Sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hướng tới. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều người còn khá phân vân không biết hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML mới đảm bảo tính pháp lý theo quy định. Thắc mắc này sẽ được oneSME giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
File XML hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử file XML là một dạng hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng file XML (Extensible Markup Language). Đây cũng là một định dạng dữ liệu cấu trúc được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả trong quản lý và giao dịch hóa đơn.
Một số đặc điểm của hóa đơn điện tử file XML có thể kể đến như:
- Cấu trúc dữ liệu rõ ràng, logic: Dữ liệu hóa đơn được tổ chức và mô tả rõ ràng thông qua các thẻ XML, giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng quản lý.
- Dễ dàng trao đổi, chia sẻ: Định dạng XML là chuẩn mở, có thể được đọc và xử lý bởi nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau, sẽ thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc việc trao đổi, chia sẻ hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử XML có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và bí mật thông tin.
- Lưu trữ và truy xuất dễ dàng: Dữ liệu hóa đơn XML được lưu trữ và quản lý, có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất khi cần.
Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML có tính pháp lý?
Hóa đơn điện tử luôn đi kèm hai tệp là tệp dữ liệu hóa đơn XML và phiên bản hiển thị của hóa đơn dưới dạng PDF. Một hóa đơn điện tử hợp pháp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nội dung trùng khớp: Dữ liệu trong tệp PDF và tệp XML phải đồng nhất với nhau, bao gồm các thông tin quan trọng như đơn vị bán hàng, thông tin công ty, mã số thuế…
- Đúng định dạng: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, file XML phải tuân thủ các quy định về định dạng ngôn ngữ XML. File PDF cần hiển thị đầy đủ thông tin hóa đơn của file XML.
Vậy hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML mới đúng? Từ những phân tích trên, có thể thấy, khi hóa đơn điện tử lưu trữ đồng thời dưới cả hai dạng là file PDF và XML mới được coi là hợp pháp và có giá trị pháp lý. Do đó, khi lưu trữ, doanh nghiệp nên lưu trữ theo cả hai phương pháp là PDF và XML để vừa tiện theo dõi, vừa đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Và nguyên tắc hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML này áp dụng cho cả hóa đơn đầu vào và đầu ra.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML
Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML đều quan trọng như nhau, ngoài tính pháp lý, nó còn phục vụ cho việc truy xuất, tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Hiện nay, có khá nhiều cách lưu file XML hóa đơn điện tử khác nhau. Trong đó, các cách dưới đây đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất:
5 cách lưu hóa đơn điện tử file XML đầu vào
Hiện nay, file XML của hóa đơn điện tử đầu vào sẽ được lưu trữ thông qua 5 cách rất đơn giản là:
- Lưu hóa đơn điện tử đầu vào bằng email riêng
- Lưu hóa đơn điện tử XML trên Drive
- Lưu hóa đơn đầu vào trong bảng tổng hợp Excel
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
- Ngoài ra, nếu cẩn thận hơn, doanh nghiệp cũng có thể in hóa đơn từ dạng PDF ra giấy để lưu bản cứng. Tuy nhiên, cách này sẽ khá tốn chi phí cho in ấn.
Trong các cách trên thì sử dụng phần mềm chuyên biệt chính là giải pháp lưu trữ hóa đơn hứa hẹn sẽ thay thế các phương pháp thủ công. Hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tiết kiệm thời gian, tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng. Đặc biệt, người dùng cũng không cần phải băn khoăn hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML vì tính năng lưu trữ tự động cả hai dạng file đều được tích hợp sẵn trong hệ thống.
Lưu hóa đơn điện tử file XML đầu ra
Trước khi xuất hóa đơn chính thức, kế toán cần mở chế độ xem trước để kiểm tra thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ… để đảm bảo tất cả đều đã đúng. Sau đó, tiến hành lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính và đồng bộ thư mục chứa file Excel này với Google Drive để lưu trữ an toàn, thuận tiện tìm kiếm online khi cần.
Có thể thấy rằng, lưu hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF hay XML cũng vô cùng quan trọng, bởi nếu làm sai quy định, sẽ mất rất nhiều thời gian để sửa lại. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu và quan tâm tới giải pháp phần mềm lưu hóa đơn thì đừng bỏ qua VNPT Invoice – một sản phẩm công nghệ được phát triển bởi oneSME thuộc tập đoàn VNPT. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, tối ưu độ chính xác, đảm bảo về tính an toàn và bảo mật thông tin mà còn đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm của doanh nghiệp.
Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học dành cho doanh nghiệp – VNPT Invoice
VNPT là một trong những đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, trong đó có VNPT Invoice. Hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp đang tin tưởng và lựa chọn giải pháp này của VNPT để lưu trữ hóa đơn điện tử bởi nó sở hữu nhiều tính năng ưu việt.
- Thiết kế và tạo hóa đơn: Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa các mẫu hóa đơn sẵn có hoặc tự thiết kế để tạo những mẫu hóa đơn mới sao cho phù hợp với nhu cầu.
- Lập hóa đơn: VNPT Invoice cho phép doanh nghiệp tạo hóa đơn điện tử trực tiếp trên giao diện phần mềm hay từ danh sách file mẫu, từ các phần mềm quản lý khác như ERP, CRM…
- Phát hành hóa đơn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hành hóa đơn lẻ hoặc theo lô, thông qua Email, Portal và thậm chí đặt lịch phát hành trước để tiện lợi hơn trong việc sắp xếp công việc hàng ngày
- Ký hóa đơn: VNPT Invoice hỗ trợ ký số bằng nhiều phương tiện như HSM, USB Token hoặc ký theo lô.
- Quản lý hóa đơn: Nhờ các tính năng tích hợp sẵn trên phần mềm, doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Lưu trữ hóa đơn: Hệ thống máy chủ cho phép doanh nghiệp lưu trữ được nhiều dạng hóa đơn khác nhau với chi phí tiết kiệm nhất.
- Kết nối TCT: phần mềm có module kết nối với TCT theo mẫu chuẩn
- Portal thân thiện: giúp khách hàng tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng và nhanh chóng trong quá trình sử dụng.
Với VNPT Invoice, người dùng không cần phải băn khoăn hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML vì phần mềm này đã được cài đặt sẵn tính năng lưu cả hai định dạng để đảm bảo tính pháp lý.
Mặc dù hiện nay, một số doanh nghiệp vẫn còn nhiều gặp nhiều khó khăn trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, trong tương lai không xa, xu hướng sử dụng các loại phần mềm như VNPT Invoice sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục dần những vướng mắc đó và ngày càng được các doanh nghiệp đầu tư và chú trọng hơn.
Xem thêm:
Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Giải pháp bứt phá hiệu suất giao dịch cho doanh nghiệp
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT – VNPT Invoice theo TT78
Qua những chia sẻ trên đã giải đáp rõ thắc mắc hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML mới đảm bảo tính pháp lý cho quý bạn đọc. Và việc tối ưu, đơn giản hóa quy trình lưu trữ hóa đơn là cần thiết để đáp ứng thời kỳ kinh tế số cũng như giúp doanh nghiệp theo kịp xu hướng thị trường. Nếu đang cần tư vấn thêm về phương pháp lưu trữ hóa đơn cũng như giải pháp VNPT Invoice của VNPT, vui lòng liên hệ với oneSME qua thông tin dưới đây:
____________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
