Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử VNPT theo định dạng PDF/Inv 

Mặc dù mọi hóa đơn đều được lưu trữ miễn phí trên hệ thống VNPT Invoice và doanh nghiệp không cần tải về máy để làm nghiệp vụ kế toán, nhưng trong nhiều trường hợp, việc tải hóa đơn điện tử VNPT là điều cần thiết để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng.

Hóa đơn điện tử VNPT e-Invoice có thể tải về máy bằng định dạng PDF hoặc định dạng INV. Cách tải hóa đơn điện tử VNPT thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Tra cứu hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên, khách hàng cần truy cập cổng tra cứu hóa đơn để tìm đúng hóa đơn cần tải.

Đối với khách hàng không có tài khoản VNPT Invoice

Khách hàng không có tài khoản VNPT Invoice có thể thực hiện một trong hai cách:

Cách 1:

• Bước 1: Truy cập vào link portal tra cứu hóa đơn. Link này được đính kèm theo email thông báo phát hành hóa đơn. Hoặc có thể tìm ở phần cuối trang file PDF hiển thị hóa đơn.

• Bước 2: Tại giao diện trang chủ, nhập mã tra cứu hóa đơn, sau đó nhập mã xác thực và bấm “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm như ảnh minh họa:

Cách 2: Trường hợp không có link vào portal tra cứu, người dùng có thể làm theo cách sau.

• Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn VNPT Invoice tại một trong các địa chỉ:
  • Miền Bắc: https://portaltool-mienbac.vnpt-invoice.com.vn/.
  • Miền Trung: https://portaltool-mientrung.vnpt-invoice.com.vn/.
  • Miền Nam: https://portaltool-miennam.vnpt-invoice.com.vn/.
• Bước 2: Tại thanh menu ngang, chọn mục “Tìm kiếm theo mã hóa đơn”.
• Bước 3: Nhập mã tra cứu hóa đơn và mã xác thực vào ô biểu mẫu và bấm “Tìm kiếm”.

>> Xem chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT và giải pháp xử lý trường hợp không tra cứu được tại đây.

Đối với khách hàng có tài khoản VNPT Invoice

• Bước 1: Mở trình duyệt web, truy cập địa chỉ portal sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đường link tra cứu riêng. Đường link thường hiển thị ở dạng https://[MST_nhà_cung_cấp].vnpt-invoice.com.vn/.

Ví dụ: https://0123456789.vnpt-invoice.com.vn/.

• Bước 2: Gõ tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập hệ thống.
• Bước 3: Thực hiện tra cứu theo một trong hai cách:
  • Cách 1: Chọn menu “Hóa đơn”, ngay sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách thông tin hóa đơn theo tháng. Người dùng tự tìm kiếm hóa đơn cần tải.
  • Cách 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn trên ô “Tìm kiếm hóa đơn”, tiếp tục nhập mã xác thực theo mẫu ký tự trong ô captcha. Sau khi nhập xong thì bấm nút “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ tự động trả về hóa đơn cần tra.

Lưu ý: Trường hợp người dùng có tài khoản VNPT Invoice nhưng quên mật khẩu đăng nhập thì thực hiện tra cứu hóa đơn như sau:

• Bước 1: Tại giao diện đăng nhập, bấm vào mục “Quên mật khẩu”.
• Bước 2: Nhập tên tài khoản và mã xác thực, sau đó bấm [Lưu lại]. Trong một đến vài phút, VNPT sẽ gửi email cấp lại mật khẩu mới để truy cập hệ thống.
• Bước 3: Sau khi đã được cấp mật khẩu mới, người dùng truy cập hệ thống và thực hiện theo Bước 3 ở hướng dẫn trên.

>> Xem thêm Cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT để được hướng dẫn chi tiết (kèm ảnh minh họa) từng bước tải phần mềm và đăng nhập vào hệ thống VNPT-Invoice.

Bước 2: Tải hóa đơn điện tử về máy

Khi đã tìm được hóa đơn cần tra cứu, người dùng có thể tải hóa đơn điện tử VNPT bằng định dạng PDF hoặc INV.

Hướng dẫn tải hóa đơn dạng PDF

Cách 1:

Tìm và nhấn chọn cột “Tải file”. Cột này hiển thị trên danh sách hóa đơn theo tháng ở trang menu “Hóa đơn”. Mỗi hóa đơn sẽ có riêng một cột Tải PDF tương ứng đi kèm.

Cách 2:

Cách này áp dụng cho người dùng tìm kiếm hóa đơn bằng mã xác thực. Khi kết quả tra cứu được trả về, người dùng nhấn xem vào hóa đơn chi tiết và nhấn vào cột “Tải PDF hóa đơn”. Cột này hiển thị ở phần cuối cùng của trang hóa đơn.

Lưu ý:

• Đối với định dạng PDF, người dùng có thể tải cả hóa đơn đã ký và hóa đơn chưa ký.
• File hóa đơn PDF thường được tải về để doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử bán ra cho khách hàng, đối tác. Hoặc dùng để lưu trữ nội bộ, phục vụ công tác lập báo cáo tài chính, ghi sổ kế toán…

Tải hóa đơn dạng Inv

• Bước 1: Nếu muốn tải hóa đơn điện tử VNPT theo định dạng Inv, người dùng cần nhấn chọn dòng hóa đơn để vào xem nội dung chi tiết.
• Bước 2: Trong trang nội dung chi tiết của hóa đơn, nhấn nút “Tải hóa đơn” ở phần cuối cùng.
• Bước 3: Chọn thư mục lưu hóa đơn trong thiết bị máy tính và bấm lưu.

Lưu ý:

• Inv là định dạng dữ liệu chuẩn của hóa đơn điện tử và chỉ có thể tải về đối với các hóa đơn đã ký, đã được khách hàng xác nhận.
• Các phần mềm thông thường như Foxit Reader, Adobe không thể đọc được hóa đơn Inv. Do đó, khi tải hóa đơn điện tử VNPT định dạng Inv về máy, người dùng phải sử dụng website đọc hóa đơn của Tổng cục thuế, hoặc tải phần mềm chuyên dụng EInvoiceViewer.

Hướng dẫn cài đặt phần mềm EInvoiceViewer của VNPT:

• Bước 1: Tại giao diện trang chủ của portal tra cứu hóa đơn, khách hàng chọn menu “Hỗ trợ”, sau đó bấm chọn “Phần mềm xem hóa đơn”.

• Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại tải phần mềm, tại hộp thoại này, người dùng chọn thư mục lưu tệp phần mềm tại máy và bấm nút tải. Phần mềm sẽ được tải về với file EInvoiceViewer.exe.
• Bước 3: Mở file đã tải, làm theo các bước hướng dẫn để cài đặt phần mềm vào máy.

• Bước 4: Sau khi hoàn tất cài đặt, khách hàng có thể mở phần mềm EInvoiceViewr, chọn mục “Open” trên thanh menu, tìm và mở hóa đơn cần đọc.

Tải hóa nhiều hóa đơn cùng lúc

Để tiết kiệm thời gian, thay vì tải từng hóa đơn lẻ, người dùng có thể tải hóa đơn điện tử VNPT với số lượng lớn cùng lúc. Tuy nhiên chỉ có người dùng có tài khoản VNPT Invoice mới có thể sử dụng tính năng này.

Hướng dẫn thực hiện:

• Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn VNPT Invoice
• Bước 2: Bấm chọn mục “Hóa đơn” trên thanh menu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn đã phát hành bởi tài khoản của doanh nghiệp.
• Bước 3: Lọc danh sách hóa đơn theo các trường phân loại của hệ thống. Theo đó, người dùng có thể lọc theo tháng và năm.
• Bước 4: Hệ thống trả về danh sách hóa đơn đã lọc theo yêu cầu.
• Bước 5: Bấm chọn nút xanh “Tải file excel” hoặc “Tải file PDF” ở phía cuối của trang danh sách hóa đơn.

• Bước 6: Xem file danh sách đã tải về máy.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các cách tải hóa đơn điện tử VNPT về máy. Doanh nghiệp nên phân loại từng hóa đơn trong các thư mục lưu trữ riêng, và tiến hành đồng bộ những thư mục này lên các nền tảng đám mây như VNPT Cloud, Smart Cloud để đảm bảo an toàn dữ liệu. Bên cạnh đó, nếu lưu trữ hóa đơn trong máy thì doanh nghiệp nên lưu trữ cả hai định dạng PDF và Inv để có thể đối chiếu dữ liệu trong những trường hợp cần thiết.

Nhìn chung, VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người dùng có thể trải nghiệm nhiều ưu điểm nổi bật và những tính năng đa dạng, phục vụ hiệu quả cho các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. Không dừng lại ở đó, về lâu dài, VNPT Invoice còn giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Đặc biệt, nền tảng hóa đơn điện tử VNPT được xây dựng tuân theo các tiêu chuẩn và quy định pháp lý mới nhất, đồng thời có khả năng tương thích dễ dàng với nhiều hệ thống của doanh nghiệp. Chính vì vậy, VNPT Invoice đã và đang trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy của hơn 40.000 khách hàng.

Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp, quý khách hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo một trong các kênh sau:

• Website: https://onesme.vn
• Hotline: 1800 1260
• Email: onesme@vnpt.vn
• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.