Việc thay đổi mẫu hóa đơn và điều chỉnh lại ký hiệu theo các Thông tư, Nghị định vừa qua mang đến không ít bối rối cho người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử. Thậm chí nhiều người còn thấy vô cùng băn khoăn vì không xác định được mẫu số hóa đơn để tiến hành thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tỉ mỉ về vấn đề này cũng như hướng dẫn cụ thể cho người dùng cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số chính xác nhanh chóng nhất.
1. Không thấy mẫu số trên hóa đơn điện tử
Trên thực tế, theo quy định được ban hành từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đưa ra thông báo yêu cầu điều chỉnh về ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử. Thay vì để phân tách như các mẫu hóa đơn cũ, mẫu hóa đơn hiện hành sẽ in gộp những thông tin này chung thành 1 chuỗi gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên sẽ quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký tự còn lại thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Người dùng khi cần xem mẫu số hóa đơn thì xem ngay ở vị trí in ký hiệu hóa đơn. Sau đó sử dụng thông tin này để tiến hành thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Cách tra cứu nhanh một hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống tra cứu theo link sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Chọn mục [Tra cứu hóa đơn điện tử], sau đó nhập các thông tin được yêu cầu gồm:
- Mã số thuế người bán.
- Loại hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán (nếu được yêu cầu).
- Mã xác thực (captcha).
2. Hai cách tra cứu hóa đơn điện tử khi không có mẫu số (kí hiệu)
Việc tiến hành thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh khi không có mẫu số hóa đơn điện tử chỉ có thể thực hiện trong các trường hợp sau:
- Đối tượng người dùng là Doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký tại Cục Thuế.
- Khách hàng doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân đã đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử Invoice và đối tác, khách hàng của họ.
- Đối tượng người dùng đã nhận được email thông báo xuất hóa đơn từ bên bán, trong email có đính kèm đường link truy cập và địa chỉ portal tra cứu hóa đơn.
Cách tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số ký hiệu như sau:
Cách 1: Tra cứu trên website của Cục Thuế
Đối tượng áp dụng: Người dùng là cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp có tài khoản đăng ký tại Tổng cục Thuế.
- Bước 1: Truy cập ngay địa chỉ website của Cục Thuế theo link sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Tiến hành đăng nhập vào hệ thống theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.
Thông tin này sẽ được bên Thuế gửi về địa chỉ email của bạn sau khi đăng ký thành công dịch vụ hóa đơn điện tử. Nếu bạn không thấy có email thông báo xuất hiện, hãy gõ lên box tìm kiếm ở hộp thư đến địa chỉ mail: hoadondientu@gdt.gov.vn để lọc mail chứa thông tin. Kích vào đó bạn sẽ thấy Tên tài khoản và Mật khẩu được cấp dùng đăng nhập vào hệ thống.
- Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn [Tra cứu] rồi kích chuột vào mục [Tra cứu hóa đơn].
- Bước 4: Kích chuột chọn mục [Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra] hoặc [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào] tùy theo nhu cầu tra cứu.
- Bước 5: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên trường lọc hóa đơn được yêu cầu để việc tìm kiếm nhanh chóng, thuận lợi hơn. Sau đó kích [Tìm kiếm] để xem thông tin hóa đơn.
- Bước 6: Tại giao diện hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể kích vào hóa đơn muốn xem và thực hiện các thao tác như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML được đặt ở góc trên bên phải hóa đơn.
Cách 2: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử được cung cấp chính thức bởi Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam. Sản phẩm được tích hợp đầy đủ các tính năng chuẩn hóa và tuân thủ theo các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến Thuế.
Hiện tại, trên hệ thống quản lý của VNPT Invoice đã tiến hành cập nhật, điều chỉnh và nâng cấp thông tin hóa đơn theo đúng quy định của Thông tư và Nghị định mới nhất nhằm hỗ trợ khách hàng trải nghiệm thuận tiện và tiến hành thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh nhanh chóng, chính xác.
Để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử trên nền tảng trực tuyến của VNPT, quý khách có thể làm theo hướng dẫn sau:
Trường hợp người dùng đã có tài khoản VNPT Invoice
Để tiến hành thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, đầu tiên khách hàng cần tiến hành đăng nhập theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ portal của người dùng: https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/
- Bước 2: Nhập chính xác thông tin [Tên đăng nhập] và [Mật khẩu]. Có thể tích chọn [Lưu mật khẩu] để tiện cho lần sử dụng tiếp theo.
- Bước 3: Kích chuột chọn [Đăng nhập] để truy cập vào hệ thống quản lý.
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể chọn 1 trong 2 hình thức tra cứu: tra cứu bằng mã tra cứu hoặc tra cứu thông thường.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã tra cứu
- Bước 1: Tại giao diện tra cứu hóa đơn, kích chọn [Tìm kiếm theo mã tra cứu]
- Bước 2: Nhập đầy đủ chính xác thông tin mã hóa đơn và mã xác thực vào textbox tương ứng rồi nhấn [Tìm kiếm]
Cách tra cứu hóa đơn điện tử thông thường
- Bước 1: Kích chọn mục [Hóa đơn] rồi vào [Tìm kiếm hóa đơn]
- Bước 2: Kích chọn và chức năng lọc tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các hóa đơn khớp với thông tin lọc mà người dùng cung cấp.
Với cả 2 cách trên, người dùng khi muốn xem nội dung chi tiết thì chỉ cần kích chọn vào icon tương ứng. Hoặc cũng có thể sử dụng chức năng lọc để chọn danh sách hóa đơn có nhu cầu tra cứu, rà soát.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất và in hóa đơn điện tử VNPT
Trường hợp người dùng không sở hữu tài khoản
Trong trường hợp không sẵn có tài khoản, khách hàng có thể tra cứu hóa đơn theo hướng dẫn một trong 2 cách sau:
Cách 1:
- Bước 1: Truy cập vào portal theo link https://portaltool.vnpt-invoice.com.vn/
- Bước 2: Nhập thông tin mã hóa đơn và mã xác thực và textbox tương ứng rồi kích chuột vào ô [Tìm kiếm]. Thông tin hóa đơn hợp lệ sẽ hiển thị ngay bên dưới.
Cách 2:
- Bước 1: Truy cập đường link https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/
- Bước 2: Kích chọn vào mục [Tra cứu theo mã tra cứu]
- Bước 3: Nhập mã hóa đơn và mã xác thực vào textbox một cách chính xác. Sau đó nhấn chọn [Xem hóa đơn]. Thông tin hóa đơn hợp lệ nếu có sẽ được xuất hiện ngay bên dưới mục tra cứu.
Trong trường hợp người dùng không có tài khoản đăng nhập thì chỉ có quyền được xem hóa đơn mà mình muốn tìm kiếm và tải về dưới định dạng PDF hoặc Inv. Hệ thống sẽ không cho phép chỉnh sửa thông tin hóa đơn hay tiến hành in trực tiếp. Nếu muốn in cần phải tải về máy rồi in như tài liệu bình thường.
Thông tin chi tiết về từng bước hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, khách hàng có thể tham khảo thêm tại đây: Tra hóa đơn điện tử VNPT
Tra cứu hóa đơn không có thông tin phải làm sao?
Trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng có thể gặp tình trạng không tìm thấy thông tin hóa đơn. Trường hợp này có thể xuất phát từ việc nhập sai dữ liệu hoặc thông tin hóa đơn chưa được hệ thống tiếp nhận.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm:
- Nhập sai thông tin tra cứu: Mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn hoặc loại hóa đơn không khớp với dữ liệu thực tế.
- Dữ liệu hóa đơn chưa được cơ quan thuế tiếp nhận: Người bán chưa hoàn tất việc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc quá trình truyền nhận gặp sự cố.
- Không tìm thấy hóa đơn trùng khớp: Hệ thống chưa ghi nhận dữ liệu phù hợp với các điều kiện tìm kiếm đã nhập.
Cách xử lý: Trước tiên, người dùng cần đối chiếu lại thông tin trên hóa đơn và thực hiện tra cứu lại theo hướng dẫn ở phần trên. Nếu vẫn không có kết quả, hãy liên hệ người bán để xác minh tình trạng hóa đơn và kiểm tra việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Với những tiện ích được cung cấp đầy đủ và hợp quy chuẩn pháp lý, dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice đang ngày một được đông đảo khách hàng đón nhận và lựa chọn sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất quản lý cũng như tiến hành các nghiệp vụ kế toán.
Đặc biệt, với sự linh hoạt cao, ứng dụng còn có thể tích hợp nhanh chóng với các phần mềm kế toán, bán hàng phổ biến để mang đến sự thuận tiện, dễ dàng trong sử dụng và từ đó trở thành trợ thủ đắc lực cho mọi doanh nghiệp hoạt động trong hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực. Trên đây là các thông tin để bạn hiểu được cách tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mẫu số.
Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh mới nhất
Để biết rõ hơn các thông tin về dịch vụ VNPT Invoice hoặc nếu muốn được hỗ trợ hướng dẫn thêm về cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, khách hàng có thể trực tiếp liên hệ đến:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
