Quản lý hóa đơn điện tử đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp về mặt kiểm soát dòng tiền, quá trình hoạt động cũng như hạn chế rủi ro có thể xảy ra, tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hóa đơn truyền thống. Hãy cùng oneSME tham khảo ngay 5 cách quản lý hóa đơn đang được sử dụng phổ biến nhất trong nội dung dưới đây.
Quản lý hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích gì?
Việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Cụ thể như sau:
- Kiểm soát tài chính tốt: quản lý hóa đơn tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra vào, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát, giữ cho nguồn vốn ổn định.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Với việc tự động hóa quá trình quản lý hóa đơn, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm áp lực về nguồn nhân lực, thời gian xử lý các công việc liên quan đến hóa đơn.
- Dễ dàng tra cứu: Quản lý hóa đơn hiệu quả giúp việc tra cứu, tìm kiếm dữ liệu và đối soát đơn giản hơn, tạo điều kiện cho việc quản lý thông tin một cách nhanh chóng.
- Đảm bảo sự minh bạch: Duy trì hệ thống quản lý hóa đơn đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính, xây dựng niềm tin từ phía đối tác và khách hàng.
- Hạn chế rủi ro: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cẩn thận giúp doanh nghiệp dự phòng trước các rủi ro về mất mát hoặc hỏng hóa đơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính, tránh được các sự cố sau này.
5 cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, các doanh nghiệp sẽ quản lý hóa đơn điện tử theo nhiều cách thức khác nhau tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu của từng đơn vị. Dưới đây là 5 cách đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Cách 1: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng email
Một cách thức quản lý hóa đơn điện tử được một số doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn là tạo một email riêng chỉ dành cho việc nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Với cách này, kế toán có thể quản lý và lấy thông tin hóa đơn từ nhà cung cấp rất dễ dàng mà không sợ bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, giải pháp này mang tính thủ công cao và tồn tại nhiều mặt hạn chế:
- Sử dụng email riêng để nhận hóa đơn tạo sự không chuyên nghiệp và thiếu tin cậy đối với một số đối tác lớn.
- Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa hoặc mất thời gian sao lưu dữ liệu sang tài khoản email mới khi kế toán nghỉ việc.
- Kế toán phải tiến hành hạch toán lên hệ thống của phần mềm kế toán, tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập liệu khá cao.
Cách 2: Lưu trữ và quản lý hóa đơn trên các folder của máy tính
Sử dụng folder trên máy tính cũng là cách mà nhiều kế toán sử dụng để lưu trữ hóa đơn điện tử. Khi nhận được hóa đơn qua email, kế toán chỉ cần tải về máy và lưu vào thư mục chuyên biệt là được. Khi lưu tên hóa đơn, có thể tham khảo theo cấu trúc “Công ty_số hóa đơn_ ngày xuất hóa đơn”, ví dụ, kế toán có thể lưu là “CTY TNHH Minh Khang _ MK00453 _ 26.02.2024”.
Khi lưu hóa đơn theo folder, kế toán khá dễ dàng thao tác, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch mua hàng. Tuy nhiên, đây cũng là phương pháp còn tồn tại nhiều hạn chế như:
- Khó khăn trong việc tra cứu, lọc hóa theo cùng nhà cung cấp
- Tốn nhiều thời gian
- Có nguy cơ bị mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố về bộ nhớ, ổ đĩa
- Dễ sai sót trong quá trình nhập liệu, hạch toán lên hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
Cách 3: In giấy hóa đơn để lưu trữ sau khi nhận email hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn qua email gặp những rủi ro về khả năng mất dữ liệu và tốn thời gian tra cứu. Vì thế, sau khi nhận được email hóa đơn đầu vào, kế toán sẽ lựa chọn phương án in ra giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua bán. Cách này sẽ giúp lưu trữ hóa đơn song song trên cả email và chứng từ mà không cần tạo email mới. Song, việc in giấy để lưu trữ cũng có nhiều nhược điểm như:
- Chi phí in ấn và lưu trữ giấy khá nhiều.
- Không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn.
- Cách thức này vẫn yêu cầu kế toán phải hạch toán thủ công lên hệ thống kế toán.
Cách 4: Nhận hóa đơn qua email sau đó làm bảng kê trên Excel
Trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, sử dụng bảng tính Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị quy mô nhỏ, lựa chọn như một giải pháp đơn giản và phù hợp với thói quen của kế toán. Sau khi nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính Excel. Việc này giúp theo dõi và quản lý các thông tin hóa đơn rất tổng quát và khoa học, đồng thời cho phép gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư chứa hóa đơn gốc.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng không phải không có hạn chế:
- Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu hụt hóa đơn hoặc nhập thừa.
- Việc tra cứu hóa đơn gốc trên email và đối chiếu số liệu trên bảng tính gặp nhiều khó khăn.
- Dễ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập bảng tính lên phần mềm kế toán, cũng như tốn nhiều thời gian để kiểm tra, đối chiếu.
Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tiết kiệm thời gian, chi phí và tính tiện lợi cao. Kế toán sẽ không nhận và phân loại email hóa đơn đầu vào theo cách thủ công như trước. Thay vào đó, phần mềm kế toán sẽ tự động nhận và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn điện tử như thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
Nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào, phần mềm sẽ ngay lập tức gửi thông báo. Sau khi các thông tin trên hóa đơn được xác nhận chính xác, hệ thống sẽ được tự động nhập và hạch toán lên phần mềm kế toán.
Những ưu điểm nổi bật của giải pháp phần mềm quản lý hóa đơn có thể kể đến như:
- Kế toán có thể tiết kiệm được nhiều thời gian để xử lý các công việc khác
- Giảm thiểu tối đa những sai sót từ quá trình nhập liệu thủ công
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào
- Dữ liệu dễ dàng được đồng bộ trên một nền tảng duy nhất
- Quy trình quản lý hóa đơn điện tử đơn giản, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần
Tuy nhiên, để tận dụng tối đa những lợi ích này, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có nền tảng chuyên môn về tài chính – kế toán và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn chuyên nghiệp, độ bảo mật cao
VNPT Invoice: Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử tối ưu dành cho doanh nghiệp
VNPT Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được VNPT nghiên cứu và phát triển, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Với nhiều ưu điểm vượt trội, VNPT Invoice đang trở thành giải pháp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp. Những ưu điểm nổi bật của VNPT Invoice như:
- Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả: đơn giản hóa quy trình tạo lập, phát hành, thống kê và tìm kiếm hóa đơn, dễ dàng hạch toán, quyết toán và đối chiếu dữ liệu với cơ quan quản lý
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: phát hành hóa đơn nhanh chóng qua email, portal, in hóa đơn khi cần và lưu trữ miễn phí dữ liệu 10 năm
- Tính bảo mật cao: mã hóa và lưu trữ dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế, tích hợp tính năng sao lưu dữ liệu tự động.
Rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm VNPT Invoice đã chia sẻ rằng họ vô cùng hài lòng với những lợi ích mà giải pháp này mang lại cho họ trong việc tối ưu quy trình quản lý hóa đơn điện tử.
Việc quản lý hóa đơn điện tử đúng cách giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc tối ưu dòng tiền và lưu trữ dữ liệu đầy đủ, khoa học. Mỗi cách quản lý sẽ có những ưu nhược điểm riêng, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang hướng tới sử dụng phần mềm để khắc phục hạn chế của phương thức truyền thống. Phía doanh nghiệp nếu đang quan tâm đến giải pháp VNPT Invoice, vui lòng liên hệ với oneSME qua thông tin liên hệ dưới đây để được hỗ trợ sớm nhất hoặc theo dõi những tin tức hữu ích về chuyển đổi số trên website oneSME.
__________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
