Chữ ký số là một trong số các loại hình chữ ký điện tử dùng để mã hóa chữ ký cho cá nhân, doanh nghiệp. Ưu điểm của chữ ký số ngày càng được thể hiện rõ trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số trên các loại văn bản, tài liệu số hay các giao dịch điện tử một cách dễ dàng, tối ưu hóa thời gian và công sức để có những trải nghiệm vượt bậc.
1. Tiết kiệm 1/2 thời gian ký kết
Với chữ ký số:
- Doanh nghiệp sẽ chỉ mất chưa tới 5 phút cho một thao tác ký kết bằng chữ ký số. Thời gian thực hiện được rút ngắn giúp việc ký kết hợp đồng, giấy tờ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, nhất là trong trường hợp cần phải ký nhiều tài liệu cùng một lúc.
- Khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cũng dễ dàng chuyển đi các thông tin dữ liệu, hồ sơ giấy tờ cho khách hàng, đối tác một cách nhanh chóng. Quá trình này không mất công chờ đợi hay bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài khác.
Với chữ ký thường:
Việc ký kết văn bản, tài liệu bằng chữ ký tay truyền thống có thể tốn đến khoảng 8 phút cho một thao tác ký. Trường hợp cần phải đối soát thông tin, ký nhiều giấy tờ cùng lúc thì thời gian có thể lên tới 10 tiếng hoặc hơn.
Như vậy, có thể thấy việc sử dụng chữ ký số sẽ tối ưu về thời gian hơn so với chữ ký thường. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tới một nửa thời gian cho việc ký và chuyển tài liệu, từ đó tối ưu được thời gian làm việc và tiết kiệm chi phí quản lý.
2. Tối ưu chi phí cho cá nhân, doanh nghiệp
Tối ưu chi phí là điều mà mọi cá nhân, doanh nghiệp luôn hướng tới khi làm việc.
Với chữ ký số: Việc sử dụng giải pháp chữ ký điện tử thay cho phương pháp chữ ký truyền thống sẽ cho phép các công ty chi trả ít nhất cho cơ sở vật chất, tiền thuê nhân lực, chi phí vận chuyển,….
Với chữ ký thường: Doanh nghiệp sẽ tốn thêm chi phí cho:
- Giấy, mực, chi phí trả cho nhân viên cũng cao hơn do phải làm nhiều giờ hơn.
- Các chi phí về cơ sở vật chất, dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh.
Bạn có thể thấy rõ điều này qua ví dụ ký 200 hóa đơn:
| Tiêu chí so sánh | Chữ ký số | Chữ ký thường |
| Chi phí quản lý | Không mất phí | 800.000 VND/200 hóa đơn |
| Phí in ấn | Không mất phí | Mất khoảng 130.000 VND cho 200 tờ hóa đơn A4 và 1/5 lọ mực đen (giá khoảng 200.000 VND/lọ) |
| Phí vận chuyển | Không mất phí | Khoảng 800.000 VND/200 hóa đơn |
Điều này cho thấy, sử dụng giải pháp chữ ký số là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Nó sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn quá trình ký kết, chuyển giao tài liệu, hợp đồng và tiết kiệm tối đa chi phí cần phải trả để quản lý và vận hành.
3. Bảo mật cao, không thể giả mạo
Với chữ ký số: Chữ ký số được tạo ra dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công nghệ RSA. Theo đó, công nghệ này sẽ cung cấp cho người dùng cá nhân/doanh nghiệp một hệ thống mã khóa gồm khóa bí mật (Private Key) và khóa công khai (Public Key).
- Công nghệ RSA giúp đảm bảo một người dùng khi tạo ra chữ ký số nào đó sẽ là duy nhất. Người khác không thể giả mạo, tẩy xóa. Chỉ có duy nhất người sở hữu khóa bí mật mới có thể sử dụng và tạo ra được chữ ký số đó.
- Chữ ký số có thể làm bằng chứng các giao dịch, nội dung điện tử đã được doanh nghiệp ký kết trước đó. Điều này cho thấy chữ ký số có tính bảo mật rất cao và chính xác tuyệt đối, tránh được vấn đề giả mạo trong nhiều trường hợp.
Với chữ ký thường: Chữ ký tay thường rất dễ thay đổi, tẩy xóa hay bắt chước trên các tài liệu. Đặc biệt, tính bảo mật không cao nên dễ bị đánh cắp, gian lận, giả mạo, không thuận tiện khi cần gửi tài liệu gấp.
Như vậy, chữ ký số được xem là sự lựa chọn tối ưu trong vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu, tránh giả mạo và đánh cắp. Đặc biệt, nó vô cùng tiện lợi khi làm việc, gửi tài liệu cho đối tác và khách hàng.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
4. Bảo toàn thông tin tuyệt đối
Với chữ ký số: Ưu điểm của chữ ký số là tính bảo mật cao và không thể giả mạo. Chính vì thế, sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo sự chuẩn xác, an toàn thông tin tuyệt đối và vai trò xác nhận minh bạch của nó.
Các doanh nghiệp không cần lo lắng việc văn bản bị sửa đổi khi gửi đi. Bởi bạn có thể phát hiện dễ dàng và nhanh chóng khi có bất kỳ thay đổi nào. Đặc biệt quy trình mã hóa cũng giúp ẩn nội dung thông tin với bên thứ ba nên thông tin sẽ luôn được bảo mật tuyệt đối.
Với chữ ký thường: Còn khi sử dụng văn bản với chữ ký thường, khả năng thay đổi, xóa bỏ hay lộ thông tin sẽ cao hơn. Do những văn bản này không được áp dụng bất kỳ biện pháp bảo vệ hay mã hóa nào như chữ ký số.
Từ đó cho thấy, việc sử dụng chữ ký số là cách tốt nhất để bảo vệ thông tin cũng như quyền lợi của doanh nghiệp. Đồng thời tránh tình trạng đánh cắp, lộ bí mật doanh nghiệp hay thay đổi thông tin hợp đồng.
>> Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng chữ ký số không chỉ vì những ưu điểm có công cụ này mà còn vì những ràng buộc của pháp luật. Tham khảo chi tiết các trường hợp quy định bắt buộc sử dụng chữ ký số.
5. Sử dụng mọi lúc mọi nơi, luôn linh hoạt
Với chữ ký số: Người dùng có thể sử dụng để ký kết văn bản, hợp đồng, chứng từ, báo cáo,… mọi lúc mọi nơi, kể cả trong giờ hành chính hay khi không ở trên công ty. Đây là ưu điểm của chữ ký số thể hiện sự linh hoạt, thuận tiện, giản lược được nhiều bước trong quá trình làm việc.
Với chữ ký thường: Sử dụng văn bản chữ ký thường bạn sẽ cần đến tận nơi để tiến hành kiểm tra, đối soát và nhiều bước phức tạp khác thì mới có thể ký kết. Đây được xem là nhược điểm của chữ ký thường bởi phải phụ thuộc vào thời gian, địa điểm và mất nhiều công sức hơn.
Như vậy, việc dùng chữ ký số là sự lựa chọn hoàn hảo để doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp của mình với đối tác, khách hàng.
6. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với chữ ký số: Theo khảo sát, hiện có khoảng 66% sự tăng trưởng kỹ thuật số đến từ người dùng điện thoại thông minh. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua điện thoại cá nhân nhiều hơn. Các khách hàng cũng hài lòng về việc sử dụng chữ ký số vì thủ tục đơn giản, không mất nhiều thời gian, công sức.
Với chữ ký thường: Nếu dùng chữ ký thường thì sẽ cần thực hiện nhiều bước, thủ tục cũng phức tạp hơn. Điều này dễ khiến khách hàng chán nản và từ bỏ không sử dụng dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp nữa.
Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp giản lược thủ tục mà đây là một cách để nâng cao trải nghiệm khách hàng lên mức cao nhất. Thông qua đó sẽ giúp khách hàng “trung thành” và tin tưởng doanh nghiệp hơn.
7. Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Với chữ ký số: Một ưu điểm của chữ ký số khác không thể bỏ qua chính là nó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách tối ưu:
- Chữ ký số dùng được mọi lúc mọi nơi một cách linh hoạt với những thủ tục đơn giản, nhanh chóng.
- Giúp thời gian quay vòng hợp đồng nhanh hơn, công việc cần xử lý ít hơn, giúp tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Với chữ ký thường:
- Doanh nghiệp sẽ cần tốn nhiều thời gian trong việc quay vòng hợp đồng.
- Nhân sự mất thời gian làm việc, tra soát và xác nhận thông tin, tài liệu.
Điều này khiến quá trình làm việc trở nên kém hiệu quả, công việc xử lý chậm, dễ bị quá tải, đôi khi sẽ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Vì vậy, sử dụng chữ ký số là cách để nâng cao hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.
8. Giữ được hiệu lực trong tương lai
Với chữ ký số:
Chữ ký số do một người dùng tạo ra sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, không thể thay đổi, tẩy xóa hay bị mất. Điều này có nghĩa là chữ ký số sẽ tồn tại và có hiệu lực mãi mãi trên những văn bản đã ký.
Với chữ ký thường:
Chữ ký thường có thể bị thay đổi do người ký, có thể không còn giống với chữ ký ban đầu nữa. Ngoài ra, việc lưu trữ chữ ký thường cũng chỉ có thời hạn nhất định, nó dễ bị mất, hỏng nếu văn bản giấy không được bảo quản tốt.
Qua đó, dễ dàng thấy được ưu điểm của chữ ký số là sự bền vững, lâu dài và không bị thay đổi theo thời gian. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ vĩnh viễn mà không lo đến vấn để bảo quản hay bị thay đổi.
9. Nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp
Với chữ ký số:
Sử dụng chữ ký điện tử giúp tăng hiệu quả làm việc của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Từ đó giúp thúc đẩy danh tiếng, thể hiện được sự nhanh nhẹn, linh động trong thời đại công nghệ. Khách hàng, đối tác cũng sẽ thích hợp tác và có cảm tình tốt với doanh nghiệp hơn, tiến tới giúp các giao dịch trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
Với chữ ký thường:
Đây là hình thức truyền thống và đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ như hiện nay nó không thể hiện hết được vai trò của mình, nhiều khi gây khó khăn và rườm rà trong quá trình làm việc. Điều này có thể khiến doanh nghiệp không được đánh giá cao, làm giảm danh tiếng và sự cạnh tranh.
Chính vì thế, chữ ký số là sự lựa chọn phù hợp nhất, giúp doanh nghiệp thể hiện sự linh động, nâng cao danh tiếng và khả năng cạnh tranh tốt hơn.
Chữ ký số sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật hơn hẳn so với chữ ký truyền thống. Đây là hình thức ngày càng được ưa chuộng hiện nay, góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu thời gian và chi phí, đảm bảo tính bảo mật và thể hiện sự chuyên nghiệp tốt nhất.
Hiện nay, VNPT CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cung cấp bởi VNPT theo giấy phép của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 15/09/2009. Với dịch vụ này, các tổ chức, cá nhân, website, phần mềm ứng dụng sẽ được xác thực trong môi trường giao dịch điện tử, được pháp luật thừa nhận và có đầy đủ giá trị pháp lý.
Khách hàng khi sử dụng dịch vụ VNPT CA của VNPT sẽ được:
- Bảo mật thông tin tuyệt đối
- Hỗ trợ 24/7 trong quá trình sử dụng dịch vụ
- Làm việc nhanh chóng và hiệu quả
- Đảm bảo thiết bị được bảo mật theo chuẩn Quốc tế
- Chọn lựa và sử dụng đa dạng dịch vụ theo nhu cầu
- Chi phí hợp lý và tốt nhất cho mọi khách hàng
Nếu vẫn còn thắc mắc về dịch vụ và các thông tin liên quan đến VNPT CA, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua những kênh sau để được giải đáp chi tiết và nhanh chóng nhất:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
