Sử dụng chữ ký số doanh nghiệp là quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp tiến nhanh hơn đến chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên khi mới tiếp cận với chữ ký số sẽ có nhiều vấn đề doanh nghiệp chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cơ bản và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần biết khi bắt đầu sử dụng chữ ký số.
|
Chữ ký số doanh nghiệp là một loại chữ ký điện tử đáp ứng các tiêu chí của pháp luật và có thể sử dụng thay thế chữ ký tay trên các dữ liệu điện tử. Chữ ký số sẽ được cung cấp khi doanh nghiệp đăng ký với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. |
1. Lựa chọn dịch vụ chứng thực chữ ký số doanh nghiệp từ tổ chức được pháp luật công nhận
Việc lựa chọn dịch vụ chứng thực chữ ký số doanh nghiệp từ tổ chức được pháp luật công nhận là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và độ tin cậy của chữ ký số.
Hiện nay, theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các tổ chức sau đây sẽ được quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
Trong các tổ chức trên, để thuận tiện thì đa số các doanh nghiệp hiện nay sẽ sử dụng chữ ký số được cung cấp từ đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Sau đây, VNPT sẽ chỉ đề cập đến các tiêu chí lựa chọn đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng để người dùng dễ dàng chọn lựa chữ ký số cho doanh nghiệp mình.
Theo Điều 11 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chỉ những đơn vị thỏa mãn các điều kiện sau mới được cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng:
- Đơn vị có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.
- Đơn vị có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.
Ngoài các tiêu chí kể trên, doanh nghiệp cũng có thể lưu ý đến những tiêu chí sau để chọn cho mình đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín:
- Doanh nghiệp cân nhắc đến các đơn vị có uy tín trên thị trường về chữ ký số có độ an toàn bảo mật cao;
- Đơn vị cung cấp chữ ký số với chi phí tiết kiệm và có tích hợp theo dõi lịch sử giao dịch;
- Đơn vị cung cấp chữ ký số có kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ, hướng dẫn tốt.
|
VNPT là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và là đơn vị đầu tiên cung cấp giải pháp chữ ký số và được cấp giấy phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Trong thời gian qua, VNPT luôn là đơn vị hàng đầu để các doanh nghiệp lựa chọn khi có nhu cầu sử dụng chữ ký số. |
2. Chọn đúng loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có một số loại chữ ký số được nhiều người sử dụng phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp:
| Các loại chữ ký số | Đặc điểm | Doanh nghiệp phù hợp |
| Chữ ký số USB Token | Được lưu trữ và bảo vệ bởi một thiết bị USB Token.
Cần kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm ký số và đăng nhập bằng mã PIN để tiến hành ký số. |
Chữ ký số USB Token phù hợp với các doanh nghiệp quy mô tầm trung. USB Token sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các chứng từ, hóa đơn chứng từ ở mức trung bình. |
| Chữ ký số SmartCard | Được lưu trữ và bảo vệ bởi một thiết bị SmartCard (thẻ thông minh).
Người dùng có thể dễ dàng đưa thẻ SmartCard vào khe đọc thẻ trên máy tính và sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu và giao dịch trực tuyến. |
Chữ ký số SmartCard được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp có quy mô trung bình và lớn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển cũng có thể ứng dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ. |
| Chữ ký số từ xa | Được tạo ra và quản lý trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi mà không cần phải mang theo USB Token hay SmartCard. |
Doanh nghiệp muốn có tốc độ ký số nhanh, và có nhu cầu ký số nhiều. Độ tiện lợi của chữ ký số này giúp nó phù hợp với đa số các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay |
| Chữ ký số HSM | Đây là loại chữ ký số được thiết kế dưới dạng một card PCI và dùng cặp khóa để xác nhận danh tính.
Người dùng cắm vào máy tính hoặc thiết bị khác có kết nối Internet và tiến hành ký số. |
Chữ ký này sở hữu phần cứng chắc chắn kết hợp đồng thời có độ linh hoạt khi có thể sử dụng tài khoản online. Do đó, các chữ ký này phù hợp với doanh nghiệp ký số nhanh, nhiều và tự động. |
3. Chữ ký số được cung cấp từ đơn vị uy tín đảm bảo bảo mật an toàn
Đơn vị cung cấp uy tín mới đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn an toàn thông tin nghiêm ngặt được đặt ra bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền như: Bộ Công Thương, Tổng cục An toàn thông tin và CNTT, các ngân hàng, tập đoàn công nghệ lớn, v.v.
Thêm vào đó, họ cũng sử dụng các giải pháp bảo mật và công nghệ tiên tiến để bảo vệ chữ ký số và thông tin cá nhân của người dùng. Các giải pháp bảo mật này bao gồm mã hóa, chứng thực hai yếu tố, phân quyền truy cập, giám sát hệ thống, bảo vệ bằng cách sử dụng các thiết bị vật lý như phòng máy chủ an toàn, v.v.
Ngoài ra, các đơn vị uy tín thường có chính sách bảo mật rõ ràng, giải quyết vấn đề bảo mật một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ vấn đề nào về bảo mật xảy ra, bên cung cấp sẽ có các giải pháp và chính sách giải quyết để đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số.
4. Điều kiện và thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, các điều kiện và thủ tục cần thiết có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Tuy nhiên, các điều kiện và thủ tục chung để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao);
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao);
- CMND/CCCD/ hộ chiếu của người đại diện pháp luật doanh nghiệp (bản sao).
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng thư số kèm theo mã PIN để kích hoạt chữ ký số. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số này để ký và chứng thực các tài liệu, hợp đồng, giao dịch trực tuyến một cách an toàn và hiệu quả.
Mức phí cho chữ ký số sẽ tùy thuộc vào đơn vị cung cấp chữ ký và gói dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
5. Chữ ký số doanh nghiệp cần được gia hạn thường kỳ
Thông thường các doanh nghiệp sẽ cung cấp gói chữ ký số chu kỳ từ 1 năm đến 3 năm. Khi hết thời hạn nói trên, doanh nghiệp cần phải gia hạn để được tiếp tục sử dụng chữ ký số.
>> Nắm rõ Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số VNPT để nhận biết sớm nguy cơ chứng thư số hết hạn gây gián đoạn giao dịch
Khi gia hạn, khách hàng sẽ được ưu đãi giảm giá và chỉ phải đóng thêm một số khoản nhất định. Để việc sử dụng chữ ký được liên tục quý doanh nghiệp lưu ý về việc gia hạn kịp thời để đảm bảo việc ký kết không bị đình trệ. Hiện nay, thời gian gia hạn của chứng thư số cũng có sự khác nhau tùy thuộc vào loại mà doanh nghiệp sử dụng.
Việc gia hạn chữ ký số cho khách hàng doanh nghiệp có thể được thực hiện qua đại lý hoặc trực tuyến trên trang web chính thức của đơn vị cung cấp. Chi phí cụ thể của việc gia hạn chữ ký số cho khách hàng doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào loại chứng thư số và thời hạn gia hạn mà doanh nghiệp lựa chọn.
>> Tham khảo chi tiết mức giá gia hạn chữ ký số VNPT tại đây.
6. Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý khi đáp ứng quy định pháp luật
Theo Điều 8, Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, để chữ ký số có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí an toàn, không thể giả mạo như sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
7. Khi mua dịch vụ chữ ký số, doanh nghiệp cần kiểm tra đảm bảo chữ ký có đầy đủ các nội dung sau
- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Tên của thuê bao.
- Số hiệu chứng thư số.
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
- Khóa công khai của thuê bao.
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.
- Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra và đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số là một đơn vị uy tín, được cơ quan quản lý nhà nước cấp phép hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chữ ký số. Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về chính sách bảo mật và quy trình kiểm tra đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số được cung cấp bởi tổ chức đó.
8. Chữ ký số cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ một số quy định riêng
Theo Chương V Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Chứng thư số còn hiệu lực sử dụng.
- Chứng thư số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.
Thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam là 05 năm nhưng không quá thời gian hiệu lực của chứng thư số.
Điều kiện cụ thể để doanh nghiệp được cấp giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam::
- Là tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc,
- Là tổ chức, cá nhân Việt Nam có nhu cầu giao dịch điện tử với đối tác nước ngoài mà chứng thư số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong nước chưa được công nhận tại nước đó.
- Có một trong các văn bản sau đây để xác thực thông tin trên chứng thư số:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập hoặc quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với tổ chức; chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân;
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam đối với thuê bao là tổ chức, cá nhân nước ngoài;
- Trường hợp được ủy quyền sử dụng chứng thư số phải có giấy ủy quyền cho phép hợp pháp sử dụng chứng thư số và thông tin thuê bao được cấp chứng thư số phải phù hợp với thông tin trong văn bản ủy quyền, cho phép.
9. Giải đáp một số câu hỏi khác về chữ ký số doanh nghiệp
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số hay không?
Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải có chữ ký số và ký số trong mọi trường hợp. Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số hoặc không.
Tuy nhiên, hiện có một số thủ tục hành chính cần thực hiện trên môi trường trực tuyến nên buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong các thủ tục này:
| Trường hợp bắt buộc | Căn cứ pháp lý |
| Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế, nộp tờ khai thuế, nộp thuế | Căn cứ theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 |
| Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử | Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP |
| Doanh nghiệp thực hiện khai bảo hiểm xã hội trực tuyến | Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH |
Để tìm hiểu thêm thông tin về các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số, độc giả có thể tham khảo thêm thông tin về vấn đề chữ ký số có bắt buộc không.
Chi phí dành cho chữ ký số doanh nghiệp là bao nhiêu?
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng chữ ký số ngày càng phổ biến, các đơn vị cung cấp đã đưa ra nhiều mức giá ưu đãi cho doanh nghiệp.
Thông thường khi thời gian đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số càng dài thì mức giá cước trung bình hằng tháng càng tiết kiệm.
Cụ thể, giá chữ ký số trong chu kỳ 36 tháng sẽ có giá trung bình khoảng 90.000 – 120.000 VNĐ/tháng. Trong khi đó với chu kỳ 12 tháng giá dịch vụ sẽ tăng lên 150.000 – 300.000 VND/tháng.
Để có thêm thông tin về chi phí và các dịch vụ đi kèm, mời quý doanh nghiệp tham khảo thêm giá chữ ký số hiện nay.
Một chữ ký số có dùng chung cho cả doanh nghiệp được không?
Trong một doanh nghiệp, các nhân viên và bộ phận khác nhau có thể có nhu cầu sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu khác nhau, nhưng chữ ký số này không nên được dùng chung cho cả doanh nghiệp. Đặc biệt là các tổ chức có quy mô lớn.
Lý do là vì chữ ký số phải được đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của người sử dụng. Nếu một chữ ký số được sử dụng chung cho tất cả các nhân viên thì ai cũng có thể sử dụng chữ ký số này và dễ dàng giả mạo thông tin, tài liệu. Điều này có thể gây ra các vấn đề pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Vì vậy, mỗi nhân viên hoặc bộ phận nên có một chữ ký số riêng để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật. Bằng cách này, chỉ có người sử dụng có quyền truy cập và sử dụng chữ ký số của mình, giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật của thông tin, tài liệu.
Hiện nay, dịch vụ chữ ký số SmartCA của VNPT và VNPT CA là những giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp xác thực và ký số tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Trong đó, VNPT SmartCA được ưa chuộng với khả năng ký số từ xa, không cần sử dụng thiết bị hỗ trợ, miễn phí ký số trên các cổng dịch vụ công trực tuyến. VNPT còn cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như kiểm tra tính xác thực của chữ ký số, bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Nếu có bất cứ băn khoăn nào khác, doanh nghiệp vui lòng liên hệ dưới đây để được tư vấn chi tiết:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
