Hướng dẫn điều chỉnh chức danh trên phần mềm BHXH VNPT mới nhất

Theo quy định pháp luật, công việc hoặc chức danh nghề là một yếu tố quyết định mức đóng BHXH và mức chi trả phúc lợi cho người lao động (NLĐ). Trường hợp NLĐ thay đổi vị trí làm việc thì người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải kịp thời làm thủ tục kê khai điều chỉnh. Nếu không, cơ quan BHXH sẽ không đồng ý giải quyết các chế độ cho NLĐ về sau. 

Để biết cách điều chỉnh chức danh trên phần mềm BHXH VNPT, xin mời bạn đọc tham khảo hướng dẫn cụ thể dưới đây. 

Những trường hợp cần điều chỉnh chức danh trên VNPT BHXH

Khi NLĐ có sự thay đổi về công việc theo một trong những trường hợp dưới đây, NSDLĐ cần kịp thời làm báo cáo điều chỉnh chức danh trong thông tin tham gia BHXH và nộp lên cơ quan BHXH địa phương:

• NLĐ được điều chuyển công tác, thay đổi vị trí làm việc.
• NLĐ đã nghỉ việc, đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, hoặc đã được giải quyết hưởng chế độ hưu trí mà được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đồng ý cho điều chỉnh chức danh nghề. 
• Kê khai sai chức danh công việc trên sổ BHXH, cần phải làm thủ tục điều chỉnh lại; NLĐ làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm nhưng chưa ghi đúng chức danh nghề trên sổ BHXH. 

Hướng dẫn chỉnh chức danh nghề trên phần mềm BHXH VNPT

Nghiệp vụ điều chỉnh chức danh trên phần mềm BHXH VNPT được thực hiện trong 5 bước thao tác chính:

Bước 1. Chọn thủ tục kê khai

• Truy cập phần mềm BHXH VNPT, đăng nhập tài khoản bằng ID và mật khẩu đã được cấp.
• Tại giao diện chính của phần mềm, chọn lĩnh vực Thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.
• Tại danh mục xuất hiện, chọn thủ tục 600 – Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN 

Bước 2. Tạo đợt kê khai điều chỉnh

• Sau khi chọn thủ tục, màn hình hiển thị danh sách các đợt kê khai của đơn vị.
• Chọn Tháng/Năm cần kê khai, sau đó nhấn nút “Tạo đợt mới”.
• Nếu đã tạo Đợt kê khai trước đó thì mở bằng cách: Chọn dòng hồ sơ ở trạng thái “Đang soạn thảo” > bấm “Mở đợt kê khai”. 

Bước 3. Nhập dữ liệu cần điều chỉnh

Tham khảo hướng dẫn điền dữ liệu cho từng tờ khai dưới đây:

Bước 3.1. Điền tờ khai D02-LT

Chọn nhân sự cần điều chỉnh:

• Trên giao diện kê khai, chọn tab tờ khai D02-LT.
• Bấm Chuột phải lên khoảng trắng trên bảng khai > chọn “Chọn nhân sự”. 
• Tại danh sách nhân sự của đơn vị được hiển thị, bấm tích vào ô trống cạnh tên của NLĐ cần điều chỉnh chức danh > bấm “Lấy dữ liệu”. Các thông tin đã lưu của NLĐ sẽ được hệ thống điền tự động vào bảng khai. 

Lưu ý: Có thể tích chọn nhiều NLĐ để kê khai điều chỉnh chức danh cùng một lượt cho họ. 

Nhập dữ liệu tờ khai: Tại bước này, bạn hãy nhập những thông tin cần điều chỉnh của NLĐ vào bảng kê khai. Lưu ý điền đúng thông tin theo hướng dẫn trong bảng 1 dưới đây.

Bảng 1: Hướng dẫn khai thông tin trong mẫu D02-LT

Bước 3.2. Điền tờ khai TK1-TS

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành năm 2017, tại Điểm (c) của Phụ lục “Hướng dẫn lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế”: Tờ khai TK1-TS được dùng để kê khai khi có sự điều chỉnh các thông tin tham gia BHXH của NLĐ, trong đó bao gồm cả chức danh nghề. 

Để điền mẫu tờ khai này, người kê khai thực hiện theo hướng dẫn:

Chọn nhân sự cần điều chỉnh:

• Chọn tab tờ khai TK1-TS
• Bấm Chuột phải lên bảng > chọn “Thêm mới” > Chọn tên nhân sự cần điền. Hệ thống sẽ tự động điền thông tin lấy từ mẫu D02-LT đã khai trước đó.

Nhập dữ liệu tờ khai: Các dữ liệu được nhập tự động từ mẫu D02-LT và các thông tin đã lưu trữ trên hệ thống sẽ được điền tự động. Người kê khai chỉ cần bổ sung thêm một số thông tin bắt buộc gồm:

Nội dung yêu cầu thay đổi (20): Ghi nội dung yêu cầu thay đổi chức danh, nghề nghiệp, công việc. 

Hồ sơ kèm theo (21): Ghi loại giấy tờ chứng minh thông tin thay đổi chức danh. Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm, quyết định thuyên chuyển công tác,…

Bước 3.3. Điền Bảng kê hồ sơ D01-TS

Mục bảng kê hồ sơ được dùng để tổng hợp kê danh sách các văn bản, giấy tờ đi kèm, dùng làm căn cứ chứng minh yêu cầu điều chỉnh chức danh cho NLĐ. Cách thực hiện như sau:

Chọn nhân sự cần điều chỉnh:

• Chọn tab tờ khai D01-TS.
• Thực hiện tương tự bước 3.2

Nhập dữ liệu tờ khai: Điền vào các ô chỉ tiêu hàng ngang theo hướng dẫn dưới đây.

• Tên bảng kê: Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH. 
• Kèm theo: 
  • Quyết định phân công vị trí công việc, Quyết định hưởng lương; hoặc Hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan khác. 
  • Tờ khai TK1-TS

Đối với các cột bảng kê, điền các thông tin còn thiếu theo hướng dẫn tại Bảng 3 – Hướng dẫn điền mẫu D01-TS: 

Bước 3.4. Tải file đính kèm lên phần mềm

• Chọn tab “Chứng từ đính kèm”.
• Upload file văn bản đã khai ở tab bảng kê.

Bước 4. Lưu dữ liệu, kết xuất và ký gửi hồ sơ

• Sau khi đã hoàn tất những bước trên, người kê khai bấm nút “Ghi” và chờ hệ thống xác thực.
  • Nếu quá trình kê khai có lỗi sai định dạng hoặc khai thiếu dữ liệu, hệ thống sẽ báo danh sách lỗi được bôi đỏ kèm dấu (!).
  • Nếu quá trình kê khai đã chính xác, dữ liệu sẽ được xác thực và lưu trữ lên hệ thống. Người kê khai sẽ nhận một thông báo “Lưu dữ liệu thành công”. 
• Sau khi lưu dữ liệu, bấm chọn “Kết xuất”. Kiểm tra kỹ danh sách hồ sơ đi kèm. Sau đó tiến hành ký điện tử cho hồ sơ bằng cách bấm “Ký số”. 
• Sau khi hồ sơ được ký, bấm “Gửi hồ sơ”. Hệ thống sẽ tự động nộp hồ sơ tới cổng tiếp nhận điện tử của BHXH Việt Nam.  

Bước 5. Kiểm tra hồ sơ đã gửi

Sau khi hồ sơ được nộp, bạn vào mục Kết xuất hồ sơ > Lịch sử giao dịch để theo dõi trạng thái tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan BHXH.

Nếu hồ sơ đã nộp thành công, tại thanh “Trạng thái xử lý hồ sơ” sẽ hiện thông báo “Thành công tiếp nhận hồ sơ BHXH. Thông báo tiếp nhận thành công”.

Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh chức danh trên phần mềm BHXH VNPT. Đơn vị sử dụng lao động cần kịp thời kê khai ngay khi có phát sinh điều chỉnh để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ, cũng như tránh bị cơ quan BHXH truy thu và phạt lãi chậm báo. 

Để biết cách thực hiện các nghiệp vụ khai báo BHXH khác trên phần mềm của VNPT, quý khách hàng có thể liên hệ một trong các kênh tư vấn:

• Website: https://onesme.vn 
• Hotline: 1800 1260
• Email: onesme@vnpt.vn 
• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs