Hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế là quy trình quan trọng mà kế toán cần nắm bắt để xử lý mọi sự cố xuất hiện trong trường hợp hóa đơn cần phải được hủy bỏ. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về các trường hợp được hủy hóa đơn, quy trình thực hiện cũng như những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử đầu ra mà oneSME chia sẻ trong nội dung dưới đây.
Các trường hợp hủy hóa đơn đã kê khai thuế
Khi phát hiện sai sót trong nội dung của hóa đơn điện tử đã xuất, kế toán cần lập biên bản hủy hóa đơn và điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn đó. Hiện nay, có hai trường hợp cụ thể doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế. Đó là:
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã được Cơ quan Thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua. Nếu hóa đơn chưa được gửi, phía người bán có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế và lập hóa đơn mới. Ngược lại, nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua, người bán chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không được hủy. Trên hóa đơn lập mới để thay thế bắt buộc phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu …, gửi ngày… tháng… năm….
- Trường hợp 2: Khi người bán lập hóa đơn trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, nếu có việc hủy hoặc chấm dứt dịch vụ, người bán sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và thông báo cho Cơ quan Thuế về việc này.
Trường hợp hủy hóa đơn đã kê khai thuế
>> Tham khảo thêm: Hóa đơn điện tử bị sai thông tin xử lý như thế nào?
Lưu ý khi hủy hóa đơn đã kê khai thuế đầu ra
Khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều quan trọng để tránh những rắc rối không cần thiết. Cụ thể như sau:
Về thời hạn hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế
Về thời hạn hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nộp thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn bị sai. Đây là thủ tục quan trọng để giúp doanh nghiệp hạn chế những rắc rối, đồng thời tránh trường hợp bị xử phạt không đáng có.
Mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Bên cạnh thời hạn hủy hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến mức xử phạt nếu hủy hóa đơn không đúng quy định. Theo Điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP nêu rõ:
- Nếu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày làm việc và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Nếu quá hạn từ 1 đến 10 ngày, mức phạt sẽ dao động từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng.
- Đối với trường hợp hủy hóa đơn quá hạn từ 11 ngày trở lên, mức phạt có thể từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
Do đó, việc nắm rõ quy định và thời hạn hủy hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối về mặt pháp lý mà còn tiết kiệm chi phí bị phạt hành chính đáng tiếc. Và để hiểu rõ thêm về cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện cụ thể ngay dưới đây.
Xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Cách hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế theo đúng quy định
Để thực hiện hủy hóa đơn đã kê khai theo thông tư 78, kế toán doanh nghiệp cần tiến hành theo 5 bước như sau:
- Bước 1: Gửi thông báo về hóa đơn có sai sót đến cơ quan thuế bằng mẫu số 04/SS-HĐĐT, được quy định tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, sau đó ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót, sau đó gửi cho khách hàng.
- Bước 3: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã thông báo có sai sót.
- Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận về việc hủy bỏ hóa đơn để giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
- Bước 5: Kiểm tra xem thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa, đồng thời theo dõi tình trạng hóa đơn trên trang website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để xác nhận rằng hóa đơn đã được hủy thành công.
Hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế theo đúng quy định
Quy trình trên sẽ có áp dụng cho hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay. Nếu doanh nghiệp đang có vướng mắc liên quan đến quy trình hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế, đặc biệt là trên phần mềm VNPT – Invoice, vui lòng liên hệ với oneSME qua kênh tư vấn miễn phí hoặc thông tin chi tiết dưới đây để được tư vấn và giải đáp kịp thời.
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
