Phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất như thế nào để tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123? Trong trường hợp nào doanh nghiệp cần điều chỉnh, hủy hoặc thay thế hóa đơn điện tử? oneSME sẽ giúp bạn đọc giải đáp mọi thắc mắc qua bài viết sau!
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi đi sâu tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất, bạn cần nắm rõ thế nào là hóa đơn điện tử và mục đích sử dụng hóa đơn điện tử là gì.
Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu, do các tổ chức và cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ khởi tạo từ phương tiện điện tử (máy tính, điện thoại) và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử được sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy, ghi nhận các thông tin về hàng hóa, dịch vụ theo luật kế toán và thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo công tác hạch toán và kê khai thuế được chính xác, minh bạch, nhanh chóng. Qua đó, quá trình mua bán hàng hóa diễn ra được thuận lợi và an toàn.
Những nguyên tắc khi tiến hành xử lý hóa đơn sai thuế suất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Khi xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thuế suất, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Đối với hóa đơn điện tử
Nguyên tắc xử lý hóa đơn xuất sai thuế suất theo Thông tư 78 được căn cứ tại khoản 1 Điều 7 như sau:
| Sai sót | Hướng dẫn xử lý sai sót |
| Hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế hoặc thông tin thuế suất. | Liên hệ cơ quan thuế cấp để cấp lại mã, điều chỉnh hoặc thay thế tùy vào trường hợp cụ thể.
Người bán gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn bị sai sót. |
| Hóa đơn điện tử bị sai đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại tiếp tục phát hiện có sai sót. | Người bán vẫn phải gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trước khi kết thúc kỳ kê khai thuế có hóa đơn bị sai. |
| Các giá trị trên hóa đơn điện tử bị sai. | Người bán phải điều chỉnh lại hóa đơn điện từ. Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai thuế suất hoặc sai giá trị là tăng (ghi dấu dương “+”) hoặc giảm (ghi dấu âm “-“) giá trị theo thực tế. |
| Bổ sung hồ sơ khai thuế đối với các hóa đơn điện tử đã bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế. | Người bán điều chỉnh lại hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế. |
Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất mà dữ liệu đã được tổng hợp để báo cáo đến cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải tuân thủ khoản 2 Điều 7 Thông tư 78:
| Sai sót | Hướng dẫn xử lý sai sót |
| Bảng tổng hợp đã gửi đến cơ quan thuế nhưng bị thiếu dữ liệu. | Người bán phải gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. |
| Bảng tổng hợp đã gửi đến cơ quan thuế nhưng bị sai dữ liệu. | Người bán phải gửi thông tin điều chỉnh các dữ liệu đã kê sai. |
| Phải điều chỉnh cả hóa đơn điện tử trên bảng tổng hợp. | Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123). Tại mẫu này, doanh nghiệp điền đủ ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn vào cột 14. |
Một số nguyên tắc cần tuân thủ khi xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất phải phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Trường hợp chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã bị sai nhưng chưa gửi cho người mua thì phải thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Như vậy, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất trong trường hợp này là gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế để hủy hóa đơn sai, lập hóa đơn mới và ký số để được cấp mã hóa đơn mới.
Trường hợp đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua mà người bán hoặc người mua phát hiện có sai sót
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123, nếu người bán đã gửi hóa đơn cho người mua mà nhận thấy bị sai thuế suất thì phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất bằng một trong hai cách sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán làm văn bản thỏa thuận với người mua về việc điều chỉnh hóa đơn sai sót (nếu cần) rồi lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bị sai với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Lập hóa đơn thay thế: Người bán làm văn bản thỏa thuận với người mua về việc thay thế hóa đơn sai sót (nếu cần) rồi lập hóa đơn thay thế hóa đơn bị sai với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Để hoàn tất xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất trong trường hợp này, người bán cần ký số trên hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua (nếu dùng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới rồi gửi cho người mua.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập
Theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 123, nếu hóa đơn điện tử có dùng mã hoặc không dùng mã của cơ quan thuế bị cơ quan thuế phát hiện sai thuế suất thì người bán phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất như sau:
- Sau khi nhận được thông báo hóa đơn điện tử bị sai từ cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán phải thông báo về việc kiểm tra hóa đơn điện tử bị sai cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Thời hạn gửi lại thông báo được ghi rõ trong Mẫu 01/TB-RSĐT.
- Nếu hết thời hạn mà người bán không gửi thông báo lại cho cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ thông báo hóa đơn bị sai cho người bán lần thứ hai với Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người bán phải phản hồi lại bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn cho phép, nếu không cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai thuế suất có thể khiến các doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức để sửa chữa theo đúng quy định của pháp luật. Để giúp các doanh nghiệp hạn chế những sai sót hoặc tình trạng thiếu thông tin trên hóa đơn điện tử, các phần mềm hóa đơn điện tử ra đời với các tính năng hiện đại và tiện ích hơn. Tham khảo ngay VNPT Invoice – một trong những giải pháp được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay.
VNPT Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử nhanh gọn, dễ dàng
Thay vì xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất một cách thủ công và phức tạp như khi tự làm việc với cơ quan thuế, các cá nhân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể sử dụng nền tảng hóa đơn điện tử VNPT Invoice để điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn điện tử dễ dàng.
Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
VNPT Invoice là gì?
VNPT Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do VNPT phát triển, đã được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế cho phép sử dụng để thay thế hóa đơn giấy. Với VNPT Invoice, doanh nghiệp và cá nhân có thể thực hiện đầy đủ chức năng quản lý và phát hành hóa đơn, bao gồm cả việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất.
Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Giải pháp bứt phá hiệu suất giao dịch cho doanh nghiệp
Những lợi ích của VNPT – Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice mang lại cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nhiều lợi ích thiết thực:
- Thay thế hóa đơn giấy – VNPT Invoice có giá trị về mặt pháp lý, tuân thủ đúng Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC nên có thể thay thế hóa đơn giấy truyền thống.
- Dễ dàng sử dụng – Tối giản hóa quy trình quản lý, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm và phát hành hóa đơn điện tử, cho phép xử lý nhanh chóng số lượng lớn hóa đơn.
- Dễ dàng quản lý – Rút ngắn quy trình kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế, tối ưu hoạt động quyết toán thuế và hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu chính xác, minh bạch.
- Dễ dàng kết nối – Nền tảng API Web Service tích hợp nhanh chóng với các hệ thống quản lý sẵn có, cho phép mở rộng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.
- Bảo mật hiệu quả – Sử dụng nhiều công nghệ bảo mật như ký số, USB-Token, HSSM, mã hóa HTTPS, tường lửa,… để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cho doanh nghiệp.
- Lưu trữ khoa học – Tự động sao lưu và lưu trữ dữ liệu trên máy chủ tại 2 IDC để bảo toàn dữ liệu khỏi mất mát, hỏng hóc và cho phép tra cứu, thống kê, kê khai thuận tiện.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử – VNPT Invoice
Cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice rất đơn giản. Bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống VNPT Invoice là có thể thực hiện tất cả các chức năng quản lý, phát hành hóa đơn và xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót. Các bước truy cập hệ thống VNPT Invoice như sau:
- Bước 1: Truy cập đường link https://onesme.vn/sme-portal/register để đăng ký tài khoản. Cung cấp các thông tin được yêu cầu như mã số thuế, mật khẩu, xác nhận mật khẩu và đồng ý với điều khoản của VNPT để hoàn tất đăng ký.
- Bước 2: Truy cập đường link https://onesme.vn/sme-portal/login để đăng nhập vào hệ thống. Sử dụng tài khoản, mật khẩu đã đăng ký và nhập mã xác thực rồi nhấn nút Đăng nhập.
- Bước 3: Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị một đường Link truy cập hệ thống. Bạn hãy nhấn vào link đó và có thể thực hiện mọi chức năng liên quan đến hóa đơn điện tử.
Để trải nghiệm thực tế các chức năng trên VNPT Invoice và cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất trên phần mềm này, bạn vui lòng tham khảo Tài liệu hướng dẫn sử dụng mà oneSME cung cấp:
Hướng dẫn sử dụng VNPT Invoice
Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã nắm rõ cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất để đảm bảo thông tin mua bán được chính xác, minh bạch và làm tiền đề cho các cuộc giao dịch diễn ra thuận lợi hơn trong tương lai. Để đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất, các doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh hãy tận dụng những tính năng hữu ích trên phần mềm Hóa đơn điện tử VNPT Invoice.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với oneSME để được tư vấn kỹ hơn về dịch vụ Hóa đơn điện tử của VNPT và được hỗ trợ đăng ký dịch vụ với mức giá ưu đãi!
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức OneSME: https://onesme.vn/blog/
