Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF bằng USB Token và ký số từ xa

Chữ ký số có thể được xem là một tập con của chữ ký điện tử, tuy nhiên nó không thể được sử dụng bằng hình thức thông thường như chữ ký điện tử. Chữ ký số mã hóa theo các phương thức tiêu chuẩn và được chứng thực theo quy định nên có đủ giá trị pháp lý, khả năng bảo mật tài liệu cũng như tính an toàn cao.

Chính bởi vậy nên việc sử dụng chữ ký số thường được ưu tiên hơn, đặc biệt là trong các giao dịch quan trọng trên nền tảng điện tử.

• Sử dụng miễn phí, hỗ trợ đọc và ký số trên file PDF, không cho phép chỉnh sửa file.
• Phù hợp cho hệ điều hành Windows và MacOS.

• Người dùng có thể đọc, chỉnh sửa file và ký số trên file PDF.
• Dung lượng hơi nặng, chạy tốn RAM, chỉ hỗ trợ dùng thử miễn phí 7 ngày.

• Cho phép đọc, chỉnh sửa và ký số trên file PDF.
• Chỉ dùng cho hệ điều hành Windows.

• Phần mềm hỗ trợ đọc, chỉnh sửa và ký số trên file PDF nhưng chỉ được hỗ trợ dùng thử miễn phí 14 ngày.
• Chỉ dùng được trên Windows.

• Cắm USB Token vào máy tính hoặc laptop đang sử dụng.
• Mở phần mềm Foxit Reader trên máy tính/laptop ra.
• Kích chuột chọn [File] để mở đường link dẫn đến file PDF cần ký.
• Kích chuột vào file để mở ra.

• Kích chọn tab [Protect/Bảo vệ] > chọn mục [Sign & Certify/Ký và chứng nhận].
• Nhấn chuột chọn [Place Signature/Đặt chữ ký] và chọn vị trí cần ký trên file PDF.

• Hộp thoại hiển thị thông tin chữ ký xuất hiện trên màn hình.
• Đăng nhập vào ứng dụng ký số và nhấn [Sign] để tạo chữ ký.

Bước 4: Hoàn tất và lưu file

• Nhấn [Save/Lưu] để hoàn tất việc ký số và lưu lại file tài liệu đã được ký.
• Người dùng có thể mở file tài liệu ra để kiểm tra, nếu trên file có xuất hiện chữ ký số nghĩa là thao tác đã được thực hiện thành công.

• Cắm USB Token vào máy tính/laptop.
• Mở ứng dụng Acrobat Reader DC trên máy.
• Tại tab [File] chọn đường link dẫn đến vị trí file cần ký hoặc mở trực tiếp file trên giao diện màn hình chính bằng cách kích vào [Open File].
• Kích đúp chuột vào file để mở file.

• Tại menu, chọn mục [Tools/Công cụ] > rồi kích chọn [Certificates/Chứng chỉ].
• Kích vào biểu tượng ký điện tử hình ngòi bút trên màn hình hiển thị.
• Nhấn [OK] trên hộp thoại hiển thị để mở giao diện thực hiện ký số.
• Giữ chuột kéo hình chữ nhật trên màn hình đặt tại vị trí cần ký.
• Thả chuột, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ tùy chọn, người dùng nhấn chọn hình thức ký số tại mục [Sign As/Ký bởi].
• Nhấn [Sign/Ký] sau đó nhấn [Save/Lưu] trên hộp thoại nhắc nhở xuất hiện để lưu lại file PDF.

Bước 3: Hoàn tất ký số

• Hệ thống sẽ hiện hộp thoại yêu cầu nhập khẩu USB Token, người dùng thực hiện nhập vào rồi nhấn [OK].
• Sau khi ký xong, người dùng có thể nhìn thấy chữ ký trên file tài liệu. Hệ thống sẽ gửi dòng thông báo màu xanh với nội dung “Signed and all signatures are valid/ Đã ký và tất cả các chữ ký có hiệu lực” nghĩa là chữ ký được xác nhận hợp lệ.

Bước 1: Cắm USB Token vào máy và mở file PDF trên Acrobat XI

• Cắm trực tiếp USB Token vào máy tính/laptop.
• Mở phần mềm Acrobat XI, kích chọn tab [File]/[Open] trên thanh menu để tìm đến file cần ký và kích chọn mở ra.

• Chọn mục [Sign/Ký] ở góc trên bên phải giao diện phần mềm đang hiển thị.
• Tại giao diện bên phải, kích vào mục [Work with Certificates/Làm việc với chứng thư].
• Chọn [Sign with Certificate/Ký với chứng thư].
• Màn hình sẽ hiển thị một hộp thoại nhắc nhở, bạn nhấn [Drag New Signature Rectangle].
• Trên file sẽ hiện một hình chữ nhật nơi chữ ký xuất hiện, người dùng giữ chuột kéo và thả tại vị trí cần đặt chữ ký.

• Hộp thoại [Sign Document/Ký tài liệu] xuất hiện, bạn chọn chứng thư số phù hợp và nhấn [Sign].
• Hệ thống nhắc nhở lưu file, bạn nhấn [Save/Lưu] để lưu lại file.
• Nhập mật khẩu USB Token và nhấn [OK] để hoàn tất ký số.
• Chữ ký khi được thành công sẽ hiển thị trên file kèm thông báo “Signed and all signatures are valid/Đã ký và tất cả chữ ký có hiệu lực” để xác nhận tính hợp lệ của chữ ký.

• Cắm USB Token vào máy tính/laptop đang sử dụng.
• Mở phần mềm Nitro PDF Pro ra.
• Tại tab [File] tìm đến vị trí lưu trữ file PDF cần ký và kích chọn mở file ra.

• Tại tab [Protec/Bảo vệ] trên thanh menu, tìm đến mục [Certify Document/Chứng nhận tài liệu].
• Chọn [Sign/Ký].
• Dùng chuột kéo một hình chữ nhật là nơi đặt chữ ký số, giữ chuột điều chỉnh hình chữ nhật và thả tại vị trí muốn ký.

• Chọn chữ ký số phù hợp, nhấn [Apply].
• Điền mật khẩu ở hộp thoại yêu cầu mã PIN USB Token rồi nhấn [OK] để thực hiện ký số cho file PDF.
• Phần mềm sẽ hiển thị hộp thoại đề nghị khóa tài liệu sau khi ký, bạn tích chuột vào mục [Lock document after signing] và nhấn [Apply].

Bước 4: Kiểm tra và lưu file

• Kế tên thành công thì trên file sẽ hiển thị chữ ký, người dùng có thể kích chuột vào chữ ký trên màn hình để kiểm tra thông tin chữ ký.
• Lưu file đã được ký tên.