Giao kết hợp đồng điện tử là phương thức mới thay thế cho giao dịch hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử sử dụng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý để giao kết hợp đồng. Nguyên tắc và quy trình trong giao kết loại hợp đồng này cần tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
| Cơ sở pháp lý | Nội dung quy định |
| Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 |
Điều 35. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử
|
| Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005 | Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử
|
| Điều 38 Luật Giao dịch điện tử 2005 |
Điều 38. Giá trị pháp lý của thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử
|
1. Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử
Quá trình giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ theo 4 nguyên tắc, đó là:
Nguyên tắc 1: Tự nguyện giao kết
Tại Điều 3, Bộ luật Dân sự năm 2015, quá trình giao kết hợp đồng dù ở dạng truyền thống hay điện tử cần tuân thủ nguyên tắc tự nguyện cam kết, tự do và thỏa thuận. Quyền tự do trong giao kết có nghĩa là:
- Tự do trong lựa chọn đối tác;
- Tự do trong việc thỏa thuận nội dung của các điều khoản hợp đồng;
- Tự do về thời gian và địa điểm thực hiện giao kết hợp đồng.
Các hoạt động tự do trong giao kết hợp đồng này phải đáp ứng điều kiện theo quy định, cụ thể:
- Giao kết hợp đồng cần phục vụ theo hoạt động đã đăng ký và đảm bảo hợp pháp.
- Các bên không lợi dụng quyền tự do để hoạt động trái quy định pháp luật.
Nguyên tắc 2: Hai bên cùng có lợi
Căn cứ theo Điều 3 Bộ luật dân sự 2015, việc giao kết hợp đồng cần đảm bảo sự trung thực và thiện chí giữa các bên. Theo đó, các bên cùng thỏa thuận điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo nguyên tắc cùng có lợi, không lừa dối hay chèn ép trong giao kết hợp đồng.
Nguyên tắc 3: Bình đẳng khi thực hiện giao kết
Các bên tham gia giao kết hợp đồng có sự bình đẳng với nhau về quyền và nghĩa vụ. Cụ thể, bình đẳng về quyền thể hiện ở việc:
- Quyền đưa ra yêu cầu;
- Quyền chấp nhận (hoặc không) các yêu cầu.
Bình đẳng về nghĩa vụ thể hiện ở việc:
- Nghĩa vụ làm đúng các nội dung trong điều khoản hợp đồng đã cam kết.
- Nghĩa vụ tuân thủ thời gian hợp đồng, thời hạn, thanh toán theo phương thức thỏa thuận và những nội dung khác.
- Nghĩa vụ chịu trách nhiệm với các bên còn lại khi không thực hiện đúng thỏa thuận ban đầu.
Nguyên tắc 4: Tuân theo quy định pháp luật
Khi giao kết hợp đồng điện tử, pháp luật tôn trọng ý kiến thỏa thuận của các bên tham gia. Tuy nhiên, sự tôn trọng này cần đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật. Đồng nghĩa với việc các nội dung thỏa thuận trong hợp đồng không được vi phạm vào những điều pháp luật cấm.
2. Quy định chi tiết về giao kết hợp đồng điện tử
Giao kết hợp đồng điện tử cần đảm bảo các điều kiện theo quy định về chủ thể tham gia, phương thức giao kết, thời gian – địa điểm gửi/nhận thông điệp dữ liệu và chữ ký được sử dụng khi giao kết.
Quy định về chủ thể tham gia giao kết hợp đồng điện tử
Chủ thể trong giao kết hợp đồng điện tử bao gồm ít nhất 3 bên. Cụ thể, ngoài 2 bên tham gia giao kết, hợp đồng điện tử cần có sự tham gia của bên thứ 3 là nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.
Quy định với bên tham gia giao kết căn cứ vào Điều 395 và Điều 396 Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo đó, cá nhân/tổ chức thực hiện giao kết hợp đồng cần đảm bảo đầy đủ năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự.
Pháp luật cũng đã có những quy định về bên thứ 3 trong giao kết hợp đồng điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết mà tham gia để hỗ trợ quá trình giao kết hợp đồng đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu quả. Bên thứ 3 cần tuân thủ theo các quy định và nghĩa vụ pháp lý của pháp luật. Do đó, khi lựa chọn ký kết điện tử, người dùng cần chú ý đến việc lựa chọn bên thứ 3 uy tín để an toàn trong quá trình giao kết.
Quy định về phương thức giao kết hợp đồng điện tử
Giao kết hợp đồng điện tử cần đảm bảo các quy định về phương thức giao kết. Cụ thể, việc giao kết cần:
- Bằng phương tiện điện tử: Theo khoản 12 điều 4 Luật Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định các giao kết thông điệp dữ liệu điện tử cần được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Đó là các phương tiện hoạt động trên công nghệ điện, kỹ thuật số, điện tử, điện từ truyền dẫn không dây hoặc các công nghệ tương tự.
- Ký bằng chữ ký điện tử: Thông tin dạng dữ liệu để xác định danh tính người ký.
Thời điểm và địa điểm gửi/nhận thông điệp dữ liệu
Gửi thông điệp điện tử:
- Thời điểm gửi: Thời điểm gửi thông điệp điện tử là khi dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo.
- Địa điểm gửi: Địa điểm gửi thông điệp điện tử là tại trụ sở người khởi tạo (cơ quan/tổ chức) hoặc nơi cư trú người khởi tạo (cá nhân). Trong trường hợp cơ quan có nhiều địa chỉ trụ sở có mối liên hệ mật thiết với giao dịch.
Nhận thông điệp điện tử:
- Thời điểm nhận: Thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là khi thông tin nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định.
- Địa điểm nhận: Địa điểm nhận là trụ sở của người nhận (cơ quan/tổ chức), nơi cư trú người nhận (cá nhân).
Chữ ký sử dụng trong hợp đồng điện tử
Một hợp đồng cần có chữ ký của các bên nhằm khẳng định sự thỏa thuận, đồng ý giữa các bên về nội dung hợp đồng. Muốn sử dụng chữ ký trong hợp đồng điện tử, các bên giao kết cần phải sử dụng một nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng do đơn vị cung cấp chứng thực chữ ký điện tử cung cấp để tạo chữ ký điện tử. Chữ ký của các bên tham gia ký kết được tạo ra và chèn dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.
3. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử gồm 4 bước:
Bước 1: Đề xuất giao kết hợp đồng
Đề xuất giao kết hợp đồng nhằm thể hiện rõ ý định giao kết và các sự ràng buộc liên quan. Bên thực hiện đề xuất sẽ đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử và tạo lập hợp đồng với đầy đủ nội dung điều khoản, mô tả quyền và nghĩa vụ của các bên.
Trong quá trình tạo lập hợp đồng điện tử, bên đề xuất cần xác định rõ về luồng ký, vị trí ký, thứ tự ký và vai trò của người ký hợp đồng. Tiếp theo, hệ thống hợp đồng điện tử sẽ tạo luồng ký tự động nhằm ký số và thực hiện gửi hợp đồng cho người được đề nghị ký kết.
Bước 2: Hai bên đồng thuận giao kết hợp đồng
Bên nhận hợp đồng sẽ trả lời đề nghị giao kết hợp đồng thông qua email thông báo và truy cập vào để xem toàn bộ nội dung kèm theo. Sau đó, bên nhận hợp đồng sẽ duyệt nội dung, xác nhận với những nội dung trong hợp đồng. Nếu cần thảo luận lại, sẽ điều chỉnh hợp đồng và gửi lại cho bên đề xuất.
Bước 3: Thực hiện xác nhận giao kết
Sau khi đồng ý với các điều khoản hợp đồng, hai bên xác nhận giao kết bằng cách ký số.
>> Tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số doanh nghiệp cần biết
Bước 4: Kết thúc giao kết hợp đồng điện tử
Sau khi hai bên xác nhận và ký kết hợp đồng, hệ thống hợp đồng điện tử sẽ gửi thông báo về việc hoàn tất giao kết đến các bên. Sau đó, hợp đồng được hệ thống lưu trữ và mã hóa. Các bên thực hiện nghĩa vụ theo giao kết đã thỏa thuận và kết thúc quá trình giao kết điện tử.
Để quá trình giao kết hợp đồng điện tử an toàn và tiện lợi, đừng quên lựa chọn hợp đồng điện tử VNPT eContract – giải pháp giao kết hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận, bảo mật tuyệt đối giúp các bên tham gia an tâm khi giao kết.
>> Có thể bạn quan tâm: Sau khi giao kết, hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?
4. Rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử và cách phòng tránh
4.1. Rủi ro về pháp lý
Rủi ro về pháp lý thường xảy ra do các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng điện tử không hiểu chi tiết, hiểu đúng về kiến thức pháp lý hoặc lựa chọn bên thứ 3 không được pháp luật công nhận. Điều này dẫn đến hợp đồng điện tử không được công nhận theo quy định pháp luật khi xảy ra tranh chấp.
Giải pháp: Để phòng tránh tối đa các rủi ro về mặt pháp lý, các bên tham gia cần lựa chọn bên thứ 3 (nhà cung cấp dịch vụ) uy tín, được chứng nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tiêu biểu có thể đến nhà cung cấp VNPT với hợp đồng điện tử VNPT eContract được phép lưu hành theo quy định pháp luật, giúp các bên ký kết an tâm khi giao dịch.
>> Tìm hiểu những tiêu chí để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định mới nhất hiện nay
4.2. Rủi ro về công chứng hợp đồng điện tử
Công chứng giúp chứng nhận tính xác thực của hợp đồng và giao dịch. Trong khi đó, ở Việt Nam việc công chứng các giao dịch hợp đồng điện tử vẫn là vấn đề bị bỏ ngỏ.
Giải pháp: Mặc dù vấn đề công chứng trong các giao dịch điện tử vẫn đang là vấn đề được nhiều người quan tâm. Tuy nhiên, các bên giao kết hoàn toàn an tâm bởi sử dụng công nghệ hiện đại trong ký kết hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia và pháp luật chứng minh được nội dung hợp đồng, người tham gia và giao dịch ký kết. Thêm vào đó, vấn đề công chứng đang được nhà nước tìm các phương án cải thiện.
4.3. Rủi ro liên quan đến lộ dữ liệu, thông tin hợp đồng
Do đặc điểm của hợp đồng điện tử cần có sự tham gia của bên thứ 3. Vì vậy, nếu bên thứ 3 không uy tín có thể thu thập thông tin dữ liệu, hợp đồng và làm lộ những thông tin này.
>> Xem ngay: Hướng dẫn cách chọn phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, an toàn cho doanh nghiệp
Giải pháp: Các bên tham gia ký kết hợp đồng nên lựa chọn bên thứ 3 uy tín để đảm bảo về sự bảo mật thông tin. Trong đó, VNPT eContract có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn cho các bên ký kết.
Giao kết hợp đồng điện tử là một trong những sự lựa chọn của các doanh nghiệp thời đại 4.0 để theo kịp công nghệ hiện đại và xu hướng phát triển của thế giới. Cùng với đó, việc lựa chọn VNPT eContract giúp doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh và bứt phá trên thị trường hiện nay.
Để được biết thêm thông tin chi tiết về hợp đồng điện tử VNPT eContract hoặc giải đáp những thắc mắc liên quan, quý khách vui lòng liên hệ theo một trong những cách thức dưới đây:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
