Xuất trùng hóa đơn điện tử gây nhiều phiền toái cho doanh nghiệp. Bài viết sẽ giới thiệu những điều cần biết về việc xuất trùng hóa đơn điện tử và hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử bị xuất trùng.
Có trường hợp doanh nghiệp xuất trùng hóa đơn điện tử không?
Xuất trùng hóa đơn điện tử là tình trạng khi một doanh nghiệp phát hành hai hoặc nhiều hóa đơn cho cùng một giao dịch và một mã số thuế. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý sổ sách kế toán mà còn có thể dẫn đến sai sót về nghĩa vụ thuế, làm ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực quản lý tài chính và kế toán, việc xuất trùng hóa đơn là một vấn đề gây nhiều lo ngại cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử vẫn có khả năng bị xuất trùng, dù các hệ thống xuất hóa đơn điện tử hiện nay đều đã có các biện pháp nhằm kiểm soát và phòng tránh. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này có thể đến từ việc người dùng thao tác nhầm khi phát hành hóa đơn, hoặc từ các sự cố kỹ thuật như gián đoạn đường truyền, trục trặc phần mềm, khiến hệ thống không xác nhận giao dịch thành công và người dùng phải lặp lại thao tác.
Để hạn chế rủi ro xuất trùng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên:
- Sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử đáng tin cậy: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và có tính năng cảnh báo khi xảy ra sự cố.
- Kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi phát hành: Thiết lập quy trình kiểm tra kỹ càng trước khi xuất hóa đơn, đồng thời lưu ý sử dụng tính năng xem lại giao dịch để tránh thao tác nhầm.
- Xử lý hóa đơn điện tử bị xuất trùng nhanh chóng: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn bị xuất trùng, cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ hủy bỏ hoặc điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định.
Hóa đơn điện tử bị xuất trùng có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử bị xuất trùng được xem là không hợp lệ trong các giao dịch tài chính và kế toán, vì mỗi giao dịch chỉ được cấp một hóa đơn duy nhất theo quy định của pháp luật. Khi hóa đơn bị trùng lặp, có thể dẫn đến các sai sót trong báo cáo thuế, quản lý chi phí, cũng như gây nhầm lẫn cho cả bên mua và bên bán.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị xuất trùng, doanh nghiệp phải tiến hành các bước xử lý để đảm bảo tuân thủ quy định:
- Hủy hóa đơn trùng: Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn trùng sau khi thông báo với cơ quan thuế. Quá trình này thường yêu cầu doanh nghiệp gửi thông báo và thực hiện quy trình hủy trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (nếu cần): Nếu hóa đơn trùng đã được kê khai thuế, doanh nghiệp có thể cần phát hành hóa đơn điều chỉnh để khớp số liệu cho đúng với nghiệp vụ thực tế.
Việc xử lý hóa đơn điện tử bị xuất trùng kịp thời và tuân thủ đúng quy định là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch trong tài chính doanh nghiệp, tránh vi phạm quy định pháp luật, và bảo vệ quyền lợi cho cả bên phát hành lẫn bên nhận hóa đơn.
Xem thêm: Giải đáp: Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Hướng dẫn cách hủy hóa đơn khi xuất trùng hóa đơn điện tử
Khi xuất trùng hóa đơn điện tử nghĩa là có từ 02 hóa đơn giống nhau trở lên, thì doanh nghiệp chỉ được giữ lại 01 hóa đơn và hủy bỏ tất cả các hóa đơn khác.
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Ngoài ra, Công văn 2257/TCT-CS năm 2023 hướng dẫn cách xử lý trong trường hợp xuất trùng hóa đơn điện tử 02 lần như sau:
– Giữ lại 01 hóa đơn điện tử đã lập và hủy các hóa đơn điện tử bị trùng
– Đồng thời gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho cơ quan thuế để thông báo về việc hủy các hóa đơn điện tử bị trùng.
Như vậy, thủ tục hủy hóa đơn điện tử xuất trùng thực hiện như sau:
- Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử xuất trùng đã hủy chưa
Khi xuất trùng hóa đơn điện tử, để kiểm tra hóa đơn xuất trùng đã hủy hay chưa, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
Trường hợp 1: Nếu kết quả hiển thị thông báo:
“Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm
Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn”.
Điều này có nghĩa là hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi).
Trường hợp 2: Nếu kết quả hiển thị thông báo:
“Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
Điều này có nghĩa là hóa đơn không tồn tại, có thể do có lỗi trong quá trình tra cứu.
Trường hợp 3: Nếu kết quả hiển thị thông báo:
“Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày …………. Tính chất ……… Cơ quan thuế tiếp nhận.
Trạng thái hóa đơn: Hoá đơn đã bị xoá/huỷ bỏ” D
Điều này có nghĩa là hóa đơn đã được hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
Cách xử lý hủy hóa đơn điện tử xuất trùng đã kê khai thuế
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP: Trường hợp hủy hóa đơn điện tử bị xuất trùng đã kê khai thì người nộp thuế làm tờ khai thuế giá trị gia tăng bổ sung tại tháng phát sinh sai sót, sau đó làm điều chỉnh tăng thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (mục 38) ở tờ khai tháng hiện tại.
Dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT – VNPT Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp phát hành và quản lý hóa đơn dễ dàng, mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc ngăn chặn tình trạng xuất trùng hóa đơn điện tử. Với tính năng kiểm soát chặt chẽ, hệ thống của VNPT giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp trùng lặp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đồng thời, dịch vụ còn cung cấp quy trình hủy và điều chỉnh hóa đơn điện tử bị xuất trùng nhanh chóng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và rủi ro về thuế.
Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào liên quan tới hóa đơn điện tử của VNPT, vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết! Hoặc tìm hiểu thêm thông tin khác trên website VNPT và oneSME by VNPT.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất và in hóa đơn điện tử VNPT theo Thông tư 78
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức OneSME: https://onesme.vn/blog/
