Hóa đơn điện tử khi phát hành có thể bị cơ quan thuế từ chối cấp mã do mắc phải một số sai sót về nội dung, hệ thống hoặc đường truyền. Chính vì thế, việc biết cách xử lý khi hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế là vô cùng quan trọng mà kế toán nên lưu ý. Hãy cùng oneSME tìm hiểu thêm về nội dung này trong bài chia sẻ dưới đây.
Như thế nào là hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế?
Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có hoặc không có mã từ cơ quan thuế. Nó được lập bởi các tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, nhằm ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
Trong đó, hóa đơn có mã từ cơ quan thuế được hiểu là loại hóa đơn được cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho khách hàng. Ngược lại, hóa đơn không có của cơ quan thuế là hóa đơn được lập và sử dụng bởi các tổ chức hoặc cá nhân mà không cần phải có mã số được cấp từ cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Loại hóa đơn này thường được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn cho nội bộ hoặc cho các giao dịch không yêu cầu mã hóa từ cơ quan thuế.
Về hình thức, hóa đơn điện tử có mã sẽ bao gồm hai thành phần quan trọng là số giao dịch – bao gồm dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa, phản ánh thông tin của người bán trên hóa đơn. Nói cách khác, mã cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử được thể hiện rất rõ trong nội dung hóa đơn. Trong khi đó, hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế sẽ không có nội dung này.
Những điều kiện nào để được cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử?
Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng một số điều kiện cần thiết để được cấp mã từ cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
- Điều kiện về nội dung: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định tại điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đặc biệt là các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán; tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế và đã có thuế; chữ ký điện tử của bên mua và bên bán, thời điểm lập hóa đơn.
- Đúng định dạng: Hóa đơn cần phải được lập theo định dạng quy định tại điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
- Thông tin đăng ký chính xác theo quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghĩa là tất cả thông tin trong nội dung hóa đơn điện tử phải đúng và khớp với thông tin đã được cơ quan thuế ghi nhận.
- Đặc biệt, đơn vị đó không thuộc các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế trong trường hợp nào?
Dựa vào những điều kiện được cấp mã của cơ quan thuế, oneSME đã tổng hợp các trường hợp phổ biến mà nhiều tổ chức, cá nhân thường gặp khiến hóa đơn không được cơ quan thuế cấp mã.
Khi nhập thông tin trên hóa đơn, phía cá nhân, tổ chức nhập nội dung trên hóa đơn có thể mắc phải một số lỗi sai về tính chính xác của thông tin. Điển hình như:
- Sai số điện thoại sử dụng để đăng ký: Khi hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế, phía doanh nghiệp cần xác minh lại số điện thoại đăng ký đã đúng với định dạng 10 chữ số hay chưa. Có thể, số điện thoại đăng ký trước đó đang để định dạng cũ là 11 chữ số. Nếu phát hiện sai sót, hãy nhập lại số điện thoại chính xác về định dạng 10 số theo đúng quy định.
- Sai cấu trúc email của người mua: Địa chỉ email được cấu thành từ [Tên email]@[Tên miền]. Vì vậy, phía cá nhân, tổ chức nên kiểm tra kỹ lưỡng xem địa chỉ email của người mua đã được nhập đúng hay chưa. Nếu có bất kỳ sai sót nào, kế toán cần tiến hành chỉnh sửa ngay lập tức để đảm bảo quá trình cấp mã của cơ quan thuế không bị gián đoạn.
- Sai định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận: Mỗi ngân hàng có quy định riêng về độ dài số tài khoản. Tuy nhiên, khi nhập số tài khoản lên hệ thống, độ dài không được vượt quá 30 ký tự. Vì vậy, khi nhập thông tin này, cá nhân, tổ chức nên kiểm tra kỹ để tránh gặp rắc rối cơ quan thuế không cấp mã hóa đơn điện tử.
- Tên người mua bị bỏ trống: Trong một số trường hợp, người bán có thể quên không nhập tên của người mua. Việc này sẽ dẫn đến việc cơ quan thuế từ chối cấp mã cho hóa đơn điện tử.
- Sai định dạng mã số thuế: Mã số thuế (MST) là dãy số gồm 10 hoặc 13 chữ số do cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế. Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC, mã số thuế được xác định bởi cấu trúc như sau:
- Hai chữ số đầu (N1N2) là phần khoảng.
- Bảy chữ số tiếp theo (N3N4N5N6N7N8N9) phải nằm trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.
- Chữ số thứ mười (N10) là chữ số kiểm tra.
- Ba chữ số cuối (N11N12N13) sẽ là các số thứ tự từ 001 đến 999.
- Dấu gạch ngang (-) dùng để tách 10 chữ số đầu và 3 chữ số cuối
Ngoài ra, hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế do hóa đơn đã được người lập gửi cấp mã nhưng chưa truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để nhận mã. Hoặc hóa đơn đã có mã nhưng chưa đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý hóa đơn của doanh nghiệp, cũng như các lỗi trong quá trình truyền nhận dữ liệu.
Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử không có link tra cứu
Cách xử lý khi hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã
Để xử lý hóa đơn điện tử không được cấp mã, người dùng có thể xử lý theo hướng như sau:
Bước 1: Tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế
Đầu tiên, đăng nhập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng thông tin tài khoản và mật khẩu mà cơ quan thuế đã cấp. Sau đó, tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi để kiểm tra xem đã tiếp nhận và được cấp mã hay chưa.
Bước 2:
- Nếu đã được cấp mã
Nếu hóa đơn đã được cấp mã, phía doanh nghiệp cần liên hệ với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Nếu chưa được cấp mã
Khi tra cứu mà không thấy có dữ liệu trên hệ thống, doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Để tránh trường hợp hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử để tránh sai sót trong cung cấp thông tin. Trong số đó, VNPT Invoice là một trong những phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay với hàng loạt ưu điểm vượt trội có thể kể đến như:
- Quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả: giúp doanh nghiệp giản lược quy trình tạo lập, phát hành, thống kê và tìm kiếm hóa đơn, dễ dàng hạch toán, quyết toán và đối chiếu dữ liệu với cơ quan quản lý.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: VNPT Invoice giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn nhanh chóng qua email, portal, dễ dàng in hóa đơn khi cần và lưu trữ miễn phí dữ liệu trong 10 năm.
- Tính bảo mật cao: các dữ liệu được mã hóa và lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp với tính năng sao lưu dữ liệu tự động giúp đảm bảo tính an toàn tuyệt đối cho phía doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục tin tưởng, sử dụng VNPT Invoice như một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa nhiều khâu trong quy trình quản lý hóa đơn điện tử.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp
Hướng dẫn cụ thể cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Có thể thấy, việc xử lý hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế là khâu cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho các hóa đơn đầu vào và đầu ra. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên chú trọng đến việc đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên hóa đơn cũng như ưu tiên sử dụng các giải pháp phần mềm tự động, tối ưu nhất. Nếu đại diện phía doanh nghiệp đang quan tâm đến phần mềm VNPT Invoice nói riêng cũng như các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung, vui lòng liên hệ ngay với oneSME qua kênh tư vấn miễn phí dưới đây:
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
