lệ với dữ liệu nhập vào, màn hình sẽ thông báo trạng thái xử lý là “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”.
  • Với trường hợp hóa đơn vừa hợp lệ vừa được đăng ký mã với cơ quan Thuế thì sẽ hiện thông báo “Đã cấp mã hóa đơn”. Tuy nhiên, thông báo không đồng nghĩa với việc hóa đơn có tồn tại hay không. Mà nó chỉ chứng minh được rằng mã hóa đơn bạn nhập vào đã được đăng ký. Theo quy định, chỉ một số ngành bắt buộc mới cần đăng ký mã nên không phải lúc nào tra cứu hóa đơn cũng hiện thông báo này.  
  • Trong trường hợp hiển thị dòng trạng thái “ Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” có nghĩa là hóa đơn đó không tồn tại hoặc cũng có thể do bạn nhập sai thông tin. Khi đó, bạn cần kiểm tra cẩn thận lại các dữ liệu và so sánh với file hóa đơn để xem đúng hay chưa rồi thao tác tra cứu lại.
Kết quả tra cứu hóa đơn tồn tại
Sau khi nhập đầy đủ thông tin và mã captcha, kết quả sẽ được trả về. Như trong trường hợp này cho người dùng biết có tồn tại hóa đơn hợp lệ
Kết quả tra cứu hóa đơn không tồn tại
Còn đây là thông báo trong trường hợp không có hóa đơn hợp lệ do người dùng nhập sai thông tin

Cách 2: Hướng dẫn tra cứu cho người dùng đã có tài khoản

Cách làm này áp dụng cho người dùng đã có tài khoản đăng ký mới theo quy định thông tư 78 tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Trong trường hợp này, người dùng có thể đăng nhập và kiểm tra nội dung chi tiết có trên hóa đơn điện tử được tra cứu.

Cách thực hiện:  

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website của Tổng cục thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Tra cứu hóa đơn điện tử thông tin 78
Màn hình giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Thông tin đăng nhập sẽ được gửi qua email sau khi doanh nghiệp đăng ký tài khoản mới theo Thông tư 78. Nếu không nhìn thấy email do quá nhiều thư, người dùng có thể search bằng cách nhập địa chỉ email hoadondientu@gdt.gov.vn trên thanh công cụ tìm kiếm thư đến. Nó sẽ hiển thị các thư được gửi cho bạn từ địa chỉ này và bạn có thể dễ dàng tìm được thư cung cấp thông tin đăng nhập vào hệ thống của mình. 

Thông tin tra cứu hóa đơn gửi tiền Email
ID đăng nhập và mật khẩu sẽ được thông báo qua email gửi từ địa chỉ hòm thư hoadondientu@gdt.gov.vn

Bước 3: Trỏ chuột kích chọn ô “Tra cứu” rồi click vào dòng  “Tra cứu hoá đơn”.

Tra cứu hóa đơn điện tử
Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”

Bước 4: Kích chọn mục “ Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” trên menu. Sau đó nhập các trường dữ liệu lọc rồi nhấn “Tìm kiếm” để tìm hóa đơn khớp với thông tin đã cung cấp

Tra cứu hóa đơn điện tử
Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào từng ô để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 5: Tại nơi hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

Xuất file kết quả hóa đơn
Người dùng có thể thực hiện các chức năng Xem/In/Xuất Excel/Xuất XML theo các công cụ được thiết lập sẵn trên hệ thống (khoanh đỏ)

>> Có thể bạn cũng quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số như thế nào?

2. Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử do chính tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam phát hành với các tính năng được tính hợp đã được chuẩn hóa và tuân thủ theo những quy định pháp luật mới nhất về Thuế. 

Hiện tại, hệ thống hóa đơn điện tử VNPT đã cập nhật và nâng cấp đầy đủ theo các quy định của Thông tư 78, đảm bảo mang đến sự hỗ trợ chính xác, nhanh chóng và dễ dàng cho khách hàng có nhu cầu tra cứu.

Đối tượng có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống VNPT Invoice bao gồm:

  • Khách hàng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhỏ, cá nhân đã đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice và các đối tác của họ.
  • Người dùng nhận được email thông báo về hóa đơn bên bán, trong email có kèm theo đường link truy cập vào portal để tra cứu hóa đơn VNPT Invoice.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống VNPT Invoice

Đối với người dùng chưa có tài khoản trên hệ thống

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website: https://portaltool.vnpt-invoice.com.vn/

Tra cứu hóa đơn điện tử VNPT
Giao diện màn hình hiển thị khi người dùng truy cập vào portal

Bước 2: Kích chọn Kiểu tra cứu: Theo mã tra cứu hoặc Theo thông tin hóa đơn

Tra cứu hóa đơn điện tử VNPT
Chọn kiểu tra cứu phù hợp

Bước 3: Nhập vào mục Mã tra cứu: nhập Mã hóa đơn nếu chọn tra cứu theo mã tra cứu và nhập Mã số thuế nếu chọn tra cứu theo thông tin hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử VNPT
Nhập mã tra cứu ứng với từng kiểu tra cứu đã chọn

Bước 4: Xác nhận đúng mã captcha rồi nhấn vào mục [Tìm kiếm]. Thông tin hóa đơn nếu có sẽ hiển thị ngay bên dưới  mục tra cứu.

>> Đăng ký hóa đơn điện tử VNPT ngay hôm nay để nhận mức giá ưu đãi và rất nhiều tiện ích giúp tăng tối đa hiệu suất giao dịch cho doanh nghiệp

Đối với người dùng đã có tài khoản trên hệ thống

Bước 1: Gõ địa chỉ portal của khách hàng trên trình duyệt, tại giao diện đăng nhập vui lòng nhập đầy đủ thông tin rồi kích chuột vào ô [Đăng nhập]

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử
Tại giao diện đăng nhập người dùng cần nhập đầy đủ thông tin để truy cập vào hệ thống tra cứu

Bước 2: Trên danh sách menu của hệ thống, nhấn vào [Tìm kiếm bằng mã tra cứu]

Cách tra hóa đơn điện tử VNPT khi đã có tài khoản
Chọn [Tìm kiếm bằng mã tra cứu] rồi nhập mã vào, kích chuột vào ô [Tìm kiếm]

Bước 3: Nhập mã tra cứu hóa đơn vào rồi kích chuột [Tìm kiếm]. Có hai kết quả bạn có thể nhận được:

  • Nếu thông tin chính xác và có hóa đơn hợp lệ, thông tin hóa đơn sẽ hiển thị ngay bên dưới.
  • Nếu thông tin không chính xác hoặc không có hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiện một dòng thông báo đỏ “ Không tìm thấy hóa đơn, vui lòng nhập đúng thông tin tra cứu”. Lúc này bạn cần kiểm tra xác minh lại thông tin rồi nhập mã tra cứu lại.
Cách tra hóa đơn điện tử VNPT khi đã có tài khoản
Màn hình hiển thị thông tin hóa đơn khi khớp dữ liệu
Cách tra hóa đơn điện tử VNPT khi đã có tài khoản
Màn hình thông báo khi không tìm được hóa đơn hợp lệ

Để có được thông tin hướng dẫn chi tiết hơn về cách làm, bạn đọc có thể tham khảo tại: Tra hóa đơn điện tử VNPT

Hệ thống VNPT Invoice được triển khai tuân thủ đầy đủ theo các yêu cầu pháp lý cũng như các quy định trong thông tư và nghị định của Bộ tài chính và Tổng cục Thuế. Bởi vậy thông tin đảm bảo độ tin cậy cao. 

Bên cạnh đó, ứng dụng của hệ thống cũng cho phép tra cứu hàng loạt nhiều hóa đơn đồng thời mang đến sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Đây là một trong những điểm nổi bật mà việc tra cứu hóa đơn điện tử trên nền tảng này có thể mang lại.

Bài viết trên đây đã đề cập khá tỉ mỉ về các cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và nghị định 123. Hy vọng, dựa vào đó bạn đọc có thể hiểu rõ và tiến hành thao tác tra cứu một cách thuận tiện, dễ dàng hơn. 

Trong trường hợp nếu bạn đọc có bất cứ băn khoăn thắc mắc nào liên quan đến việc tra cứu hay dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice, có thể chủ động liên hệ để được tư vấn nhanh chóng theo thông tin sau:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Big Data và điện toán đám mây – Mối quan hệ kết hợp hoàn hảo

Big Data và điện toán đám mây đã và...

On-premise vs Cloud: Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp?

On-premise và Cloud là hai mô hình cơ sở...

6+ Lưu ý khi thuê VPS quan trọng bạn cần nắm

Khác với việc sử dụng server truyền thống, thuê...

Cloud Storage – Lưu trữ đám mây: Tính năng và lợi ích khi sử dụng

Cloud Storage hay lưu trữ đám mây là một...