Hợp đồng điện tử là gì? Những thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn lựa

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập, nhận lại, gửi đi hay lưu trữ những thông tin qua các phương tiện điện tử như kỹ thuật số, công nghệ truyền thông, quang học và các phương tiện khác.

Hiện nay, một số cá nhân, doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ về loại hợp đồng này. Bài viết sau đây trả lời cầu hỏi hợp đồng điện tử là gì và tìm hiểu những thông tin cơ bản nhất mà bạn cần biết về hợp đồng điện tử.

1. Làm rõ khái niệm hợp đồng điện tử

Theo điều 33 tại Luật giao dịch điện tử 2005, khái niệm hợp đồng điện tử là: “Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại và được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, quang học và các phương tiện điện tử khác.”

Giải thích định nghĩa: Thực tế có thể hiểu đơn giản Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập, nhận lại, gửi đi hay lưu trữ những thông tin qua các phương tiện điện tử như kỹ thuật số, công nghệ truyền thông, quang học và các phương tiện khác. Đồng thời, hợp đồng điện tử còn có giá trị pháp lý như một hợp đồng văn bản truyền thống.

Ví dụ: 

• Hợp đồng thương mại về việc mua bán hàng hóa: Khách hàng mua hàng trên các ứng dụng thương mại điện tử như Tiki, Shopee, Lazada, CellphoneS,…. Qua đó, khách hàng và người bán trên các trang thương mại điện tử cần trao đổi ký kết hợp đồng.
• Hợp đồng dân sự thương mại điện tử: Một người tên A thuê nhà hoặc vay tiền mua của người tên B. Trong trường hợp này, bên A phải ký kết hợp đồng dân sự điện tử với bên B.
• Hợp đồng cung ứng dịch vụ điện tử: Khi đặt vé máy bay khách hàng cần ký hợp đồng cung ứng điện tử với đơn vị cung ứng dịch vụ. 

Hợp đồng điện tử sở hữu những ưu điểm vượt trội hơn so với hợp đồng giấy về tính chính xác và hiện đại trong giao dịch. Qua đó, cả đôi bên có thể dễ dàng thỏa thuận mọi việc một cách nhanh chóng, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý.  

2. Các quy định của pháp luật về hợp đồng điện tử

>> Tìm hiểu thêm nhiều quy định về hợp đồng điện tử theo pháp luật Việt Nam tại bài viết này

3. Những đặc điểm cơ bản của hợp đồng điện tử

Khác với hợp đồng giấy truyền thống, tính chất của hợp đồng điện tử là phi vật chất, phi biên giới. Hiện nay, hợp đồng điện tử hiện có 4 đặc điểm cơ bản dưới đây: 

• Thông tin hợp đồng được mã hóa dạng dữ liệu điện tử: Thay vì thể hiện bằng con chữ một cách rõ ràng trên giấy, hợp đồng điện tử tiến hành mã hóa dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho cả hai bên. 
• Cần có 3 chủ thể tham gia: Ngoài 2 bên đối tác, việc ký kết hợp đồng cần có sự chứng kiến của bên thứ 3. Đó có thể là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử, bên mua hoặc tham gia vào việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán, bên thứ 3 không được tham gia để đảm bảo tính bảo mật. Họ chỉ xuất hiện khi cần được đảm bảo tính hiệu quả và tính pháp lý cho bản hợp đồng. 
• Có tính pháp lý: Hợp đồng điện tử đảm bảo tính pháp lý theo quy định của pháp luật giống như hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử không áp dụng đối với việc cấp quyền sở hữu nhà, văn bản kết thừa, giấy chứng nhận sử dụng đất, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử và một số giấy tờ có giá trị khác. 
• Có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có thiết bị điện tử kết nối với Internet, bạn hoàn toàn có thể tiến hành quy trình giao kết hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi không bị giới hạn thời gian, địa điểm. Qua đó, các bên có thể dễ dàng ký kết hợp đồng nhanh chóng, có tính chính xác cao ở bất cứ khi nào muốn. 

4. Phân loại hợp đồng điện tử hiện nay

Hợp đồng điện tử được chia ra làm 4 nhóm phổ biến là dựa theo mục đích và hình thức hợp đồng.

Phân loại dựa theo hình thức

• Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đăng tải lên website: Đây là hợp đồng được soạn sẵn trên giấy, lưu ở dạng PDF. Mục đích để đưa lên các trang mạng website cho các bên ký duyệt. 
• Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử: Đây là hợp đồng không có sự can thiệp hay soạn trước sẵn. Khi khách hàng nhập thông tin hệ thống sẽ tổng hợp và xử lý, sau đó hiển thị giao dịch cuối.
• Hợp đồng hình thành qua email: Các quy định hợp đồng này đều như hình thức truyền thống nhưng có điểm khác biệt là bản hợp đồng được gửi qua email. 
• Hợp đồng được tạo bởi bên cung cấp thứ 3: Bên thứ 3 chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Chủ thể thứ 3 không tham gia ký kết nhưng có vai trò hỗ trợ đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý và thực hiện hiệu quả hơn. 

Phân loại theo mục đích hợp đồng

• Hợp đồng thương mại điện tử (hợp đồng kinh tế điện tử): Là loại hợp đồng mà một bên là thương nhân, bên kia phải có chức năng pháp lý theo quy định để xác định hợp đồng dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Các thông tin, dữ liệu cần đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.
• Hợp đồng lao động điện tử: là hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện như: tiền lương, trách nhiệm của mỗi bên giao kết,… Tất cả thông tin được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử và có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
• Hợp đồng dân sự điện tử: Đây là loại hợp đồng có sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự dưới hình thức dữ liệu theo quy định của pháp luật dưới dạng giao dịch điện tử. 

>> Tìm hiểu chi tiết về đặc điểm của một số hợp đồng điện tử phổ biến nhất hiện nay

5. 6 lợi ích nổi bật khi sử dụng hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được sử dụng nhiều vì nó đem lại sự tiện lợi cho người dùng. Một trong số ưu điểm nổi bật mà hợp đồng điện tử mang lại phải kể đến như: 

Tối ưu thời gian ký kết 

Mọi thứ đều có thể được thực hiện bằng các thao tác đơn giản trên thiết bị điện tử. Từ quy trình soạn thảo, duyệt, ký kết hay nhận hợp đồng đều thông qua nền tảng internet một cách nhanh chóng. Không phải bỏ thời gian đi lại, nhờ đó tối ưu được thời gian, công sức. 

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp 

Hợp đồng điện tử không cần tốn quá nhiều thời gian, chi phí, in ấn, vận chuyển. Các bên ký kết không phải gặp mặt trực tiếp. Từ đó tiết kiệm hơn so với sử dụng hợp đồng truyền thống về thời gian cũng như hạn chế được các rủi ro không đáng có. 

Quản lý và tra cứu thông tin dễ dàng

Các tệp dữ liệu được lưu trữ dưới dạng file theo từng mục, lưu trữ trong hệ thống điện tử. Từ đó giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần, dễ dàng kiểm soát và quản lý. So với hợp đồng giấy truyền thống thì hợp đồng điện tử đã giải quyết được những rủi ro thất lạc trong quá trình lưu trữ. Người dùng có thể nhanh chóng tra cứu, soạn thảo hợp đồng một cách nhanh nhất. 

Có tính minh bạch, rõ ràng

Lịch sử chỉnh sửa được lưu lại, cả hai bên đều có thể tham gia tự do thỏa thuận về các điều khoản, sửa đổi hoặc bổ sung theo đúng quy định của pháp luật. Do đó hợp đồng điện tử có tính minh bạch cao. 

Bắt kịp xu hướng chuyển đổi số quốc gia

Trong thời kỳ chuyển đổi số, hợp đồng điện tử đóng vai trò hết sức quan trọng. Người dùng có thể ký kết hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi, ở bất kỳ đâu trên thế giới chỉ cần có kết nối mạng internet. Đó chính là sự tiện lợi mà xu hướng chuyển đổi số quốc gia ngày càng phát triển để phục vụ con người. 

Nâng cao chất lượng dịch vụ

Tốc độ ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng, người dùng chỉ cần những thiết bị có kết nối internet là đã có thể dễ dàng hoàn thành giao dịch giao kết hợp đồng điện tử. Dần dần, chất lượng dịch vụ khách hàng được nâng cao, tạo nên hình ảnh thương hiệu một cách tốt nhất. 

Cải thiện độ chính xác của tài liệu

Các văn bản, hợp đồng, tài liệu có thể được chỉnh sửa trực tiếp. Từ thao tác soạn thảo, cho đến sửa đổi những điều luật đều được cả 2 bên duyệt qua rồi mới dẫn đến ký kết. Qua đó, hợp đồng điện tử sẽ dễ dàng sửa đổi, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối hơn cho người dùng. 

>> Ngoài ra hợp đồng điện tử còn có rất nhiều lợi ích khác trong thúc đẩy phát triển doanh nghiệp, xem chi tiết tại bài viết: 9 lợi ích của hợp đồng điện tử, vì sao eContract quan trọng với doanh nghiệp thời 4.0?

6. Hạn chế của hợp đồng điện tử

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì hợp đồng điện tử còn một số nhược điểm phải kể đến như: 

Có khả năng bị mất dữ liệu

Mất dữ liệu do đơn vị cung cấp, bên thứ 3 không uy tín, các cơ quan chứng thực dữ liệu điện tử. Ngoài ra, vấn đề bị lộ thông tin do các hacker mạng tấn công cũng là một trong những rủi ro cho các bên trong việc ký kết hợp đồng điện tử. 

Khó giải quyết khi có tranh chấp

Hợp đồng điện tử mang tính phi biên giới nên một khi có xảy ra tranh chấp, việc xác định địa điểm giao kết khó. Điều này dẫn đến nguy cơ phát sinh tranh chấp giữa các bên. Để khắc phục, các bên cần thống nhất rõ ràng về phương thức và cách thức giải quyết tranh chấp.

>> Tìm hiểu thêm về các Ưu điểm và nhược điểm của hợp đồng điện tử

7. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử và quản lý hợp đồng điện tử có hiệu quả

Hợp đồng điện tử là phần cốt lõi, đóng vai trò quan trọng đối với công ty. Hiện nay, để quản lý hợp đồng một cách tốt nhất, giúp công ty phát triển ổn định hơn thì cần có một quy trình hiệu quả. 

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử diễn ra theo các giai đoạn:

• Tạo hợp đồng: Sử dụng phần mềm, email,….. Thông thường sử dụng phần mềm quản lý để tạo hợp đồng và thêm các mục điều khoản cần thiết. 
• Đàm phán: Doanh nghiệp gửi bản hợp đồng cho đối tác và tiến hành đàm phán trên nền tảng của bên cung cấp dịch vụ thứ 3.
• Phê duyệt: Khi cả hai bên đã đi đến thống nhất, phần mềm quản lý của bên thứ 3 sẽ tiến hành phê duyệt hợp đồng đó. 
• Chấp nhận: Hai bên đi đến quyết định ký kết.
• Phân tích: Phần mềm quản lý dữ liệu phân tích dữ liệu và rút ra kinh nghiệm cho những lần ký sau đó.
• Tối ưu hóa: Các dữ liệu sau khi phân tích sẽ được phân loại và chọn lọc ra những ưu điểm. Sau đó, hệ thống tiến hành tự động hóa quy trình, cải thiện hoạt động kinh doanh.

Để quản lý hiệu quả, nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử quản lý được cung cấp từ đơn vị uy tín. Tránh những trường hợp bị rò rỉ thông tin gây thiệt hại về tài sản cũng như độ uy tín của bên soạn hợp đồng. 

8. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp xoay quanh hợp đồng điện tử

Để hiểu rõ hơn về hợp đồng điện tử thì những câu hỏi dưới đây sẽ là thông tin bổ ích cho doanh nghiệp. 

Hợp đồng điện tử có giá trị về mặt pháp lý không?

Hợp đồng điện tử đã đảm bảo giá trị pháp lý trong nhiều lĩnh vực. Đồng thời Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính cũng đã cho phép sử dụng loại hợp đồng này trong hoạt động ngân quỹ, nghiệp vụ kho bạc nhà nước.

Hợp đồng điện tử có bảo mật tuyệt đối không?

Mặc dù hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao nhưng vẫn có thể xảy ra những rủi ro không mong muốn. Thông thường, thông tin bị lộ do lỗi hệ thống ngay sau khi các bên ủy quyền cho bên thứ ba lưu trữ hoặc bị hacker mạng tấn công.

Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay, nhược điểm này hợp đồng điện tử có thể được khắc phục trong một tương lai không xa.

Hợp đồng điện tử có cần dùng kèm chữ ký điện tử không?

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các thông điệp dữ liệu có trong hợp đồng, văn bản được xác định khi thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó cần phải được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Do đó khi giao kết hợp đồng điện tử (một dạng thông điệp điện tử), các bên cần phải có kèm chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý.

Nên sử dụng loại hợp đồng điện tử nào uy tín?

Các loại hợp đồng điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay với độ uy tín và bảo mật tuyệt đối:

• Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử
• Hợp đồng truyền thống được đưa lên web
• Hợp đồng được tạo bởi bên cung cấp thứ 3 
• Hợp đồng hình thành qua email

Đáp ứng nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến của các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, VNPT đã cho ra đời hợp đồng điện tử VNPT E Contract. Với nền tảng tiên tiến này, khách hàng có thể ký và thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Hiện nay, số lượng người dùng VNPT eContract để ký kết hợp đồng ngày càng tăng. Đây được đánh giá là một trong những hợp đồng điện tử uy tín hàng đầu trên thị trường hiện nay, là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn.

Trên đây là những thông tin trả lời cho câu hỏi hợp đồng điện tử là gì? Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử uy tín thì đừng bỏ qua VNPT. Hợp đồng điện tử tại VNPT cho phép quản lý tất cả các biến động của hợp đồng, giải quyết mọi yêu cầu và bảo mật thông tin chặt chẽ.  Để được biết thêm thông tin chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các kênh sau đây:

• Website: https://onesme.vn   
• Hotline: 1800 1260
• Email: onesme@vnpt.vn  
• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs