Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên VNPT phiên bản 5.0

Tiền lương tháng đóng BHXH là một trong những thông tin bắt buộc kê khai trong hồ sơ tham gia BHXH, làm căn cứ để tính toán và chi trả các chế độ phúc lợi về sau cho người lao động (NLĐ). Do đó, khi NLĐ tăng lương hay giảm lương thì NSDLĐ đều phải kịp thời điều chỉnh mức đóng này. Mời bạn đọc xem ngay hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên VNPT dưới đây.

Mục lục

1. Hướng dẫn điều chỉnh tăng mức đóng BHXH

Có 3+ trường hợp chính dẫn đến việc phải điều chỉnh tăng mức đóng BHXH.

1.1. Tăng mức đóng do tăng lương

Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên VNPT cho trường hợp này được thực hiện đối với diện:

NLĐ được NSDLĐ ra quyết định tăng lương.
Mức lương tháng làm căn cứ đóng BHXH của NLĐ bằng với mức lương tối thiểu vùng. Khi Chính phủ ra quy định nâng mức lương tối thiểu vùng thì NSDLĐ phải kịp thời tăng mức đóng BHXH cho NLĐ.

Lưu ý: Nếu mức lương cũ đóng BHXH của NLĐ đã cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng, thì khi NLĐ được tăng lương, NSDLĐ không bắt buộc phải làm hồ sơ điều chỉnh mức đóng.

Bước 1. Chọn thủ tục kê khai

Truy cập phần mềm BHXH VNPT và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp được cấp.
Trên trang chủ, chọn lĩnh vực Thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.
Chọn dòng thủ tục 600 – Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.

Hướng dẫn điều chỉnh tăng mức đóng BHXH trên VNPT — Chọn thủ tục kê khai điều chỉnh tăng mức đóng BHXH như hướng dẫn trên hình.

Bước 2. Tạo đợt kê khai điều chỉnh

Sau khi chọn thủ tục,danh sách các đợt kê khai của đơn vị sẽ hiển thị.
Nếu chưa có đợt kê khai nào thì nhấn nút “Tạo đợt mới”.
Để mở tiếp đợt kê khai đã tạo trước đó thì bấm chuột vào dòng hồ sơ “Đang soạn thảo” > bấm “Mở đợt kê khai”.

Bước 3. Nhập dữ liệu cần điều chỉnh

Tại bước này, người kê khai cần điền đủ các mục tờ khai gồm:

Tờ khai chính D02-LT: Nhằm mục đích khai rõ thông tin điều chỉnh mức đóng BHXH của NLĐ thuộc đơn vị.
Tờ khai D01-TS: Tổng hợp các giấy tờ làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH.

Hướng dẫn điền dữ liệu trên bảng tờ khai:

Bước 3.1: Điền tờ khai D02-LT:

Chọn nhân sự cần điều chỉnh:

Chọn tab tờ khai D02-LT.
Để tạo một dòng kê khai mới, bấm Chuột phải lên khoảng trống trắng bất kỳ trên bảng > chọn “Chọn nhân sự”.
Người kê khai bấm chọn tên của NLĐ cần điều chỉnh mức đóng BHXH > bấm “Lấy dữ liệu”. Ngay sau bước này, hệ thống sẽ tự nạp thông tin của NLĐ vào các cột dữ liệu trên bảng.

Lưu ý:

Có thể chọn cùng lúc nhiều NLĐ để kê khai đồng thời.
Hoặc: bấm nút File mẫu để tải file Excel tờ khai, sau khi kê khai trên bảng Excel, bấm “Nạp dữ liệu” để import dữ liệu đã điền trong file vào phần mềm.

Nhập dữ liệu cần điều chỉnh:

Sau khi dữ liệu NLĐ được nạp vào bảng kê khai, người dùng tiến hành điền các thông tin cần phải điều chỉnh mới theo hướng dẫn sau:

Tại ô Phương án, tìm dòng chữ đỏ “Tăng mức lương” > chọn mã “DC – Điều chỉnh lương”.
Tại ô Tiền/Hệ số lương (10): Điền mức đóng mới hàng tháng của NLĐ:
- Với cơ quan Nhà nước, đơn vị đóng BHXH bằng hệ số lương: Điền hệ số thập phân. Ví dụ: 6,0.
- Với đơn vị đóng BHXH bằng mức tiền: Điền số tiền. Ví dụ: Số tiền đóng là 15.000.000 thì gõ “15000000”. Hệ thống sẽ tự động đưa định dạng về đơn vị tiền tệ.
Điền vào các ô phụ cấp lương (nếu có):
- Phụ cấp chức vụ (11): Điền hệ số. Chỉ áp dụng với đơn vị đóng BHXH bằng hệ số.
- Phụ cấp lương (14): Điền số tiền. Chỉ áp dụng với mức lương do doanh nghiệp quy định.
- Phụ cấp thâm niên vượt khung: ở dạng %.
- Phụ cấp tai nạn nghề: ở dạng %.
Tại ô Ghi chú, điền chi tiết phương án điều chỉnh và văn bản làm căn cứ điều chỉnh. Ví dụ: “Phương án: DC, Quyết định tăng lương cho NLĐ số QĐ-09/HTT”…

Lưu ý: Các ô được bôi đỏ kèm dấu (!) là dữ liệu bắt buộc phải nhập.

Bước 3.2: Điền bảng kê thông tin D01-TS

Chọn nhân sự cần điều chỉnh:

Chọn tab tờ khai “Bảng kê hồ sơ D01-TS”.
Bấm Chuột phải lên bảng > chọn “Thêm mới” > Chọn tên nhân sự đã kê khai ở bảng D02-LT trước đó > bấm “Lấy dữ liệu”.

Điền thông tin bảng kê:

Tại ô “Tên bảng kê”, điền “Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh BHXH”.
Tại ô “Kèm theo”: Điền tên của văn bản làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH như Hợp đồng, Quyết định tăng lương…

Điền vào cột dữ liệu bảng kê:

Hướng dẫn kê khai với các ô bắt buộc điền như sau:

Cột dữ liệu	Bắt buộc	Hướng dẫn	Ví dụ
Tên văn bản (4)	Bắt buộc	Tên của văn bản đính kèm	VD: Quyết định tăng lương, Giấy xác nhận mức tiền lương…
Số văn bản (5)	Bắt buộc	Điền số hiệu văn bản	VD: 99/QĐ-HTP…
Ngày ban hành (6)	Bắt buộc	Ngày ban hành hoặc ngày ký văn bản	Ngày/Tháng/Năm
Ngày hiệu lực (7)	Bắt buộc	Ngày văn bản có hiệu lực	Ngày/Tháng/Năm
Cơ quan ban hành (8)	Hệ thống tự điền	Cơ quan ban hành văn bản	VD: Công ty TNHH ABC…
Trích yếu văn bản (9)	Bắt buộc	Ghi nội dung trích yếu văn bản	VD: V/v tăng lương
Trích lược nội dung cần thẩm định (10)	Bắt buộc	Ghi một số thông tin được trích lược trong văn bản để cơ quan BHXH làm căn cứ thẩm định	VD: Điều chỉnh mức lương chính của nhân viên Mai Tú Anh tăng thêm 2.000.000. Kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2023, mức lương chính của chị Mai Tú Anh sẽ là 10.000.000.

Bước 3.3: Tải file văn bản đính kèm

Chọn tab “Chứng từ đính kèm”
Upload file văn bản đã khai ở tab bảng kê dưới một trong các định dạng: .jpeg, .jpg, .png, .xlsx, .pdf.

Bước 4. Kết xuất, ký gửi hồ sơ

Sau khi hoàn tất điền thông tin, bấm “Ghi” để xác thực và lưu dữ liệu vào phần mềm:
- Nếu trong quá trình kê khai xuất hiện lỗi (khai thiếu dữ liệu, khai sai định dạng dữ liệu), hệ thống sẽ hiển thị danh sách bôi đỏ kèm dấu (!) và liệt kê cụ thể các lỗi sai.
- Nếu các thông tin đã kê là chính xác, dữ liệu sẽ được xác thực. Hệ thống sẽ tự động lưu dữ liệu và hiện thông báo thành công sau khi quá trình lưu hoàn tất.
Sau khi dữ liệu được lưu, bấm nút “Kết xuất”.
Bấm “Ký số” để ký số hồ sơ cần nộp.
Sau khi ký số, bấm “Gửi hồ sơ” để hệ thống chuyển tiếp hồ sơ tới cổng tiếp nhận điện tử của cơ quan BHXH địa phương.

Sau khi nộp, người kê khai có thể kiểm tra trạng thái hồ sơ bằng cách truy cập danh mục “Kết xuất hồ sơ” > chọn “Lịch sử giao dịch”. Bộ hồ sơ được nộp thành công sẽ hiển thị trạng thái “Thành công tiếp nhận hồ sơ BHXH”.

1.2. Tăng mức đóng do các trường hợp khác

Ngoài việc tăng lương, có một số trường hợp khác mà doanh nghiệp cần phải điều chỉnh tăng mức đóng trên phần mềm BHXH.

Nghiệp vụ điều chỉnh mức đóng BHXH trên VNPT cho các trường hợp này thực hiện tương tự như hướng dẫn báo tăng BHXH. Tuy nhiên, cần lưu ý, tại cột dữ liệu “Phương án” > tìm dòng “Tăng mức lương” và chọn đúng mã khai báo như sau:

“AD – Bổ sung tăng nguyên lương” đối với NLĐ thuộc diện:

Bị báo nhầm mức lương thấp hơn.
NLĐ bị báo tăng chậm so với thời điểm được tăng lương thực tế, hoặc doanh nghiệp quên kê khai kịp thời nên phải làm thủ tục bổ sung.

“AT – Truy đóng theo mức lương cơ sở tại thời điểm” đối với:

Doanh nghiệp trốn đóng BHXH ở một khoảng thời gian trong quá khứ và bị truy thu tăng BHXH.
Quá 6 tháng kể từ ngày có quyết định nâng bậc lương, điều chỉnh tăng lương cho NLĐ mà doanh nghiệp mới thực hiện truy đóng (Riêng diện này thì thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.1).

“TT – Bổ sung tăng quỹ KCB (thẻ BHYT)” đối với các diện:

NLĐ có đồng thời từ 02 hợp đồng lao động thời hạn hơn 3 tháng trở lên, đã tham gia BHXH ở đơn vị khác, nhưng đơn vị kê khai hiện tại là đơn vị trả lương trên hợp đồng cao nhất.
NLĐ thuộc đối tượng được hưởng mức BHYT cao hơn luật định nhưng đơn vị chưa kê khai. (Trường hợp này cần bổ sung thêm hồ sơ chứng minh đối tượng hưởng BHYT mức cao hơn theo Phụ lục 03 – Các loại giấy tờ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ y tế.)

Lưu ý:

Các thủ tục trên thực hiện cho khoảng thời gian đã diễn ra trong quá khứ.
Ở tab Bảng kê hồ sơ (D01-TS), cần cung cấp thêm bảng thanh toán tiền lương nhân viên ở các thời điểm chưa báo tăng.
Ngoài số tiền đóng BHXH theo quy định, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm một số tiền lãi tương ứng với các tháng chậm báo.

2. Hướng dẫn điều chỉnh giảm mức đóng BHXH

Việc điều chỉnh giảm mức đóng BHXH thường xuất phát từ nguyên nhân giảm lương và một số nguyên khác.

2.1. Giảm mức đóng do giảm lương

Lưu ý: Sau khi giảm lương, nếu mức lương tháng đóng BHXH của NLĐ vẫn cao hơn 20 tháng lương vùng tối thiểu thì không cần làm thủ tục điều chỉnh.

Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên VNPT cho trường hợp này thực hiện như sau: