Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF bằng USB Token và ký số từ xa

Chữ ký số trên file PDF được dùng để xác thực tính chính xác và tính nguyên vẹn cho nội dung của văn bản. Hình thức này có độ bảo mật cao và đáng tin cậy hơn so với chữ ký điện tử thông thường. Tham khảo thông tin về cách ký chữ ký số trên file PDF được chia sẻ trong bài viết để có thể thực hiện thao tác một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất nhé!

Chữ ký số có thể được xem là một tập con của chữ ký điện tử, tuy nhiên nó không thể được sử dụng bằng hình thức thông thường như chữ ký điện tử. Chữ ký số mã hóa theo các phương thức tiêu chuẩn và được chứng thực theo quy định nên có đủ giá trị pháp lý, khả năng bảo mật tài liệu cũng như tính an toàn cao.

Chính bởi vậy nên việc sử dụng chữ ký số thường được ưu tiên hơn, đặc biệt là trong các giao dịch quan trọng trên nền tảng điện tử.

Mục lục

1. Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng USB Token

Người dùng hiện tại có thể thực hiện ký số file văn bản PDF bằng USD Token trên các phần mềm hỗ trợ đọc file PDF nổi tiếng nhất hiện nay. Nếu bạn chưa kịp cài đặt các phần mềm này thì cần thao tác tải về máy và tiến hành cài đặt trước khi thực hiện ký số.

Tên phần mềm	Đặc điểm	Link tải phần mềm
Foxit Reader	Sử dụng miễn phí, hỗ trợ đọc và ký số trên file PDF, không cho phép chỉnh sửa file. Phù hợp cho hệ điều hành Windows và MacOS.	https://www.foxit.com/downloads/#Foxit-Reader/
Acrobat Reader DC	Người dùng có thể đọc, chỉnh sửa file và ký số trên file PDF. Dung lượng hơi nặng, chạy tốn RAM, chỉ hỗ trợ dùng thử miễn phí 7 ngày.	https://get.adobe.com/reader/
Acrobat XI	Cho phép đọc, chỉnh sửa và ký số trên file PDF. Chỉ dùng cho hệ điều hành Windows.	https://download.com.vn/download/adobe-acrobat-xi-pro-10626?linkid=1
Nitro PDF Pro	Phần mềm hỗ trợ đọc, chỉnh sửa và ký số trên file PDF nhưng chỉ được hỗ trợ dùng thử miễn phí 14 ngày. Chỉ dùng được trên Windows.	https://download.com.vn/nitro-pdf-professional-32-bit-6879

1.1. Hướng dẫn ký số file PDF với phần mềm Foxit Reader

Các bước ký số	Hình ảnh minh họa
Bước 1: Cắm USB Token và mở file PDF cần ký Cắm USB Token vào máy tính hoặc laptop đang sử dụng. Mở phần mềm Foxit Reader trên máy tính/laptop ra. Kích chuột chọn [File] để mở đường link dẫn đến file PDF cần ký. Kích chuột vào file để mở ra.
Bước 2: Chọn vị trí ký số Kích chọn tab [Protect/Bảo vệ] > chọn mục [Sign & Certify/Ký và chứng nhận]. Nhấn chuột chọn [Place Signature/Đặt chữ ký] và chọn vị trí cần ký trên file PDF.
Bước 3: Ký số Hộp thoại hiển thị thông tin chữ ký xuất hiện trên màn hình. Đăng nhập vào ứng dụng ký số và nhấn [Sign] để tạo chữ ký.
Bước 4: Hoàn tất và lưu file Nhấn [Save/Lưu] để hoàn tất việc ký số và lưu lại file tài liệu đã được ký. Người dùng có thể mở file tài liệu ra để kiểm tra, nếu trên file có xuất hiện chữ ký số nghĩa là thao tác đã được thực hiện thành công.

1.2. Hướng dẫn ký số file PDF với phần mềm Acrobat Reader DC

Các bước ký số	Hình ảnh minh họa
Bước 1: Cắm USB Token và mở file PDF cần ký Cắm USB Token vào máy tính/laptop. Mở ứng dụng Acrobat Reader DC trên máy. Tại tab [File] chọn đường link dẫn đến vị trí file cần ký hoặc mở trực tiếp file trên giao diện màn hình chính bằng cách kích vào [Open File]. Kích đúp chuột vào file để mở file.
Bước 2: Chọn hình thức ký số Tại menu, chọn mục [Tools/Công cụ] > rồi kích chọn [Certificates/Chứng chỉ]. Kích vào biểu tượng ký điện tử hình ngòi bút trên màn hình hiển thị. Nhấn [OK] trên hộp thoại hiển thị để mở giao diện thực hiện ký số. Giữ chuột kéo hình chữ nhật trên màn hình đặt tại vị trí cần ký. Thả chuột, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ tùy chọn, người dùng nhấn chọn hình thức ký số tại mục [Sign As/Ký bởi]. Nhấn [Sign/Ký] sau đó nhấn [Save/Lưu] trên hộp thoại nhắc nhở xuất hiện để lưu lại file PDF.
Bước 3: Hoàn tất ký số Hệ thống sẽ hiện hộp thoại yêu cầu nhập khẩu USB Token, người dùng thực hiện nhập vào rồi nhấn [OK]. Sau khi ký xong, người dùng có thể nhìn thấy chữ ký trên file tài liệu. Hệ thống sẽ gửi dòng thông báo màu xanh với nội dung “Signed and all signatures are valid/ Đã ký và tất cả các chữ ký có hiệu lực” nghĩa là chữ ký được xác nhận hợp lệ.

1.3. Hướng dẫn ký số file PDF với phần mềm Acrobat XI

Hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký số trên file PDF với phần mềm Acrobat XI như sau:

Các bước ký số	Hình ảnh minh họa
Bước 1: Cắm USB Token vào máy và mở file PDF trên Acrobat XI Cắm trực tiếp USB Token vào máy tính/laptop. Mở phần mềm Acrobat XI, kích chọn tab [File]/[Open] trên thanh menu để tìm đến file cần ký và kích chọn mở ra.
Bước 2: Chọn vị trí ký số Chọn mục [Sign/Ký] ở góc trên bên phải giao diện phần mềm đang hiển thị. Tại giao diện bên phải, kích vào mục [Work with Certificates/Làm việc với chứng thư]. Chọn [Sign with Certificate/Ký với chứng thư]. Màn hình sẽ hiển thị một hộp thoại nhắc nhở, bạn nhấn [Drag New Signature Rectangle]. Trên file sẽ hiện một hình chữ nhật nơi chữ ký xuất hiện, người dùng giữ chuột kéo và thả tại vị trí cần đặt chữ ký.
Bước 3: Ký số Hộp thoại [Sign Document/Ký tài liệu] xuất hiện, bạn chọn chứng thư số phù hợp và nhấn [Sign]. Hệ thống nhắc nhở lưu file, bạn nhấn [Save/Lưu] để lưu lại file. Nhập mật khẩu USB Token và nhấn [OK] để hoàn tất ký số. Chữ ký khi được thành công sẽ hiển thị trên file kèm thông báo “Signed and all signatures are valid/Đã ký và tất cả chữ ký có hiệu lực” để xác nhận tính hợp lệ của chữ ký.

1.4. Hướng dẫn ký số file PDF với phần mềm Nitro PDF Pro

Các bước ký số	Hình ảnh minh họa
Bước 1: Kết nối USB Token và mở file cần ký Cắm USB Token vào máy tính/laptop đang sử dụng. Mở phần mềm Nitro PDF Pro ra. Tại tab [File] tìm đến vị trí lưu trữ file PDF cần ký và kích chọn mở file ra.
Bước 2: Xác định vị trí đặt chữ ký số Tại tab [Protec/Bảo vệ] trên thanh menu, tìm đến mục [Certify Document/Chứng nhận tài liệu]. Chọn [Sign/Ký]. Dùng chuột kéo một hình chữ nhật là nơi đặt chữ ký số, giữ chuột điều chỉnh hình chữ nhật và thả tại vị trí muốn ký.
Bước 3: Thực hiện ký số Chọn chữ ký số phù hợp, nhấn [Apply]. Điền mật khẩu ở hộp thoại yêu cầu mã PIN USB Token rồi nhấn [OK] để thực hiện ký số cho file PDF. Phần mềm sẽ hiển thị hộp thoại đề nghị khóa tài liệu sau khi ký, bạn tích chuột vào mục [Lock document after signing] và nhấn [Apply].
Bước 4: Kiểm tra và lưu file Kế tên thành công thì trên file sẽ hiển thị chữ ký, người dùng có thể kích chuột vào chữ ký trên màn hình để kiểm tra thông tin chữ ký. Lưu file đã được ký tên.

Lưu ý:

Người dùng cần sử dụng chữ ký số đã được chứng thực bởi cơ quan được nhà nước cấp phép.

Cần kiểm tra trạng thái của chữ ký số trước khi thực hiện ký để đảm bảo chữ ký vẫn còn hiệu lực và hợp lệ.

2. Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng chữ ký số từ xa

Khác với Word và Excel, các file PDF có thể hiển thị được loại hình chữ ký số từ xa. Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng hình thức ký số này khi cần.

Với tính năng và tiện ích thông minh được trang bị, chữ ký số từ xa được đông đảo người dùng đón nhận bởi những ưu điểm nổi bật như:

Cho phép người dùng tạo chữ ký mọi nơi, mọi lúc 24/7 trên các thiết bị kết nối mạng, bao gồm cả điện thoại thông minh (Smartphone).
Có thể ký tốc độ cao và thực hiện ký đồng thời nhiều file tài liệu, hóa đơn,… cùng lúc.
Được hỗ trợ ký trên nhiều nền tảng trực tuyến các cổng dịch vụ công.

VNPT SmartCA đang là một trong những chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất bởi khả năng hoạt động ổn định, nhanh chóng dựa trên nền tảng kỹ thuật số mạnh mẽ của Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam VNPT.

Đặc biệt, VNPT đang hỗ trợ cá nhân ký số với SmartCA MIỄN PHÍ trên hơn 40 cổng dịch vụ công trực tuyến trực thuộc cơ quan Chính phủ. Thực hiện đăng ký và xác thực tài khoản ngay để được trải nghiệm đầy đủ những tính năng tiện ích tuyệt vời của dịch vụ SmartCA nhé!

VNPT CA — SmartCA được phát triển trên hạ tầng công nghệ vững mạnh của tập đoàn VNPT mang đến nhiều tiện ích và khả năng hoạt động ổn định với độ bảo mật cao.

Hướng dẫn ký chữ ký số từ xa VNPT trên file PDF

Người dùng có thể thực hiện thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống SmartCA của VNPT

Nhấn vào biểu tượng app VNPT SmartCA trên điện thoại để mở ứng dụng.

Điền thông tin để đăng nhập và hệ thống

Bước 2: Bấm tay vào chức năng [Chọn tài liệu] trên app
Bước 3: Bấm vào mục [Xác nhận ký]

Người dùng cũng có thể mở nhanh file tài liệu PDF cần ký bằng cách tìm đến thư mục đang lưu trữ file, chọn chức năng chia sẻ hoặc xuất file ở dạng … để chia sẻ file sang app VNPT SmartCA.

Hướng dẫn chữ ký số từ xa VNPT trên PDF — Bấm chọn chức năng [Xác nhận ký]

Bước 4: Mờ chọn file tài liệu PDF cần được ký rồi nhấn vào mục [Ký nâng cao] ở ngay bên cạnh.

Bước 5: Xác định vị trí ký và tùy chỉnh

Mở trang cần đặt chữ ký rồi nhấn [Thêm chữ ký].

Trên màn hình hiển thị của app sẽ có một số tính năng hỗ trợ người dùng căn chỉnh về các hiển thị, hình thức ký. Cụ thể như: chọn “Tên chứng thư”, chọn hình thức ký là “Vẽ chữ ký”, “ Nhập tên chữ ký” hay “Tải file ảnh chữ ký” theo yêu cầu.

Bước 6: Tạo chữ ký số

Sau khi hoàn tất các chỉnh sửa, nhấn vào [Thêm chữ ký] để tạo chữ ký số trên file.

Bước 7: Lưu và chia sẻ file

Người dùng sau khi ký số xong có thể thực hiện lưu file đã ký hoặc chia sẻ file lên các ứng dụng, website khác bằng 1 trong 2 cách:

1 – Chọn [Chia sẻ] rồi chọn ứng dụng sẽ nhận tài liệu được chia sẻ.

2 – Truy cập “Thông tin lịch sử giao dịch” và tìm đến mục “Danh sách đã ký”. Chọn file muốn chia sẻ rồi nhấn vào biểu tượng chia sẻ (ở ngay bên cạnh biểu tượng hình mắt). Cuối cùng chọn ứng dụng nhận tài liệu được chia sẻ là có thể kết thúc thao tác.

Bài viết trên đây đã đề cập chi tiết một số thông tin hướng dẫn về cách ký chữ ký số trên file PDF theo nhiều hình thức khác nhau. Bạn đọc quan tâm nếu cần được hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ trực tiếp:

Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs