Trong trường hợp nội dung trên hóa đơn điện tử đã xuất có sai sót, doanh nghiệp sẽ phải làm biên bản để hủy hóa đơn hoặc điều chỉnh, lập lại cho chính xác. Vậy, cách hủy hóa đơn điện tử cụ thể như thế nào? oneSME sẽ giúp bạn giải đáp qua bài viết sau!
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu cách hủy hóa đơn điện tử, chúng ta hãy làm rõ về khái niệm của hủy hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng. Hủy hóa đơn điện tử khác với tiêu hủy hóa đơn điện tử. . Tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc xóa bỏ sự tồn tại của hóa đơn trên hệ thống thông tin thông qua đốt cháy, cắt, xé nhỏ, v.vv.. để không ai có thể truy cập, tham chiếu và sử dụng thông tin, số liệu trên hóa đơn. Trong khi đó, hủy hóa đơn điện tử chỉ vô hiệu hóa giá trị sử dụng của hóa đơn mà không làm cho hóa đơn biến mất khỏi hệ thống thông tin.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Dựa vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu rơi vào hai trường hợp như sau:
Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được Cơ quan Thuế cấp mã
Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123, nếu phát hiện có nội dung sai trong hóa đơn điện tử đã được Cơ quan Thuế cấp mã mà chưa gửi cho khách hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Cơ quan Thuế và lập hóa đơn điện tử mới, có chữ ký số gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã hóa đơn mới và gửi cho khách hàng.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đã gửi hóa đơn được cấp mã bị sai cho khách hàng thì không thể hủy hóa đơn (Căn cứ Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123). Lúc này, doanh nghiệp chỉ được điều chỉnh nội dung hoặc thay thế hóa đơn mới sau khi đã thông báo cho cả khách hàng và Cơ quan Thuế về sai sót trên hóa đơn điện tử.
Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ
Theo Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78, nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử và thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng (Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123) mà sau đó không cung cấp dịch vụ nữa thì doanh nghiệp phải hủy hóa đơn điện tử, đồng thời thông báo cho Cơ quan Thuế về việc này.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đơn giản
Có 2 cách hủy hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp là hủy hóa đơn online tại website của Tổng cục Thuế hoặc hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử. Cách hủy hóa đơn điện tử qua mỗi phương thức như sau:
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 9 và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định này để thông báo đến Cơ quan Thuế. Cụ thể, cách hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như sau:
- Bước 1: Thông báo đến Cơ quan thuế về việc sai sót thông tin trong hóa đơn điện tử bằng cách gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành tại Phụ lục IA của Nghị định 123.
- Bước 2: Thiết lập hóa đơn điện tử mới kèm theo chữ ký số và gửi cho Cơ quan Thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay cho hóa đơn cũ đã gửi khách hàng.
- Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử bị sai thông tin.
- Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận với khách hàng về việc xác nhận hủy hóa đơn điện tử nhằm hạn chế rủi ro khi bị thanh tra.
- Bước 5: Kiểm tra trạng thái hóa đơn đã hủy tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để chắc chắn Cơ quan Thuế đã xác nhận sai sót và chấp nhận hủy hóa đơn điện tử.
Cách hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm
Để giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử, nhiều đơn vị đã phát triển nên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử online, cho phép tạo lập, gửi nhận và lưu trữ hóa đơn hoàn toàn trực tuyến. Với các phần mềm này, cách hủy hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Ở mỗi phần mềm, cách hủy hóa đơn điện tử là khác nhau, tuy nhiên đều áp dụng theo quy trình 3 bước:
- Bước 1: Chọn hóa đơn cần hủy trong danh sách hóa đơn sẵn có được lưu trữ trong phần mềm.
- Bước 2: Chọn hủy hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Sau khi hóa đơn điện tử được hủy thì đem kết quả gửi cho Cơ quan Thuế.
Những quy định hủy hóa đơn điện tử bạn cần nắm rõ
Ngoài các cách hủy hóa đơn điện tử nêu trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những quy định hủy hóa đơn điện tử như sau:
Thời hạn hủy hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo cho Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn điện tử bị sai.
Mức phạt nếu hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử sai quy định sẽ bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy theo hành vi vi phạm như sau:
| Hành vi | Mức phạt |
| Hủy hóa đơn điện tử quá hạn 1-5 ngày nhưng có tình tiết giảm nhẹ. | Cảnh cáo |
| Hủy hóa đơn điện tử quá hạn 1-10 ngày. | Phạt tiền từ 2-4 triệu đồng |
|
Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng |
Mức phạt nếu doanh nghiệp không thông báo sai sót cho Cơ quan Thuế khi hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 5 Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không thông báo cho Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử bị sai từ 91 ngày trở lên kể từ ngày hết thời hạn quy định (21-90 ngày) sẽ phải nộp phạt 5-15 triệu đồng.
VNPT Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử hoàn hảo cho doanh nghiệp
Là một trong những đơn vị được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế chấp thuận, VNPT đã phát triển nên Dịch vụ Hóa đơn điện tử VNPT Invoice với đầy đủ giá trị pháp lý để có thể thay thế hóa đơn giấy. VNPT Invoice mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, bao gồm:
- Dễ dàng quản lý – Dễ dàng thống kê, truy xuất dữ liệu, hạch toán, kế toán, tra hóa đơn điện tử,… ngay trên website quản trị.
- Tiết kiệm tài nguyên – Giảm hoạt động in ấn, cơ sở lưu trữ và các tác vụ thủ công.
- Bảo toàn dữ liệu – Tự động lưu trữ dữ liệu trên máy chủ online, tránh thất lạc hoặc hỏng hóa đơn.
- Bảo mật thông minh – Áp dụng các công nghệ bảo mật hiện đại như chữ ký số, USB-token, mã hóa dữ liệu, tường lửa,…
- Tính linh hoạt cao – Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, thanh toán và quản trị hiện có của doanh nghiệp.
- Có khả năng mở rộng – Đáp ứng nhu cầu quản lý hóa đơn của mọi quy mô doanh nghiệp ứng với mọi đặc thù hóa đơn.
- Giá trị sử dụng lâu dài – Miễn phí lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp trong 10 năm.
Xem thêm: VNPT Invoice Inbot: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhanh chóng, hiệu quả
Trong đó, cách hủy hóa đơn điện tử VNPT giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí hơn nhiều so với việc tự làm thủ tục hủy tại Cơ quan Thuế. Với VNPT Invoice, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin về hóa đơn đã hủy và quản lý hóa đơn tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Cách hủy hóa đơn điện tử trên VNPT Invoice bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Soạn thảo và ký biên bản thỏa thuận với khách hàng về việc hủy hóa đơn điện tử bị sai thông tin.
- Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm VNPT Invoice, chọn mục Xử lý hóa đơn và nhấn chọn Hủy hóa đơn (không thay thế, sửa đổi).
- Bước 3: Lúc này, VNPT Invoice sẽ cung cấp một danh mục các hóa đơn điện tử đã phát hành. Bạn tích chọn vào ô vuông thuộc cột Chọn hóa đơn, tương ứng với dòng có số hóa đơn điện tử muốn hủy. Sau đó, bạn kéo xuống cuối danh sách và tích chọn Hủy hóa đơn đã chọn.
- Bước 4: Truy cập vào mục Thanh toán và bấm nút Hủy thanh toán. Lúc này, một danh sách các hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ hiện lên. Bạn tìm hóa đơn vừa hủy, tích chọn vào ô vuông bên cạnh rồi kéo xuống cuối trang, nhấn Hủy thanh toán hóa đơn và OK.
- Bước 5: Thực hiện lại cách hủy hóa đơn điện tử ở bước 3 và hóa đơn điện tử được hủy thành công sẽ xuất hiện với dấu X gạch chéo màu đỏ.
- Bước 6: Nhấn vào dòng Thông báo kết quả hủy đơn để xuất file hóa đơn bị hủy ra định dạng XML. Cuối cùng, bạn đem file này nộp cho Cơ quan Thuế để thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử.
Để áp dụng cách hủy hóa đơn điện tử trên VNPT Invoice một cách trực quan, bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ miễn phí ngay:
Hiện tại, dịch vụ VNPT Invoice đã phủ sóng mạnh mẽ khắp 63 tỉnh thành trên toàn quốc. VNPT Invoice nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của đông đảo các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn nhờ chất lượng dịch vụ nổi bật và báo giá hóa đơn điện tử tối ưu.
Để trải nghiệm mọi tính năng hữu ích của VNPT Invoice, doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử miễn phí với oneSME.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT: Đăng nhập, khởi tạo và nhiều hơn thế
Hy vọng rằng qua bài viết trên đây, doanh nghiệp đã nắm rõ cách hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật để tránh bị phạt hành chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để được hỗ trợ hủy hóa đơn điện tử sai sót một cách nhanh chóng và tiện lợi, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử VNPT Invoice.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với oneSME để được tư vấn kỹ hơn về dịch vụ Hóa đơn điện tử của VNPT và được hỗ trợ đăng ký dịch vụ với mức giá ưu đãi!
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
