Chữ ký số ngày càng khẳng định được vai trò trong cuộc sống, nhất là khi công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Không thể phủ nhận việc sử dụng chữ ký số đã và đang mang đến những lợi ích vượt bậc cho doanh nghiệp, cá nhân. Vậy chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Hiểu đúng về chữ ký số
Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả thông tin, dữ liệu của cá nhân hay doanh nghiệp. Người dùng chữ ký số sẽ được cung cấp một hệ thống mật mã không đối xứng gồm mã khóa công khai và mã khóa bí mật.
Theo đó, chữ ký số có thể được dùng để thay thế cho chữ ký thường. Hiện nay, chữ ký số có thể sử dụng trên rất nhiều văn bản, hợp đồng, giấy tờ… phục vụ cho các giao dịch điện tử được kết nối trực tuyến qua mạng internet.
2. 5 mục đích của chữ ký số hiện nay
Để hiểu rõ hơn chữ ký số dùng để làm gì, chữ ký số dùng trong trường hợp nào, cùng tìm hiểu 5 mục đích sử dụng của chữ ký số phổ biến hiện nay đối với các cá nhân, doanh nghiệp.
2.1. Chữ ký số dùng trong kê khai thuế
Hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt buộc phải thực hiện nộp, kê khai thuế và giao dịch thuế với cơ quan quản lý Nhà nước qua mạng internet theo đúng quy định của Pháp luật (Theo Luật số 21/2012/QH13 đã bổ sung thêm Khoản 10 Điều 7 vào Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11).
Điều này có nghĩa là, các doanh nghiệp buộc phải có chữ ký số để thực hiện xác thực giao dịch, kê khai và nộp thuế điện tử. Vậy chữ ký số được sử dụng cho mục đích gì trong trường hợp này? Chính là để xử lý các vấn đề về thuế của doanh nghiệp như kê khai và nộp thuế điện tử đảm bảo đúng quy trình và quy định của pháp luật.
2.2. Chữ ký số dùng để kê khai BHXH điện tử
Theo quyết định số 838/QĐ-BHXH quy định, các doanh nghiệp/cá nhân bắt buộc phải thực hiện đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội điện tử.
Theo đó, doanh nghiệp nếu muốn thực hiện các giao dịch điện tử trong khai báo bảo hiểm xã hội thì buộc phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số có thể hiểu là một dạng thông tin đính kèm với văn bản nhằm để xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đã được pháp luật thừa nhận.
Vậy chữ ký số dùng cho mục đích gì khi kê khai BHXH?
Các doanh nghiệp khi kê khai BHXH sẽ dùng chữ ký số để: Đăng ký giao dịch BHXH và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin.
2.3. Chữ ký số dùng để phát hành hóa đơn điện tử
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết số 01/NQ-CP các doanh nghiệp bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Những doanh nghiệp được thành lập từ ngày 01/11/2018 trở đi bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử.
- Tại các đô thị lớn như Hà Nội và TP Hồ Chí Minh hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải sử dụng từ năm 2019.
- Bắt đầu từ ngày 01/11/2020 trở đi, tất cả các doanh nghiệp trên cả nước đều phải dùng hóa đơn điện tử trong giao dịch.
Như vậy, các doanh nghiệp cần phải có chữ ký số thì mới có thể phát hành hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành. Vì thế, việc đăng ký chữ số ký là điều cần thiết và rất quan trọng để vận hành và quản lý doanh nghiệp.
>>Tìm hiểu chi tiết thêm về 3 trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số
2.4. Ký hợp đồng trực tuyến với đối tác
Trong thời đại công nghệ vượt bậc, việc dùng chữ ký số trong các giao dịch với khách hàng, đối tác không còn xa lạ. Mục đích khi dùng chữ ký số của các doanh nghiệp là để ký văn bản, hợp đồng điện tử hay trao đổi dữ liệu qua mạng.
Khi sử dụng chữ ký số, mọi thao tác sẽ nhanh chóng, giản lược hết mức, từ đó tăng hiệu quả làm việc và xử lý thông tin. Các văn bản tài liệu số cũng được lưu trữ thuận tiện và lâu dài hơn. Đặc biệt, người sở hữu chữ ký số có thể thực hiện ở bất kỳ đâu có kết nối internet mà vẫn đảm bảo được tính pháp lý và bảo mật thông tin tuyệt đối.
2.5. Xác thực nguồn gốc của dữ liệu điện tử
Mọi chữ ký số đều sẽ được mã hóa bởi mã PIN riêng biệt. Mã PIN này sẽ gồm tất cả thông tin của doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức đã đăng ký và không thể sửa đổi thông tin sau khi ký.
Vì thế, chữ ký số sẽ được doanh nghiệp, cá nhân dùng để định danh thông tin, dữ liệu. Qua đó có thể xác nhận trách nhiệm của doanh nghiệp với những thông tin đã đăng ký trên chữ ký số. Đồng thời, nó còn giúp bảo vệ quyền lợi, tính toàn vẹn và bản quyền dữ liệu cho người dùng.
Như vậy, có thể thấy chữ ký số có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu trong các hoạt động của doanh nghiệp hiện nay. Với những chia sẻ phía trên hy vọng bạn đã hiểu được chữ ký số được dùng cho mục đích gì hay trong những trường hợp nào.
3. 9 lợi ích của chữ ký số đối với cá nhân, doanh nghiệp
Bên cạnh việc hiểu chữ ký số để làm gì, chữ ký số có tác dụng gì, các bạn cũng cần biết thêm về những lợi ích vượt bậc mà chữ ký số mang lại. Có thể nói, chữ ký số không chỉ đơn giản là một thiết bị mã hóa thông thường mà nó còn giúp mang đến những lợi ích sau cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian làm việc tới một nửa, giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
- Tiết kiệm chi phí vật tư, quản lý và vận chuyển cho doanh nghiệp, đảm bảo tối đa chi phí trong vận hành.
- Đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác của thông tin, tránh tình trạng thay đổi nội dung, giả mạo chữ ký, con dấu của doanh nghiệp.
- Thông tin luôn được bảo mật tuyệt đối, không thể tẩy xóa hay giả mạo, nội dung bên trong cũng được bảo vệ nên không dễ dàng bị đánh cắp.
- Có thể sử dụng chữ ký số mọi lúc nọi nơi một cách linh hoạt và dễ dàng.
- Nâng cao uy tín, sự chuyên nghiệp và độ cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thương trường.
- Giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc lên mức tối ưu nhất.
- Giúp tăng sự trải nghiệm tốt nhất cho mọi khách hàng khi sử dụng chữ ký số.
- Có thể lưu giữ và có hiệu lực vĩnh viễn trong tương lai.
Có thể thấy rằng, chữ ký số đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc và thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại. Đồng thời, việc dùng chữ ký số còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật và có được sự thuận tiện nhất trong quá trình vận hành, làm việc.
Chữ ký số VNPT CA là một dạng chứng thư điện tử do Tổng công ty dịch vụ viễn thông VNPT cung cấp. Dịch vụ này cho phép các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, phần mềm được xác thực trong môi trường giao dịch điện tử một cách hợp pháp.
Hiện nay, dịch vụ chữ ký số VNPT CA được sử dụng rất phổ biến trong nhiều giao dịch điện tử như ký kết hợp đồng, văn bản thỏa thuận, thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội, kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, kinh doanh trực tuyến,….
VNPT CA của VNPT đáp ứng tốt các tiêu chuẩn của cơ quan quản lý Nhà nước về chữ ký số và đã được Bộ thông tin truyền thông cấp phép ngày 15/09/2009. Đặc biệt, dịch vụ chữ ký số của VNPT còn đạt tiêu chuẩn về tính an ninh, bảo mật, thủ tục nhanh chóng dễ dàng và luôn hỗ trợ khách hàng 24/7.
Nếu vẫn còn những thắc mắc xoay quanh vấn đề chữ ký số làm gì hay dịch vụ chữ ký số của VNPT, quý khách vui lòng liên hệ với oneSME qua một trong những cách thức sau để được hỗ trợ nhanh chóng:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
