Trong một số trường hợp, doanh nghiệp hủy nhầm hóa đơn điện tử và muốn khôi phục lại. Tuy nhiên, có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy được hay không? Cùng OneSME tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây.
Lý do phải hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử là thủ tục cần thiết trong quá trình kinh doanh. Đặc biệt là khi sử dụng hóa đơn điện tử để quản lý doanh thu và khai báo thuế. Việc hủy hóa đơn được thực hiện khi phát sinh các sai sót hoặc thay đổi trong quá trình giao dịch, nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các chứng từ kế toán. Cụ thể:
- Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót: Sai thông tin khách hàng, sản phẩm, dịch vụ; Sai giá trị, số lượng, đơn vị tính; Sai mã số thuế,…
- Hủy hoặc chấm dứt giao dịch: Hủy bỏ hợp đồng, Trả lại hàng hóa, Không cung cấp dịch vụ.
- Lập nhầm hóa đơn điện tử: Lập trùng hóa đơn, lập hóa đơn cho khách hàng không đúng.
- Một số lý do khác: Thay đổi chính sách bán hàng, sửa chữa lỗi hệ thống,…
Có nhiều lý do hủy hóa đơn điện tử
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử là gì? Giải đáp 5 câu hỏi doanh nghiệp về Invoice
Có bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?
Tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số chính xác
Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy được không?
Vậy, liệu có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy hay không? Câu trả lời là KHÔNG. Cụ thể, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ ràng về việc hủy hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp hủy hóa đơn, nghĩa là hóa đơn đó mất hiệu lực và không còn giá trị pháp lý. Mặc dù thông tin hóa đơn vẫn được lưu trữ, nhưng doanh nghiệp không thể khôi phục lại hóa đơn đã hủy.
KHÔNG thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy
Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp đã hủy nhầm hóa đơn điện tử, nên lập hóa đơn mới dựa trên thông tin của hóa đơn cũ. Đặc biệt, không có cách khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Do đó, doanh nghiệp nên chú ý trong từng thao tác, để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn nhất.
>>>Xem thêm: Review các phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Cách tạo lập hóa đơn điện tử mới từ hóa đơn đã hủy
Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy nhầm. Vì vậy, dưới đây, OneSME sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách tạo lập hóa đơn điện tử mới từ hóa đơn đã bị hủy nhầm, dựa trên những thông tin cũ. Cụ thể:
Bước 1: Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử mới
Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống phần mềm điện tử, click chọn “Phát hành hóa đơn”. Chọn mẫu hóa đơn phù hợp và nhấp vào “Tạo mới hóa đơn”.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử lập mới cần đúng theo Thông tư 78 với phần mẫu số ký hiệu gồm 7 chữ số (theo đúng quy định tại điều 4, Thông tư TT78/2021/TT-BTC). Điều này khác hoàn toàn so với thông tư 32.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin cho hóa đơn điện tử mới
Doanh nghiệp tiến hành điền đầy đủ các thông tin cần thiết trên hóa đơn. Bao gồm:
- Tên và địa chỉ của khách hàng.
- Phương thức thanh toán hợp lệ.
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá bán của sản phẩm (Đơn vị cần phải đúng với tính chất hàng hóa).
Sau đó, chọn thuế suất giá trị gia tăng và click vào ô “Lưu dữ liệu hóa đơn”.
Doanh nghiệp cần làm lại hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã hủy
Bước 3: Phát hành hóa đơn mới vừa tạo lập
Sau khi hoàn thành hai bước trên, hóa đơn điện tử vẫn ở trạng thái mới tạo lập và chưa được phát hành. Doanh nghiệp sẽ nhấn chọn Phát hành hóa đơn.
Cùng thời điểm đó, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cơ quan Thuế. Trạng thái ở máy sẽ là “Đang kiểm tra”. Khoảng 3-5 phút, cơ quan Thuế sẽ tiến hành gửi lại mã hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Nếu hóa đơn được mã số của cơ quan Thuế được xem là hợp lệ và doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn này gửi đến cho khách hàng. Cụ thể, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn hóa đơn, nhập địa email của khách hàng và nhấn gửi để hoàn thành.
Đặc biệt, để tránh việc nhầm lẫn trong quá trình tạo lập và xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng thêm các dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Trong đó, nổi bật là VNPT-Invoice – giải pháp toàn diện về hóa đơn điện tử, đáp ứng đầy đủ các thông tư và nghị định, điều kiện pháp lý hiện hành của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế.
VNPT-Invoice – dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu
VNPT-Invoice cũng đảm bảo bảo mật 100% cùng các thao tác hạch toán, đối chiếu dữ liệu, phát hành, lưu trữ nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí và thời gian đáng kể. Bên cạnh đó, VNPT-Invoice cũng dễ dàng kết nối với những phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như: Phần mềm kế toán, CRM, EPR,… đảm bảo mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và tốt nhất cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về VNPT-Invoice, mức giá mua và các tiện ích của dịch vụ, doanh nghiệp hãy truy cập ngay vào địa chỉ liên hệ. Hoặc, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến số điện thoại tư vấn chuyên nghiệp dưới đây để được tư vấn nhanh chóng nhất.
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT
______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức OneSME: https://onesme.vn/blog/
