Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào để đảm bảo đúng quy định và thuận tiện cho việc theo dõi, truy xuất khi cần? Giải pháp tối ưu nào dành cho doanh nghiệp? Đó là thắc mắc mà nhiều kế toán gặp phải khi quản lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp. Thông tin chi tiết giải đáp sẽ được oneSME đề cập trong nội dung bài chia sẻ sau đây.
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo nghị định 123
Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đã được ghi rất rõ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Phía doanh nghiệp nên nắm rõ những nội dung sau đây:
- Để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn trong thời gian lưu trữ, hóa đơn và chứng từ cần được quản lý sao cho không bị thay đổi hay sai lệch. Ngoài ra, việc lưu trữ phải đầy đủ và tuân thủ đúng thời hạn quy định bởi pháp luật kế toán.
- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử. Các tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động cũng như khả năng áp dụng công nghệ. Đồng thời, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử cần sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
- Hóa đơn và chứng từ do cơ quan thuế hoặc đơn vị kế toán đặt in hoặc tự in, phải được lưu trữ đúng theo yêu cầu sau đây:
- Hóa đơn và chứng từ chưa lập được lưu trữ và bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ chứng từ có giá.
- Hóa đơn và chứng từ đã lập trong đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định dành cho kế toán.
- Hóa đơn và chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán sẽ lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của họ.
Khi nắm bắt bắt những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo nghị định 123, doanh nghiệp sẽ chủ động để thực hiện việc xuất, nhận và quản lý hóa đơn hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý.
5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất
Doanh nghiệp nên lưu hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết? Hiện nay, có nhiều cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào được các doanh nghiệp sử dụng. Trong đó, 5 cách dưới đây đang được ưu tiên sử dụng nhiều nhất.
Tạo riêng một email chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn đầu vào
Ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán thường tạo một email mới chỉ để nhận email hóa đơn. Cách này giúp kế toán dễ dàng quản lý và trích xuất thông tin từ nhà cung cấp khi cần. Tuy nhiên, cách lưu trữ hóa đơn này có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Ngoài ra, khi kế toán ngừng làm việc tại doanh nghiệp thì cần phải sao lưu dữ liệu sang email mới, khá tốn thời gian và không chuyên nghiệp. Đặc biệt, việc hạch toán vào hệ thống kế toán cũng có thể dẫn đến tăng tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập liệu do các thao tác hoàn toàn thủ công.
Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng cách in hóa đơn giấy
Đây cũng là cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Sau khi nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ in hóa đơn giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua bán. Phương pháp này giúp lưu trữ hóa đơn đồng thời trên email và trong các chứng từ mà không cần phải tạo thêm email mới. Tuy nhiên, việc in giấy để lưu trữ cũng đi kèm với một số nhược điểm như tăng chi phí in ấn, không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn, đặc biệt là kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên hệ thống kế toán.
Lưu trữ hóa đơn điện tử vào 1 folder trên máy tính hoặc lưu trên Drive
Một cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cũng được sử dụng khá phổ biến là sử dụng folder trên máy tính. Khi hóa đơn được nhận qua email, kế toán chỉ cần tải về và lưu vào một thư mục riêng. Để thuận lợi cho việc tìm kiếm, kế toán nên lưu tên hóa đơn theo cấu trúc bao gồm “Ngày xuất hóa đơn_Công ty_số hóa đơn “, ví dụ, “01.10.2024_CTY QUOC TE PTC_PTC002147”.
Dù việc lưu trữ hóa đơn theo folder giúp kế toán thao tác dễ dàng, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có số lượng giao dịch mua hàng ít, nhưng phương pháp này vẫn có những nhược điểm như tốn thời gian tra cứu, khó khăn trong lọc hóa đơn, dễ sai sót do nhập liệu. Đặc biệt, khi máy tính gặp sự cố về bộ nhớ, ổ đĩa, có thể xảy ra rủi ro mất toàn bộ dữ liệu đã lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên bảng tính Excel
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng bảng tính Excel cũng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Khi nhận được hóa đơn qua email, kế toán sẽ nhập liệu thủ công trên bảng tính Excel các nội dung như tên công ty, ngày xuất hóa đơn, số hóa đơn và đường link dẫn trực tiếp đến hóa đơn gốc trong hòm thư điện tử.
Tuy cách lưu trữ này có tính tổng quát cao, tiện theo dõi nhưng cũng dễ gây ra sai sót hoặc nhập nhầm thông tin. Hơn nữa, khi chuyển dữ liệu từ bảng tính Excel lên phần mềm, kế toán sẽ cần thời gian đối chiếu lại do dữ liệu có nguy cơ bị mất hoặc sai số.
Quản lý hóa đơn điện tử bằng phần mềm hóa đơn điện tử
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên chuyển từ cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào thủ công sang sử dụng hóa đơn điện tử. Kế toán sẽ không cần kiểm tra từng email hóa đơn và sắp xếp thủ công như các cách trên. Thay vào đó, phần mềm kế toán tự động nhận diện và kiểm tra mọi chi tiết trên hóa đơn điện tử như thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, thậm chí cả chữ ký số… Nếu có bất kỳ sai sót nào, phần mềm sẽ ngay lập tức phản hồi cho kế toán biết. Khi mọi thông tin được xác nhận chính xác, hệ thống sẽ tự động nhập và hạch toán lên phần mềm kế toán.
Đây là cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào có nhiều ưu điểm nổi bật, điển hình như:
- Hạn chế tối đa sai sót từ việc nhập liệu thủ công.
- Dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng, giúp kế toán dễ dàng quản lý.
- Quy trình quản lý hóa đơn điện tử đơn giản, thuận tiện tìm kiếm và truy xuất.
- Kế toán có thời gian linh hoạt để tập trung xử lý các công việc khác.
Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có ba điểm quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý. Đó là:
- Nội dung của hóa đơn cần phải truy cập được và sử dụng để tham chiếu, giúp cho việc tìm kiếm và xác minh thông tin trở nên dễ dàng hơn trong quá trình quản lý hóa đơn.
- Nội dung của hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng định dạng từ khi hóa đơn được tạo, gửi đi và nhận lại. Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần được lưu dưới hai dạng là xml và pdf. Vì thế, kế toán cần lưu ý thông tin này để hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử cần phải được lưu trữ theo một cách thức cụ thể, cho phép kế toán dễ dàng truy xuất nguồn gốc của hóa đơn. Việc xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi gửi đến, cũng như ngày giờ gửi và nhận hóa đơn là cơ sở đảm bảo tính minh bạch cho giao dịch.
Có thể thấy, việc kiểm tra cẩn thận quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rắc rối pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hiện nay, thay vì kiểm tra các thông tin thủ công, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng dịch vụ quản lý hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các đơn vị uy tín để hạn chế sai sót. Và VNPT Invoice là một trong những giải đáp đang được nhiều đơn vị ưu tiên lựa chọn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT – VNPT Invoice theo TT78
VNPT Invoice Inbot : Giải pháp giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
VNPT Invoice Inbot được đánh giá là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả, đáng tin cậy. Hiện nay, VNPT Invoice Inbot đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào tại Việt Nam. Với nhiều tính năng nổi bật, giải pháp này ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn:
- Tự động đồng bộ dữ liệu: Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào từ Hệ thống Hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế.
- Tự động thu thập và đọc hóa đơn: Hệ thống tự động thu thập và tải hóa đơn, đồng thời tự động đọc thông tin từ các file ảnh chụp, PDF và XML hóa đơn. Nhờ đó, bộ phận kế toán tìm kiếm và quản lý hóa đơn nhanh chóng hơn
- Phân tích và kiểm tra tính xác thực: Hệ thống sẽ tự động phân tích và kiểm tra tính xác thực của chữ ký số trên hóa đơn, cảnh báo về tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.
- Cấu hình linh hoạt: Người dùng được phép lựa chọn cấu hình theo từng đơn vị sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn trên môi trường điện tử đạt chuẩn hoạt động 24/7, tính bảo mật cao và an toàn tuyệt đối.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn VNPT Invoice Inbot giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý so với việc thủ công, hạn chế tình trạng mất hóa đơn, tra cứu và kiểm soát thông tin dễ dàng. Vì thế, ngày càng nhiều đơn vị lựa chọn VNPT Invoice Inbot đồng hành trên chặng đường phát triển cùng doanh nghiệp.
Xem thêm: VNPT Invoice Inbot: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhanh chóng, hiệu quả
Qua những chia sẻ trên, phía doanh nghiệp chắc chắn đã nhìn nhận được những ưu điểm và nhược điểm của các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn cách thức phù hợp. Nếu đang có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn VNPT Invoice Inbot, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với oneSME ngay hôm nay để được tư vấn, hỗ trợ thêm.
______________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
