Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đơn giản và chính xác

Ký hợp đồng bằng chữ ký số cho phép cá nhân, doanh nghiệp hoàn tất việc ký kết trên môi trường điện tử thông qua USB Token hoặc chữ ký số từ xa. Để hợp đồng được ký đúng và hạn chế lỗi phát sinh, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng thư số, thẩm quyền ký và chuẩn bị công cụ phù hợp trước khi thực hiện. Cùng oneSME tìm hiểu chi tiết quy trình ký số hợp đồng điện tử và cách xử lý các lỗi thường gặp trong bài dưới đây.

1. Điều kiện và chuẩn bị trước khi ký hợp đồng bằng chữ ký số

Trước khi ký, người dùng cần kiểm tra chữ ký số, hợp đồng và công cụ ký để bảo đảm quá trình thực hiện thuận lợi và đúng yêu cầu. Các nội dung cần chuẩn bị gồm:

• Chữ ký số phù hợp với chủ thể ký: cá nhân, người đại diện hoặc tổ chức.
• Chứng thư số còn hiệu lực, chưa bị tạm dừng hoặc thu hồi tại thời điểm ký.
• Hợp đồng điện tử hoặc file PDF là phiên bản cuối cùng đã được các bên rà soát.
• Chuẩn bị công cụ tương ứng với hình thức ký số đang sử dụng, chẳng hạn USB Token hoặc ứng dụng xác thực đối với chữ ký số từ xa.
• Người ký có quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ cho giao dịch.

Bên cạnh việc chuẩn bị về kỹ thuật, chữ ký số sử dụng trên hợp đồng cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số an toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy; đồng thời phải đáp ứng các điều kiện về chứng thư chữ ký số, dữ liệu tạo chữ ký và khả năng phát hiện thay đổi sau khi ký.

Khi đã đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn USB Token hoặc chữ ký số từ xa (Remote Signing) để ký hợp đồng. Mỗi hình thức có cách thực hiện khác nhau và sẽ được hướng dẫn cụ thể ở phần tiếp theo.

2. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số USB Token

USB Token là thiết bị lưu trữ khóa bí mật và chứng thư số, được sử dụng để xác thực người ký và thực hiện ký số. Hình thức này thường được sử dụng trên máy tính thông qua phần mềm hoặc nền tảng có hỗ trợ ký số bằng USB Token.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• USB Token và mã PIN.
• Máy tính có cổng kết nối phù hợp.
• Driver/phần mềm ký số cần thiết.
• Hợp đồng điện tử ở phiên bản cuối cùng.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, người dùng có thể bắt đầu ký theo quy trình của phần mềm hoặc nền tảng đang sử dụng. Giao diện và thao tác cụ thể có thể khác nhau, nhưng về cơ bản đều trải qua các bước kết nối Token, chọn vị trí ký, xác thực bằng mã PIN và kiểm tra hợp đồng sau khi ký.

Để dễ hình dung, dưới đây là các bước cơ bản khi ký hợp đồng bằng chữ ký số VNPT CA qua USB Token:

Bước 1: Cắm USB Token và mở phần mềm ký

Cắm USB Token vào máy tính và mở VNPT-CA Token Manager. Chờ phần mềm nhận thiết bị, sau đó kiểm tra đúng chủ thể chứng thư, đơn vị cấp và thời hạn hiệu lực. Nếu không thấy chứng thư, kiểm tra lại cổng USB và bộ cài Token Manager từ kênh chính thức.

Bước 2: Mở hợp đồng PDF và chọn chức năng ký số

Mở phiên bản hợp đồng cuối cùng trong Adobe Acrobat Reader. Chọn All Tools (Tất cả công cụ) > Use a certificate (Sử dụng chứng thư) > Digitally Sign (Ký số), sau đó kéo chuột để tạo vùng đặt chữ ký tại đúng trang và đúng vị trí của bên ký.

Bước 3: Nhập PIN và hoàn tất ký

Trong cửa sổ Sign with a Digital ID, chọn đúng chứng thư số lưu trên USB Token và nhấn Continue. Kiểm tra hình thức hiển thị chữ ký, chọn Sign, lưu tệp theo tên mới khi được yêu cầu, sau đó nhập PIN Token để xác nhận.

Bước 4: Kiểm tra, gửi và lưu trữ hợp đồng đã ký

Mở tệp vừa lưu và kiểm tra chữ ký xuất hiện đúng vị trí, thông tin chứng thư đúng chủ thể và phần mềm không cảnh báo tài liệu bị thay đổi sau khi ký. Gửi bản hoàn tất qua kênh đã thống nhất và lưu kèm lịch sử gửi, nhận, phê duyệt. Với hợp đồng nhiều bên, chỉ coi là hoàn tất khi đủ chữ ký theo quy trình.

3. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa không lưu khóa bí mật trên USB Token mà trên hệ thống bảo mật của nhà cung cấp. Vì vậy, khi ký hợp đồng, người dùng không cần kết nối Token với máy tính mà thực hiện yêu cầu ký trên phần mềm hoặc nền tảng hỗ trợ, sau đó xác thực trên thiết bị đã đăng ký.

Trước khi thực hiện, người dùng cần chuẩn bị:

• Tài khoản và chứng thư số từ xa còn hiệu lực.
• Điện thoại đã cài ứng dụng xác thực và đăng nhập đúng tài khoản.
• Kết nối Internet ổn định.
• Hợp đồng điện tử ở phiên bản cuối cùng.
• Nền tảng hợp đồng hoặc công cụ ký đã tích hợp Remote Signing.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, người dùng có thể thực hiện ký theo quy trình của phần mềm hoặc nền tảng đang sử dụng. Giao diện và thao tác cụ thể có thể khác nhau, nhưng về cơ bản đều trải qua các bước mở hợp đồng và chọn vị trí ký, tạo yêu cầu ký, xác thực trên thiết bị đã đăng ký và kiểm tra hợp đồng sau khi ký.

Để dễ hình dung, dưới đây là quy trình cơ bản khi ký hợp đồng bằng chữ ký số từ xa VNPT SmartCA trên máy tính:

Bước 1: Đăng nhập VNPT SmartCA trên website

Truy cập đường dẫn chính thức https://smartca.vnpt.vn/ và chọn “Đăng nhập”.

Bước 2: Chọn hợp đồng cần ký

Tại mục Ký số, chọn hoặc tải lên hợp đồng cần ký. Kiểm tra tên tệp, dung lượng, chứng thư số và số lượt ký còn lại; sau đó chọn Gửi để khởi tạo yêu cầu ký.

Bước 3: Xác nhận yêu cầu ký trên ứng dụng VNPT SmartCA

Mở thông báo hoặc yêu cầu ký trên ứng dụng VNPT SmartCA đã đăng ký. Đối chiếu thông tin giao dịch với hợp đồng trên web, sau đó xác nhận bằng mã PIN hoặc sinh trắc học đã thiết lập.

Bước 4: Kiểm tra, gửi và lưu trữ hợp đồng đã ký

Quay lại giao diện website và kiểm tra thông báo Ký số hoàn tất. Tải tệp đã ký, mở tệp để kiểm tra trạng thái chữ ký và lưu đúng phiên bản hợp đồng cuối cùng.

Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, vui lòng tham khảo cách ký số trên VNPT SmartCA trên điện thoại và máy tính để thực hiện đúng theo quy trình của dịch vụ.

4. Cách kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất ký số, doanh nghiệp nên kiểm tra lại chữ ký và hợp đồng trước khi gửi hoặc lưu trữ. Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số: Mở thông tin chi tiết của chữ ký để kiểm tra trạng thái xác thực, chủ thể ký, chứng thư số và thời hạn hiệu lực. Nếu hệ thống hiển thị cảnh báo hoặc không xác thực được chữ ký, cần kiểm tra nguyên nhân trước khi sử dụng hợp đồng.
• Kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng: Xem trạng thái tài liệu để xác định nội dung có bị thay đổi sau thời điểm ký hay không. Nếu hợp đồng bị chỉnh sửa sau thời điểm ký, phần mềm hoặc nền tảng có thể cảnh báo chữ ký không còn hợp lệ hoặc tài liệu đã bị thay đổi.
• Kiểm tra thông tin giao dịch: Đối chiếu thời gian ký, người ký và trạng thái chữ ký của từng bên với thông tin trên hợp đồng. Với hợp đồng có nhiều bên, cần kiểm tra từng bên đã ký đầy đủ và chữ ký đều được ghi nhận thành công trước khi hoàn tất hợp đồng.
• Lưu trữ và sao lưu hợp đồng: Sau khi kiểm tra, lưu bản hợp đồng điện tử hoàn chỉnh cùng thông tin chữ ký để phục vụ tra cứu và đối chiếu khi cần. Doanh nghiệp nên lưu trữ có hệ thống, phân quyền truy cập và sao lưu để hạn chế nguy cơ thất lạc dữ liệu.

5. Lỗi thường gặp khi ký hợp đồng bằng chữ ký số

Trong quá trình ký hợp đồng bằng chữ ký số, doanh nghiệp có thể gặp lỗi liên quan đến chứng thư số, thiết bị ký hoặc trạng thái của tài liệu. Tùy nguyên nhân, có thể kiểm tra và xử lý như sau:

• Chứng thư số hết hạn, bị thu hồi hoặc không đúng người ký: Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn, trạng thái và thông tin chủ thể của chứng thư số. Nếu chứng thư đã hết hạn hoặc bị thu hồi, cần gia hạn/cấp chứng thư mới; nếu chọn nhầm, hãy chọn lại đúng chứng thư trước khi ký.
• Máy tính không nhận USB Token hoặc không hiển thị chứng thư số: Người dùng cần cắm lại Token hoặc thử cổng USB khác, sau đó kiểm tra driver và phần mềm hỗ trợ ký đã được cài đặt đúng hay chưa. Nếu thiết bị vẫn không được nhận, có thể cài đặt lại phần mềm hoặc liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.
• Chữ ký số báo không hợp lệ sau khi ký: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại nội dung hợp đồng và thông tin chứng thư số để xác định nguyên nhân. Nếu hợp đồng đã bị chỉnh sửa sau khi ký, cần sử dụng phiên bản chính xác để ký lại; trường hợp tài liệu không có thay đổi nhưng chữ ký vẫn báo lỗi, nên kiểm tra bằng công cụ xác thực chữ ký số hoặc liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.
• Không xác thực được chữ ký hoặc dấu thời gian: Doanh nghiệp nên kiểm tra kết nối Internet và cập nhật phần mềm đang dùng để xác thực chữ ký, sau đó mở lại hợp đồng để kiểm tra. Nếu lỗi vẫn xuất hiện, cần liên hệ nhà cung cấp để xác định lỗi nằm ở chứng thư, dấu thời gian hay cấu hình xác thực.

6. Các câu hỏi thường gặp khi ký hợp đồng bằng chữ ký số

Câu 1: Ký hợp đồng bằng chữ ký số có cần đóng dấu công ty không?

Trả lời: Không phải mọi trường hợp đều cần đóng thêm dấu công ty sau khi hợp đồng đã được ký số. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp đáp ứng quy định và được sử dụng đúng thẩm quyền, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để xác nhận hợp đồng trong môi trường điện tử. Trường hợp hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên có yêu cầu riêng về con dấu, doanh nghiệp mới cần thực hiện theo yêu cầu đó.

Câu 2: Cá nhân có thể ký hợp đồng bằng chữ ký số được không?

Trả lời: Có. Cá nhân có thể sử dụng chữ ký số của mình để ký hợp đồng nếu là người trực tiếp tham gia giao dịch hoặc có quyền đại diện cho bên ký. Nếu ký thay cho cá nhân hoặc tổ chức khác, người ký cần được ủy quyền hoặc có quyền đại diện theo quy định.

Câu 3: Ký hợp đồng bằng chữ ký số có cần in ra bản giấy không?

Trả lời: Thông thường, hợp đồng được ký số và đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật có thể được lưu trữ, sử dụng dưới dạng điện tử mà không cần in ra giấy chỉ để xác lập giá trị pháp lý. Tuy nhiên, với những loại hợp đồng có quy định riêng về hình thức hoặc thủ tục thực hiện như công chứng, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra yêu cầu cụ thể để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Câu 4: Một hợp đồng có thể được nhiều người ký bằng chữ ký số không?

Trả lời: Có. Hợp đồng điện tử có thể được nhiều bên ký số, tùy theo thỏa thuận và quy trình ký được thiết lập. Với trường hợp này, các bên nên kiểm tra người ký, thứ tự ký và trạng thái của từng chữ ký để bảo đảm hợp đồng đã được ký đầy đủ trước khi hoàn tất.

Câu 5: Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số trên file PDF như thế nào?

Trả lời: Người dùng mở file PDF bằng phần mềm hỗ trợ ký số, chọn chức năng và vị trí cần ký, sau đó chọn đúng chứng thư số để xác thực bằng USB Token hoặc phương thức ký từ xa. Sau khi hoàn tất, nên lưu thành file mới và kiểm tra trạng thái chữ ký trước khi gửi hợp đồng cho bên còn lại.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện ký kết, trao đổi và lưu trữ hợp đồng thuận tiện trên môi trường điện tử. Tùy theo quy trình sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn USB Token hoặc chữ ký số từ xa, trong đó hình thức ký từ xa phù hợp khi cần xác thực giao dịch linh hoạt mà không phụ thuộc vào thiết bị Token. Nếu có nhu cầu sử dụng hình thức này, doanh nghiệp có thể đăng ký VNPT SmartCA trên oneSME hoặc gọi hotline miễn phí 1800 1260 để được tư vấn và hỗ trợ.