Sự phát triển nhanh chóng của kinh tế số đã thúc đẩy giao kết bằng hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến. Các quy định về loại hợp đồng này cũng được pháp luật sửa đổi bổ sung liên tục để phù hợp với xu hướng số hóa. Hiện nay đang có những phương án nào hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật về hợp đồng điện tử? oneSME sẽ chia sẻ cụ thể trong bài viết này!
Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia không cần phải gặp nhau trực tiếp để ký kết, được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như email, website, ứng dụng di động hoặc các hệ thống quản lý hợp đồng trực tuyến. Trong hợp đồng điện tử, thông tin và thỏa thuận giữa các bên được truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử. Các yếu tố quan trọng như điều khoản, điều kiện, chính sách, cam kết và chữ ký số sẽ được thể hiện và chấp nhận qua các phương tiện trực tuyến. Và quan trọng, nó có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống.
Vì sao nên ứng dụng hợp đồng điện tử?
Sử dụng hợp đồng điện tử là xu hướng đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích:
Tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia hợp đồng
Khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho các cá nhân tham gia thực hiện ký kết. Bởi vì hai bên không phải di chuyển để ký kết trực tiếp như hợp đồng giấy truyền thống. Hơn nữa, trong trường hợp xảy ra dịch bệnh, thời tiết xấu hay khoảng cách địa lý quá xa thì việc ký kết cũng được thực hiện nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi cũng như không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Nhờ vậy mà người có nghĩa vụ ký kết hoặc bộ phận phụ trách sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý các công việc khác.
Tối ưu chi phí ký kết, gửi nhận cho doanh nghiệp
Hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cho in ấn cũng như chi phí cho di chuyển để ký kết. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng sẽ tối ưu được chi phí đón tiếp khách hàng, chuyển phát giấy tờ cũng như chi trả cho nhân sự phụ trách hợp đồng. Bởi với hợp đồng này, các quy trình như soạn thảo nội dung, duyệt các điều khoản, ký kết, gửi nhận đều được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi thông qua các ứng dụng trên nền tảng internet.
Tính minh bạch về thông tin, linh hoạt trong ký kết
Các điều khoản, nội dung thỏa thuận giữa hai bên đều sẽ được thể hiện rõ trên hợp đồng online. Vì thế, với hợp đồng điện tử, các thông tin đều rất rõ ràng, minh bạch, mọi nội dung cập nhật, chỉnh sửa cũng đều được lưu lại trong lịch sử, giúp cả hai bên đều có thể xem và nắm bắt dễ dàng. Bên cạnh đó, các bên còn có thể linh hoạt để ký hợp đồng ở bất kỳ đâu dù là ở trong hay ngoài nước, chỉ cần sử dụng thiết bị thông minh như laptop, điện thoại…
Bảo mật dữ liệu, tìm kiếm thông tin dễ dàng
Tính an toàn cũng là một ưu điểm vượt trội của hợp đồng điện tử. Và đây cũng là điều mà tất cả các doanh nghiệp đều cần, nhất là các giấy tờ liên quan đến mua bán, tài chính họ đều yêu cầu bảo mật tối đa. Các hợp đồng này sẽ được lưu trữ trên hệ thống số, cực kỳ bảo mật và an toàn, người dùng không lo bị rò rỉ thông tin, dữ liệu, cũng không lo bị rách, mất hay mối mọt như hợp đồng truyền thống. Đặc biệt, chỉ cần có internet, người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, cực kỳ dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không phải mất thời gian tìm thủ công như hợp đồng giấy.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chọn phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng
Quy định về hợp đồng điện tử
Các thông tin về hợp đồng điện tử được thể hiện rõ ở các điều khoản quy định trong Luật Giao dịch điện tử số năm 2005.
Quy định về tính pháp lý của hợp đồng điện tử
Hiện nay, nhiều người vẫn băn khoăn và e ngại về tính pháp lý của loại hợp đồng này. Theo quy định được ghi tại điều 14 và điều 24 trong chương 4 Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005 thì loại hợp đồng này có giá trị pháp lý giống như hợp đồng truyền thống.
Nghĩa là, hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận có hiệu lực khi hợp đồng đó thực hiện đúng theo quy định. Vì vậy, các doanh nghiệp có thể an tâm và lựa chọn hình thức ký kết bằng hình thức hợp đồng này để tối ưu chi phí, thời gian mà vẫn đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu.
Quy định về lĩnh vực áp dụng
Theo quy định, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và chỉ được áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể, bao gồm hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng thương mại, hợp đồng cung ứng dịch vụ…
Hợp đồng này không áp dụng với các lĩnh vực như bất động sản, khai sinh khai tử, hôn nhân, thừa kế… Đối với các lĩnh vực này, pháp luật quy định bắt buộc phải lập thành văn bản và có chữ ký bằng tay giữa các bên để xác thực, đồng thời phải thực hiện đăng ký trực tiếp, công chứng, chứng thực đầy đủ. Do đó, khi sử dụng và giao kết bằng hợp đồng điện tử, chủ thể cần phải tìm hiểu kỹ để tránh các trường hợp như hợp đồng không có giá trị pháp lý, không được công nhận…
Quy định chung về nội dung của mẫu hợp đồng điện tử
Hiện nay, có nhiều mẫu hợp đồng điện tử phổ biến như hợp đồng thương mại điện tử, hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng dân sự điện tử… Tuy nhiên, tương tự như hợp đồng truyền thống thì các mẫu hợp đồng này cũng cần đảm bảo các thông tin quan trọng để được pháp luật đảm bảo quyền lợi cũng như các bên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ được nêu trong hợp đồng, bao gồm:
- Thông tin cá nhân của các bên tham gia
- Hợp đồng sẽ được thực hiện ở địa điểm và thời gian nào?
- Số tiền và phương thức thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong hợp đồng.
- Các quy trình giải quyết xung đột khi cần thiết.
Ngoài ra, trong hợp đồng có thể bổ sung các điều sau:
- Địa chỉ trực tuyến chính xác: Điều này xác nhận vị trí lưu trữ của hợp đồng.
- Quy định về chữ ký số và mật khẩu: Đảm bảo tính chính xác của thông tin cá nhân trong hợp đồng.
- Quy tắc về quyền truy cập và chỉnh sửa thông tin: Hướng dẫn cách xem và chỉnh sửa thông tin trong hợp đồng.
- Thông tin về phương thức thanh toán: Bao gồm chi tiết về các phương thức thanh toán như thẻ Visa hoặc ví điện tử.
Quy định về tranh chấp trong hợp đồng điện tử
Tại điều 50, điều 51, điều 52 của Luật này cũng có những quy định rất rõ về hình thức xử lý với bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử có những hành vi vi phạm từ kỷ luật, xử phạt hành chính đến truy cứu hình sự với cá nhân, xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động với doanh nghiệp. Ngoài ra, khi có tranh chấp về lợi ích trong giao dịch điện tử, nhà nước khuyến khích giải quyết bằng thương lượng hòa giải. Nếu không thể hòa giải thì quy trình xử lý sẽ được tiến hành theo quy định của pháp luật.
Quy định về tính bảo mật của hợp đồng điện tử
Về pháp lý, hợp đồng điện tử có liên quan chặt chẽ đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia. Tuy nhiên, quá trình thiết lập hợp đồng qua các phương tiện điện tử cũng có nhiều rủi ro tiềm ẩn. Vì vậy, việc bảo mật thông tin trong hợp đồng trở thành một vấn đề cực kỳ quan trọng.
Tại điều 44, điều 45 và điều 46 của Luật giao dịch điện tử năm 2005 đã đề ra các quy định cụ thể về an ninh và sự an toàn trong các giao dịch điện tử, đặc biệt nhấn mạnh về việc đảm bảo an ninh và an toàn trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử. Và khi các bên lựa chọn ký hợp đồng sẽ có quyền và nghĩa vụ bảo mật thông tin của giao dịch, nếu không sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Nếu các doanh nghiệp đang quan tâm đến hợp đồng điện tử thông minh, độ bảo mật cao, mẫu hợp đồng điện tử đúng theo quy định của pháp luật thì VNPT-eContract ON chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và mang lại nhiều lợi ích to lớn.
Xem thêm: Tổng hợp các quy định về hợp đồng điện tử theo pháp luật cần nắm rõ
Chuyển đối số dễ dàng hơn bao giờ hết với hợp đồng điện tử VNPT-eContract ON
Sử dụng hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng chuyển đổi số được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Trong đó, phần mềm VNPT eContract ON là giải pháp đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm hợp đồng điện tử VNPT giúp hỗ trợ việc ký kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử, được nhà nước cấp phép sử dụng. Phần mềm này đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân và doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí giao dịch tới 80% so với hợp đồng giấy truyền thống
- Tiết kiệm thời gian ký, gửi và nhận hợp đồng, hạn chế các trường hợp phát sinh ngoài ý muốn khi thời gian chờ hợp đồng quá lâu.
- Việc tiếp cận khách hàng và mở rộng thị trường cả trong nước và quốc tế trở nên dễ dàng hơn.
- Sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Giao diện dễ sử dụng
- Giúp doanh nghiệp tạo các mẫu hợp đồng đúng theo quy định của pháp luật
Phần mềm VNPT eContract ON được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ khối chính quyền cho tới doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh. Và đây cũng là sản phẩm công nghệ nhận được nhiều giải thưởng tại các hạng mục CRM, B2B tại các lễ vinh danh, trao thưởng lớn.
Xem thêm: Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử VNPT chuẩn nhất
Trong tương lai, xu hướng sử dụng hợp đồng điện tử sẽ ngày càng phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ, đặc biệt là với sự hỗ trợ của phần mềm VNPT eContract ON. Hiện nay VNPT đang có chương trình khuyến mãi 3 tháng DÙNG THỬ MIỄN PHÍ dành cho khách hàng mới để doanh nghiệp có thể trải nghiệm thử các tính năng, thấy rõ những lợi ích mà VNPT eContract ON mang lại.
Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ này cũng như có những thắc mắc cần giải đáp, quý đơn vị, doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua kênh liên hệ trực tuyến miễn phí của oneSME để được tư vấn, giải đáp ngay hôm nay.
_______
Thông tin liên hệ:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
