Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa là một trong các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn chứng từ. Ghi hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của doanh nghiệp. Tham khảo cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa theo đúng quy định dưới đây.
Thế nào là hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa?
Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Trên hóa đơn điện tử, tên hàng hóa thường được ghi rõ và chi tiết để mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã mua. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, không tránh khỏi nhầm lẫn và có thể điểm danh 3 trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử sau:
Viết hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua: Trong trường hợp này, kế toán bên bán sẽ cần thực hiện việc xóa bỏ hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa và sau đó xuất hóa đơn mới với thông tin hàng hóa đúng gửi cho bên mua.
Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa đã gửi cho người mua: Trong trường hợp bên bán viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng chưa giao hàng, chưa cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế, hai bên cần xác nhận sai sót, sau đó thu hồi hóa đơn đã lập sai bằng biên bản thu hồi hóa đơn. Bên bán sẽ tiến hành hủy bỏ hóa đơn đã thu hồi và lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua.
Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa nhưng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế: Trường hợp này việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa thực hiện theo 2 cách sau:
- Cách 1:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách 2:
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong vài năm trở lại đây, sử dụng hóa đơn điện tử đã tạo bước đột phá trong chuyển đối số cho doanh nghiệp, mang lại lợi ích nhiều chiều, như tinh gọn về thủ tục giấy tờ, giúp các doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng giảm thiểu tối đa những công đoạn rườm rà, tránh được mọi rủi ro sai hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất.
Lựa chọn một phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp và uy tín là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc tiến tới chuyển đổi số doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm xuất hoá đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ nhanh chóng trong các trường hợp xuất sai hoá đơn
VNPT Invoice- Đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số
VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử do Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông VNPT cung cấp được đánh giá nằm trong top 7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất năm 2024. VNPT bắt đầu xây dựng hệ thống hoá đơn điện từ năm 2012 VNPT, hiện tại VNPT Invoice đã trở nên thân thiện và tiện ích hơn với người dùng nhờ một số ưu điểm:
| Phần mềm
hóa đơn điện tử |
Chi phí | Tính năng |
| VNPT Invoice:
– Giao diện dễ sử dụng – Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp khác – Có nhiều gói dịch vụ từ mức 300 hóa đơn đến 10.000 hóa đơn/gói. – Thời gian sử dụng không giới hạn – Thời gian lưu trữ 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn |
– Chi phí hợp lý
– Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ hộ kinh doanh cá thể đến doanh nghiệp khởi nghiệp và cả các doanh nghiệp SME |
– Thiết kế và tạo mẫu hóa đơn.
– Cho phép người dùng lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên giao diện phần mềm hoặc từ danh sách file mẫu. – Dễ dàng phát hành đơn lẻ hoặc phát hành hóa đơn điện tử theo lô. – VNPT Invoice hỗ trợ ký bằng nhiều hình thức ký số. – Dễ dàng tìm kiếm và quản lý hóa đơn điện tử thông qua các tính năng được tích hợp sẵn trên phần mềm. – Lưu trữ được nhiều loại hóa đơn trên hệ thống máy chủ. – VNPT Invoice có sẵn Module để kết nối tới Tổng cục thuế – Có sẵn Portal để khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn khi sử dụng. |
VNPT Invoice được đánh giá nằm trong top 7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất
Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử VNPT
Có 4 loại lỗi sai khi viết Hoá đơn điện tử VNPT và tương ứng với mỗi loại lỗi sẽ có những cách giải quyết khác nhau.
| Tên lỗi | Mô tả lỗi |
| Viết sai thông tin của công ty (tên, địa chỉ,…) | Người nhập nhập sai thông tin trên hóa đơn (thường nhập thông tin lần đầu cho khách hàng mới) |
| Viết sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử | Do nhập sai hoặc sót chữ số trong mã số thuế doanh nghiệp |
| Ghi sai nội dung trên hóa đơn điện tử bao gồm: Hoá đơn điện tử sai tên hàng hoá, viết sai thông tin số lượng, khối lượng, đơn giá và thành tiền trong hóa đơn | Có thể do người nhập nhẫm lần về việc chiết khấu, giảm giá bởi thông thường phần thành tiền sẽ do hệ thống tự tính toán và hiển thị kết quả |
| Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất | Có nhiều mức thuế suất khác nhau tương ứng với từng loại hàng hóa và ngành hàng và mức thuế thường được điều chỉnh liên tục. Do đó, người nhập nếu không nắm vững khung biểu giá thuế suất có thể chọn sai mức thuế khiến tổng tiền xuất hóa đơn bị sai |
Tùy thuộc vào lỗi sai và tính chất sai, doanh nghiệp có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT gồm:
- Thông báo về lỗi sai trên hoá đơn điện tử cho người mua (không cần sửa thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT và xuất lại/xuất mới hoá đơn)
- Điều chỉnh thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT
- Huỷ hoá đơn ghi sai trên nền tảng VNPT và xuất mới hoá đơn khác trên nền tảng VNPT
Hiểu rõ các hình thức ghi sai nội dung trên hóa đơn điện tử và cách giải quyết các sai sót thường gặp, đặc biệt là lỗi hoá đơn điện tử sai tên hàng hoá sẽ giúp cho các tổ chức, đơn vị kinh doanh kiểm soát tốt dòng tiền ra – vào, tránh thất thoát khi mắc phải lỗi hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa.
Để tìm hiểu thêm về các sản phẩm – dịch vụ của VNPT vui lòng truy cập website hoặc kênh tư vấn miễn phí để được hỗ trợ tư vẫn giải pháp chi tiết.
Website: https://onesme.vn
Hotline: 18001260 (cước 0đ)
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử của VNPT
