Phát hành hoá đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Theo đó, việc phát hành hoá đơn điện tử sẽ được thực hiện theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Cùng oneSME tìm hiểu cách thông báo phát hành hoá đơn điện tử trong bài viết sau.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử được hiểu là tập hợp thông tin dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá và lưu trữ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về bán hàng hóa bằng phương tiện điện tử
Phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng đúng quy định pháp luật
Doanh nghiệp cần phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Cụ thể:
Quy định về thông báo phát hành hoá đơn điện tử mới nhất
Cách phát hành/ đăng ký hoá đơn điện tử bao gồm cả hoá đơn mẫu phải được niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng hoá đơn để bán hàng. Trong trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định trong thời hạn hai ngày làm việc (kể từ ngày nhận được Thông báo), cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức đó biết. Tổ chức sẽ có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Vậy, thông báo phát hành hoá đơn điện tử sau bao lâu sẽ được sử dụng? “Sau 2 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh sẽ được phép sử dụng hoá đơn”.
>> Xem thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền của VNPT gỡ khó cho các doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp với Cơ quan Thuế
Dưới đây là hồ sơ và các bước đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế mà người dùng nên biết:
- Hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
- Tất cả các hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế theo Thông tư 32/2011/TT – BTC bao gồm các mẫu sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1).
- Thông báo phát hành HĐĐT theo Mẫu (Theo Mẫu số 2).
- Hoá đơn mẫu (Do doanh nghiệp khởi tạo, lập mẫu thông qua phần mềm hoá đơn điện tử).
Doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục đăng ký HĐĐT với Cơ quan Thuế
Các bước đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp
Quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế được thực hiện như sau:
- Bước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn (Khởi tạo mẫu HĐĐT; Khởi tạo mẫu HĐĐT trên bản thử nghiệm)
- Bước 2: Lập quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo thông tin mới nhất.
- Bước 3: Thông báo phát hành HĐĐT.
- Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT cho Cơ quan Thuế.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?
Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành hoá đơn điện tử bao gồm:
- Mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo TT 32/2011/TT – BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo TT 32/2011/TT – BTC).
Lưu ý: Sử dụng mẫu hoá đơn điện theo từng lĩnh vực ngành nghề phù hợp với doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hoá đơn theo từng lĩnh vực ngành nghề phù hợp
Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp lần đầu qua mạng
Để đăng ký sử dụng HĐĐT lần đầu theo Nghị định 123 và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, người dùng tiến hành các bước sau:
Bước 1: Thông báo phát hành hoá đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai
- Người dùng đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai: Hoá đơn (1) và Thông báo phát hành hoá đơn (TB01/AC) (2).
- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành và chọn “Kết xuất XML”.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử qua mạng
- Sử dụng trình duyệt Internet Explorer và truy cập vào website https://nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo Mã số thuế đã được cấp của doanh nghiệp.
- Chọn Tài khoản và bấm Đăng ký thêm tờ khai.
- Tích chọn “Thông báo phát hành hoá đơn” và bấm Tiếp tục.
- Sau đó, người dùng Nộp Thông báo phát hành hoá đơn. Vào mục “Nộp tờ khai” rồi bấm Tải lên file thông báo XML.
Bước 3: Nộp hoá đơn, mẫu quyết định sử dụng HĐĐT và thông báo phát hành bản word qua mạng
Người dùng phải Scan Thông báo phát hành HĐĐT (hoá đơn mẫu bên nhà in cung cấp) và Quyết định sử dụng hoá đơn mà Cơ quan Thuế đã cấp rồi kính kèm trong file word.
- Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành HĐĐT, người dùng vào mục: Tra cứu/ TB01/AC – Thông báo phát hành hoá đơn.
- Đính kèm file word vào Thông báo phát hành hoá đơn vừa nộp và chọn File Word hoá đơn mẫu để nộp -> Sau đó bấm Ký nộp.
Lưu ý: 2 ngày sau khi nộp, trước khi sử dụng, người dùng tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được phát hành chưa.
Nộp hoá đơn, mẫu quyết định sử dụng HĐĐT và thông báo phát hành bản word qua mạng
Chi tiết các bước thông báo phát hành hoá đơn điện tử VNPT Invoice
Có thể thấy, hóa đơn điện tử đang thay thế hóa đơn giấy truyền thống nhờ tính tiện lợi và an toàn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang dần lựa chọn các dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi từ các đơn vị cung cấp bởi sự tiện lợi và nhanh chóng. Trong đó, VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử tiên tiến do VNPT cung cấp, được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý, phát hành và lưu trữ hóa đơn một cách hiệu quả. Với hệ thống này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng khởi tạo, xuất, thông báo và gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng thông qua nền tảng trực tuyến một cách dễ dàng.
Dưới đây là chi tiết các bước thông báo phát hành hoá đơn điện tử VNPT Invoice mà các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng
Bao gồm những giấy tờ sau:
- Quyết định sử dụng HĐĐT (Theo Mẫu số 1 Phụ lục của TT 32).
- Thông báo phát hành HĐĐT theo Mẫu (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm TT 32).
- Sử dụng hoá đơn mẫu do VNPT Vinaphone cung cấp.
Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành HĐĐT qua mạng file “XML”
- Sử dụng trình duyệt Internet Explorer để truy cập vào trang web nhantokhai.gdt.gov.vn và Đăng nhập hệ thống theo MST Doanh nghiệp.
- Chọn Tài Khoản và bấm “Đăng ký thêm tờ khai”.
- Tích chọn “Thông báo phát hành hoá đơn” rồi bấm Tiếp tục.
- Sau khi đã đăng ký xong, người dùng bấm Nộp Thông báo phát hành hoá đơn. Vào mục “Nộp tờ khai” rồi bấm “Tải lên file thông báo XML”.
Hướng dẫn các bước làm thông báo phát hành hoá đơn điện tử VNPT đơn giản và nhanh chóng
Bước 3: Nộp hoá đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng
- Người dùng phải scan 3 file ở định dạng word: Thông báo phát hành HĐĐT; Hoá đơn mẫu bên VNPT Vinaphone cung cấp; Quyết định sử dụng hoá đơn.
- Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành hoá đơn, người dùng vào mục Tra cứu// TB01/AC – Thông báo phát hành hoá đơn
- Người dùng chọn File Word đã tạo đính kèm và bấm Ký bộp là xong.
Lưu ý: Sau khi nộp xong 2 ngày, người dùng nên kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được hay chưa trước khi sử dụng.
>> Có thể bạn quan tâm:
Trên đây là cách làm thông báo phát hành hoá đơn điện tử mà oneSME đã tổng hợp lại gửi đến người dùng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hoá đơn điện tử VNPT Invoice, khách hàng vui lòng liên hệ theo những thông tin dưới đây:
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
