Xuất hoá đơn sai thời điểm là lỗi thường phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xử lý lỗi này. Bài viết dưới đây, hãy cùng oneSME tìm hiểu mức xử phạt khi vi phạm và cách xử lý việc lập hoá đơn không đúng thời điểm dễ dàng và nhanh chóng.
Hiểu rõ về xuất hoá đơn sai thời điểm
Căn cứ vào quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định về hoá đơn, chứng từ như sau: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn để giao cho người mua (bao gồm các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, tặng, biếu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động tiêu dùng nội bộ) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10”.
Như vậy, xuất hoá đơn sai thời điểm là việc lập hoá đơn không đúng thời điểm được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ – CP đối với từng hoạt động cung cấp hàng hoá và các dịch vụ cụ thể.
Các tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ về xuất hoá đơn sai thời điểm
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất theo TT 78
Thời điểm xuất hoá đơn sẽ căn cứ theo từng loại hoá đơn, đặc điểm ngành hàng, đặc điểm bán hàng của doanh nghiệp. Căn cứ theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ – CP và xuất hóa đơn sai thời điểm theo Thông tư 78 quy định:
- Đối với bán hàng hoá: Thời điểm xuất hoá đơn hàng hoá là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm xuất hoá đơn dịch vụ là khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không cần phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với trường hợp doanh nghiệp giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá và dịch vụ giao tương ứng.
Thời điểm xuất hoá đơn sẽ căn cứ theo từng loại hoá đơn, đặc điểm ngành hàng
Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?
Xuất hoá đơn sai thời điểm là vi phạm quy định pháp luật về hoá đơn chứng từ, tùy từng trường hợp mà có thể sẽ bị phạt hành chính hoặc phạt cảnh cáo. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý nâng cao ý thức chấp hành pháp luật và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 để tránh những rủi ro không đáng có.
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm chuẩn nhất
Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ – CP được bổ sung bởi khoản 3, Điều 1, Nghị định 102/2021/NĐ – CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định thời điểm lập hoá đơn khi bán hàng như sau:
- Phạt cảnh cáo với những trường hợp lập hoá đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (Theo Khoản 1, Điều 24).
- Áp dụng mức phạt từ 03 đến 05 triệu đồng cho trường hợp lập hoá đơn sau thời điểm nhưng không chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (Theo Khoản 3, Điều 24).
- Áp dụng mức phạt từ 04 đến 08 triệu đồng đối với doanh nghiệp lập hoá đơn sai thời điểm từ 2 trường hợp trở lên (Theo Khoản 4, Điều 24).
Tuỳ vào từng trường hợp mà mức phạt xuất hoá đơn sai thời điểm sẽ khác nhau
Bên cạnh mức phạt hóa đơn sau thời điểm, doanh nghiệp còn phải chịu thuế và truy thu thuế nếu chậm nộp thuế. Hoặc, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và chịu các khoản lãi phát sinh. Không chỉ làm tổn thất tài chính mà điều này còn làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm đơn giản và nhanh chóng
Khi phát hiện xuất hoá đơn sai thời điểm mà không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp (Trong trường hợp cả người bán và người mua không làm tờ khai thuế GTGT bổ sung), doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để khắc phục:
Bước 1: Xác định cụ thể sai sót về thời điểm đã lập hoá đơn và mức độ sai sót.
Bước 2: Doanh nghiệp trao đổi và thống nhất với bên mua về phương án xử lý sai sót.
Bước 3: Doanh nghiệp lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn mới để thay thế hoá đơn đã lập sai sót trước đó. Cụ thể:
- Đối với hoá đơn điện tử: Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn bị sai sót. Gửi thông báo điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn cho cơ quan thuế và bên mua.
- Đối với hoá đơn giấy: Doanh nghiệp lập hoá đơn mới để sửa những thông tin sai sót, gửi hoá đơn mới cho bên mua. Đồng thời, huỷ hoá đơn sai sót và ghi chép vào sổ huỷ hoá đơn.
Doanh nghiệp cần xử lý vi phạm kịp thời để tránh ảnh hưởng đến pháp lý và sự uy tín
Lưu ý khi lập hóa đơn, chứng từ để tránh lập sai thời điểm
Việc lập hoá đơn sai thời điểm có thể sẽ dẫn đến rủi ro về tài chính cho doanh nghiệp. Do đó, để hạn chế thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa bị sai, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Sử dụng phần mềm kế toán uy tín để hỗ trợ việc xuất hoá đơn và quản lý hoá đơn hiệu quả.
- Liên tục cập nhật các quy định, chính sách mới liên quan đến hoá đơn, chứng từ và chế độ kế toán của doanh nghiệp.
- Đào tạo chuyên sâu các kiến thức mới cho cán bộ và nhân viên phụ trách về công việc lập hoá đơn.
- Tạo quy trình lập hoá đơn chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
Dịch vụ hoá đơn điện tử VNPT Invoice đang là giải pháp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hoá đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng. Đây là phần mềm hoá đơn điện tử đã được Bộ Tài Chính và Tổng cục Thuế chứng nhận tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Dịch vụ hoá đơn điện tử VNPT Invoice giúp doanh nghiệp lưu trữ hoá đơn điện tử thuận tiện
Bên cạnh đó, VNPT Invoice còn cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về hoá đơn. Doanh nghiệp có thể in hoá đơn, phát hành hoá đơn đến khách hàng qua Portal, Email,…VNPT Invoice đảm bảo tất cả mọi dữ liệu của doanh nghiệp, khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối. Sử dụng hoá đơn điện tử VNPT Invoice, doanh nghiệp còn có thể hạn chế lỗi xuất hoá đơn sai thời điểm, đồng thời, xử lý các lỗi một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hiện nay, phần mềm tra cứu hoá đơn điện tử VNPT Invoice đã có mặt trên khắp các tỉnh thành cả nước. Để đăng ký sử dụng dịch vụ tiện lợi này, Quý khách hàng hãy liên hệ ngay đến oneSME qua thông tin dưới đây:
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
Xem thêm: 3 hướng xử lý hiệu quả khi viết sai hóa đơn điện tử VNPT
