Khai báo giảm BHXH là nghiệp vụ quan trọng mà tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh (còn gọi là người sử dụng lao động – NSDLĐ) bắt buộc phải thực hiện, nhằm thông báo cho cơ quan BHXH biết khi có biến động giảm nhân sự. Dựa theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, dưới đây là những trường hợp phải có văn bản báo giảm BHXH gửi tới cơ quan có thẩm quyền:
- NSDLĐ chấm dứt hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động với người lao động (NLĐ).
- Trường hợp NLĐ nghỉ trên 14 ngày do bệnh tật, do đang nghỉ thai sản, do bị tạm giam.
- Trong vòng 1 tháng, NLĐ có hơn 14 ngày nghỉ không lương.
- NSDLĐ được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Khoản 1 Điều 88 Luật Bảo hiểm xã hội.
Thủ tục báo giảm BHXH có thể thực hiện đơn giản và nhanh chóng bằng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của VNPT. Chi tiết được hướng dẫn trong bài viết dưới đây.
1. Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT
Quy trình báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT gồm 3 giai đoạn: Chọn thủ tục báo giảm, thực hiện báo giảm và kết xuất báo cáo.
Tùy thuộc vào nguyên nhân báo giảm, người dùng hệ thống VNPT BHXH cần lựa chọn đúng thủ tục khai báo tương ứng.
Trường hợp 1: Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động
Khi chấm dứt hợp đồng do NLĐ nghỉ việc, NSDLĐ cũng chấm dứt nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội. Đây cũng là trường hợp báo giảm BHXH phổ biến nhất đối với doanh nghiệp. Thủ tục thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm
- Mở phần mềm Kê khai BHXH điện tử của VNPT và đăng nhập tài khoản.
- Tại giao diện chính của hệ thống, chọn mục Lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.
- Tại danh mục hiện ra, chọn thủ tục 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.
- Hệ thống hiển thị cửa sổ Danh sách các đợt kê tờ 600 theo tháng. Chọn bộ hồ sơ có trạng thái “ĐANG SOẠN THẢO” > Bấm Mở đợt kê khai.
Nếu chưa có bộ hồ sơ nào đang soạn thảo thì nhấn nút “Tạo đợt mới”.
- Sau bước trên, hệ thống sẽ hiển thị các mục: D02-LT báo giảm, TK1-TS phụ lục, D01-TS bảng kê hồ sơ, Chứng từ đính kèm.
- Bấm chọn tờ khai chính D02-LT. Người kê khai trực tiếp chỉnh sửa thông tin trên các ô lưới này.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
VNPT BHXH lưu trữ và quản lý thông tin của toàn bộ người lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Do đó khi thực hiện báo giảm, người dùng chỉ cần tìm kiếm dựa trên danh sách nhân sự đã lưu, và làm tờ khai bằng cách điền thông tin vào các trường phân loại có sẵn.
Quy trình này trải qua 3 thao tác cơ bản sau:
Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm.
- Tại bất kỳ mục trống nào trên giao diện, bấm Chuột phải, chọn chức năng “Chọn nhân sự” để hiển thị danh sách nhân sự cần báo giảm.
- Tìm đến hàng có tên NLĐ cần báo giảm, nhấn chuột vào ô tích trống ở cột đầu tiên > chọn Lấy dữ liệu.
Lưu ý:
- Thay vì chọn riêng lẻ từng NLĐ, người dùng phần mềm có thể chọn nhiều nhân sự hoặc chọn theo phòng ban cần báo giảm.
- Trường hợp báo giảm toàn bộ NLĐ trong danh sách thì nhấn tích chuột vào ô trống bên trái trường Họ tên để chọn hết dữ liệu.
- Đối với nhân sự chưa được lưu trên hệ thống, bấm Chuột phải, chọn dòng “Thêm mới”.
Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu.
Sau khi chọn nhân sự cần báo giảm, người dùng chọn phương án kê khai giảm lao động.
- Nhấn đúp chuột trái vào trường dữ liệu Phương án, tìm đến dòng Giảm lao động.
- Tại trường Phương án khai báo, chọn mã GH – Giảm hẳn.
- Hoàn tất các thông tin còn lại, những ô có biểu tượng cảnh báo “!” màu đỏ là ô bắt buộc phải nhập dữ liệu.
- Nhấn nút Ghi trên cửa sổ khai báo để lưu dữ liệu đã nhập và kết xuất tờ khai.
- Hệ thống hiện thông báo “Lưu dữ liệu thành công”.
Lưu ý:
- Trong trường hợp thông tin nhân sự chưa được lưu trên hệ thống, người dùng phải trực tiếp nhập thông tin vào các ô dữ liệu được yêu cầu.
- Trường hợp được yêu cầu điền mã số BHXH:
- Người dùng tra cứu mã số BHXH của NLĐ tại https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx
- Đối với NLĐ chưa được cấp mã số và sổ BHXH, người khai bắt buộc phải khai thêm phụ lục thành viên hộ gia đình của NLĐ vào tờ khai TK1 như sau:
- Chọn tab tờ khai TK1-TS, bấm chuột phải > chọn Thêm mới > chọn tên nhân viên cần bổ sung thông tin phụ lục > bấm nút Lấy dữ liệu.
- Nhập đầy đủ các thông tin trong ô biểu mẫu. Nếu muốn thêm thành viên hộ gia đình, bấm nút xanh Thêm mới. Trong tờ khai phụ lục BẮT BUỘC phải có thông tin chủ hộ.
- Sau khi nhập đủ thông tin cần thiết thì bấm Ghi để hoàn tất phụ lục.
Bước 3: Kết xuất báo cáo
- Sau khi hệ thống hiển thị tờ khai cập nhật thành công, người dùng nhấn chọn nút màu xanh lá “Kết xuất”, chọn phương án ký số bằng USB Token hoặc ký số từ xa.
- Bấm nút Ký số. Hệ thống sẽ tự động ký số tờ khai bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
- Nhấn chọn Gửi tờ khai. Lúc này phần mềm sẽ chuyển tiếp hồ sơ tới hệ thống xử lý điện tử của cơ quan bảo hiểm.
- Trường hợp người dùng muốn lưu lại hồ sơ vừa gửi, nhấn chọn “Lưu lại bản sao hồ sơ đã gửi”.
- Để xem lại các hồ sơ đã nộp, người dùng bấm chọn “Mở lịch sử giao dịch”. Các bộ hồ sơ được tiếp nhận thành công sẽ hiển thị rõ các thông tin gồm:
- Số hồ sơ trả về.
- Tình trạng “Hồ sơ đã gửi đến BHXH Việt Nam”.
- Kết quả “Thành công gửi hồ sơ vào cổng tiếp nhận hồ sơ BHXH. Vui lòng kiểm tra lại kết quả tiếp nhận”.
- Để lưu lại hồ sơ đã nộp với đầy đủ chữ ký số và mã vạch, người dùng chọn danh mục “Kết xuất hồ sơ” > “Kết xuất báo cáo” > chọn đúng thủ tục 600 vừa khai báo để xem được hồ sơ.
Trường hợp 2: Người lao động nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau trên 14 ngày
Với trường hợp nghỉ thai sản hoặc do ốm đau trên 14 ngày, đơn vị sử dụng lao động sẽ kê khai báo giảm để NLĐ được hưởng các quyền lợi BHXH.
Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT cho các trường hợp này như sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Thao tác 1: Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm. Thực hiện tương tự Trường hợp 1.
- Thao tác 2: Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu. Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo:
- Chọn mã TS – Thai sản cho NLĐ nghỉ do hưởng thai sản.
- Chọn mã OF – Nghỉ do ốm đau/nghỉ không lương cho NLĐ nghỉ do ốm trên 14 ngày.
Bước 3: Kết xuất báo cáo.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Lưu ý:
- Khi báo giảm BHXH do NLĐ nghỉ thai sản, người dùng cần ghi rõ thời gian nghỉ thai sản và thời gian sinh con vào cột “Ghi chú”. Nếu NLĐ chưa sinh con thì ghi là “Chưa sinh”.
- Thời điểm báo giảm BHXH cho NLĐ nghỉ thai sản tối đa không quá 2 tháng trước khi sinh.
- NLĐ nghỉ do ốm đau trên 14 ngày thì đơn vị sử dụng lao động không cần đóng BHXH trong thời gian nghỉ, tuy nhiên NLĐ đó vẫn được hưởng BHYT.
Trường hợp 3: Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng
NLĐ nghỉ không lương từ 14 ngày công trở lên thì đơn vị cần thực hiện báo giảm lao động để không phải đóng các loại BHXH bắt buộc cho người đó. Thời điểm báo giảm bắt đầu từ tháng có ngày nghỉ không lương.
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Thao tác 1: Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm. Thực hiện tương tự Trường hợp 1.
- Thao tác 2: Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu. Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo, chọn mã KL – Nghỉ không lương.
Bước 3: Kết xuất báo cáo.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Trường hợp 4: Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng
Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT cho trường hợp này như sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Thao tác 1: Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm. Thực hiện tương tự Trường hợp 1.
- Thao tác 2: Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu. Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo:
- Chọn mã GC – Giảm do chuyển tỉnh hoặc mã GD – Giảm do chuyển đơn vị đối với NLĐ được ủy quyền, được điều chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ để thực hiện trách nhiệm của đơn vị đối với phần vốn đã đầu tư vào một doanh nghiệp khác.
- Chọn mã OF – Nghỉ không lương đối với NLĐ tạm hoãn hợp đồng lao động do thuộc các trường hợp: Bị tạm giữ, tạm giam; chấp hành nghĩa vụ quân sự; bị đưa vào cơ sở giáo dưỡng, trại cai nghiện; LĐN mang thai nếu tiếp tục làm việc sẽ gây ảnh hưởng xấu đến thai nhi (có văn bản xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền).
Bước 3: Kết xuất báo cáo.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Lưu ý: NLĐ được hưởng quyền lợi cao hơn về BHYT thì cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh.
Trường hợp 5: Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất (HTTT)
Doanh nghiệp đủ điều kiện được xét tạm dừng đóng vào quỹ HTTT vẫn phải tiếp tục đóng BHXH bắt buộc cho các quỹ khác gồm: Quỹ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT cho trường hợp này như sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Thao tác 1: Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm.
Thực hiện tương tự Trường hợp 1.
- Thao tác 2: Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu.
Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo: chọn mã GV – Giảm quỹ HTTT.
Bước 3: Kết xuất báo cáo.
- Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.
Lưu ý:
- Ngoài các tờ khai trên, hồ sơ tạm dừng đóng quỹ HTTT còn phải đính kèm theo:
- Văn bản đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ HTTT của đơn vị báo giảm.
- Văn bản thống kê số lượng NLĐ đang tham gia BHXH nhưng tạm thời nghỉ việc; Hoặc:
- Văn bản kê khai giá trị tài sản bị thiệt hại của đơn vị, có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Để đính kèm chứng từ, chọn tab Chứng từ đính kèm và tải file văn bản vào khu vực nạp dữ liệu.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT
Khi báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT, ngoài mẫu D02-LT đã có sẵn trên giao diện kê khai của hệ thống, người dùng còn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm:
Hồ sơ của người lao động
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Đối với NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (thân nhân của người có công với cách mạng, người có công nuôi dưỡng liệt sỹ…): bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 của BHXH.
Hồ sơ của người lao động được cử đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng đã ký với đơn vị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài, hoặc hợp đồng lao động được gia hạn (kèm văn bản gia hạn hợp đồng), hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
3. Lưu ý quan trọng khi báo giảm BHXH muộn
Để tránh chịu “thiệt thòi”, khi thực hiện nghiệp vụ báo giảm BHXH, đơn vị sử dụng lao động nên lưu ý:
- Thời điểm tốt nhất để báo giảm cho tháng sau là từ ngày 28 của tháng trước. Nhừ vậy mà đơn vị có thể kịp thời chủ động lập danh sách NLĐ báo giảm, kịp thời gửi danh sách này tới cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng đó.
- Nếu báo giảm BHXH sau ngày cuối cùng của tháng trước, đơn vị sẽ không kịp lập danh sách báo giảm và vẫn phải đóng BHXH và đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT vào tháng kế tiếp.
Ví dụ: NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động vào ngày 31/3/2023.
Nếu đơn vị báo giảm từ tháng 4/2023 và thời điểm báo giảm là ngày 01/04/2023, thì phải đóng bổ sung thẻ BHYT của tháng 4/2023.
Nếu đơn vị báo giảm vào ngày 28/3/2023 thì chỉ đóng các loại BHXH (bao gồm cả BHYT) đến hết tháng 3/2023. Ngoài ra, sau khi đã lập hồ sơ tháng 4/2023 thì không được báo giảm phát sinh tháng 3/2023 vào các ngày còn lại trong tháng.
Trên đây là hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT. Nhờ thiết kế giao diện đơn giản, thân thiện, sắp xếp hiển thị dữ liệu thông minh, ngắn gọn, người dùng có thể thực hiện nghiệp vụ kê khai BHXH rất nhanh chóng, tối ưu thời gian xử lý thủ tục với cơ quan BHXH nhà nước.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
